Áp dụng tính năng của Google vào quản lý hồ sơ sinh viên
Công tác tại Khoa Kinh tế - QTKD thuộc Trường Đại học An Giang, thành viên Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Với số lượng khoảng 1.900 sinh viên chia thành 32 lớp, cô Hương mong muốn được nghiên cứu phần mềm công nghệ để hỗ trợ việc quản lý sinh viên được tốt hơn.
Cô chia sẻ: “Công tác cố vấn học tập và chủ nhiệm lớp có thể thay đổi giữa các giảng viên theo sự phân công công việc của Ban lãnh đạo khoa. Do đó việc ứng dụng CNTT vào lưu trữ hồ sơ sinh viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chuyển giao giữa các giảng viên”.
Theo đó, trong năm học có rất nhiều hoạt động của sinh viên cần được thống kê để phục vụ công tác đánh giá điểm rèn luyện vào cuối mỗi học kỳ. Công việc thu thập thông tin từ các hoạt động của sinh viên tốn nhiều thời gian, chưa kể các biểu mẫu chưa thống nhất gây khó khăn cho Ban cán sự lớp trong quá trình tổng hợp.
Bên cạnh đó, hiện tại các lớp thường sử dụng facebook hoặc zalo để thông báo, các phương tiện này rất nhanh chóng, có các ưu nhược điểm khác nhau. Nhưng mức độ bảo mật về thông tin sinh viên được đánh giá là chưa tốt, đặc biệt, sinh viên dễ bị sao nhãng vào các tin tức khác, gây tốn kém thời gian.
Trăn trở về những vấn đề đó, giảng viên trẻ Phùng Thị Thu Hương đã nghĩ ngay đến việc cho ra đời phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác và bảo mật.
Cô Hương cho biết: “Việc quản lý hồ sơ sinh viên trong quá trình cố vấn học tập và thực hiện nhiệm vụ chủ nhiệm đóng vai trò quan trọng nhằm theo dõi sát sao các vấn đề liên quan đến sinh viên và có hướng giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời. Điều này cũng tạo điều kiện trong việc chia sẻ, lưu trữ thông tin thực hiện công tác quản lý sinh viên”.
Nhờ đó, cô Hương đã áp dụng các tính năng của Google vào công tác quản lý hồ sơ sinh viên lớp chủ nhiệm.
Nhân rộng sáng kiến đến các nhà trường
Tìm hiểu các phương pháp quản lý hồ sơ sinh viên của nhà trường, cô Hương nhận thấy cần phải tạo ra classroom để giáo viên, cán bộ lớp và sinh viên có thể hoạt động chung. Giảng viên và sinh viên được bộ phận tin học của trường tạo mail cho từng cá nhân. Giảng viên đăng nhập hệ thống mail và sử dụng tính năng Classroom trong gmail để tạo lớp học ảo.
Trên nền tảng classroom đã tạo, đối với các thông báo, công văn biểu mẫu được giảng viên đăng trên classroom để tất cả sinh viên cùng nắm thông tin. Nếu có vấn đề thắc mắc, sinh viên có thể nhận xét trực tiếp bài đăng để giảng viên giải đáp.
Đối với các thông tin cần thu thập có thể công khai với cả lớp, giảng viên có thể đăng trên classroom để tất cả sinh viên cùng nắm thông tin gửi kèm link google sheet để sinh viên nhập trực tiếp.
Khi sinh viên nhấp chuột vào link sẽ mở ra trong cửa sổ trình duyệt mới, sinh viên dễ dàng nhập liệu thông tin vào, cũng như xem được thông tin của sinh viên khác.
Tuy nhiên, mong muốn có những thông tin cần được bảo mật, thể hiện tính năng ưu việt hơn so với nhiều trang mạng xã hội hay dùng hiện này, cô Hương đã tạo ra chức năng bảo mật đối với các thông tin cá nhân.
Theo đó, giảng viên cần thu thập để nộp trường thực hiện công tác quản lý thì giảng viên sử dụng tính năng bài tập trên lớp để thu thập thông tin. Có 2 phương thức được có thể sử dụng: Đối với thông tin thực hiện theo file biểu mẫu như lý lịch sinh viên, thông tin sinh viên: giảng viên sử dụng chức năng tạo bài tập thông thường.
Khi sinh viên nộp file bảng điểm, tất cả file sẽ được lưu vào google drive của giảng viên, giảng viên có thể xem trực tiếp file trên web hoặc tải về máy lưu trữ.
Đối với thông tin thu thập độc lập, không cần nộp file, sử dụng chức năng tạo bài tập kiểm tra, kèm link google form để sinh viên điền thông tin vào. Sinh viên điền thông tin vào đường dẫn, sinh viên chỉ biết thông tin của mình mà không xem được thông tin của sinh viên khác, điều này đảm bảo tính bảo mật thông tin.
Đặc biệt, các vấn đề cần trao đổi riêng với ban cán sự lớp, giảng viên có thể tạo bài đăng và gửi riêng cho các thành phần cần xem. Ban cán sự lớp cũng có thể thực hiện đăng thông báo trực tiếp trên giao diện lớp học khi cần thiết.
Thời gian đầu thử nghiệm đối với lớp DH19KT1, khoa Kinh tế, cô Hương nhận thấy việc này thực hiện khá dễ dàng.
“Tất cả sinh viên đều có tài khoản mail do trường cấp, nên việc sử dụng classroom rất phù hợp, khi sinh viên tham gia lớp, tên sinh viên sẽ được thể hiện trong danh sách thành viên, giúp giáo viên dễ dàng nhận ra. Điều này ưu việt hơn so với các ứng dụng khác như zalo, facebook” – cô Hương chia sẻ.
Công tác quản lý lớp chủ nhiệm có vai trò quan trọng đối với cả giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là điều cần thiết, đặc biệt để lựa chọn công cụ phù hợp là một vấn đề rất được quan tâm. Classroom có nhiều tính năng tiện lợi cho quá trình quản lý lớp hơn so với các ứng dụng khác. Việc ứng dụng classroom vào công tác quản lý lớp chủ nhiệm có thể mang lại hiệu quả thiết thực cho giảng viên và sinh viên.
Công trình này của cô Hương được đánh giá cao tại trường bởi tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cho giáo viên và các nhà quản lý, lại dễ sử dụng cho sinh viên cập nhật thông tin. Nhờ đó, cô Hương đã gửi sáng kiến này tham gia chương trình “Tri thức trẻ vì Giáo dục” do Trung ương Đoàn, Bộ Giáo dục và Đào tạo, cùng Công ty Cổ phần Tập đoàn Thiên Long phối hợp tổ chức với mong muốn được nhân rộng mô hình này tới các nhà trường.
