Theo Thông tư, hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng nhằm mục tiêu thực hiện tốt việc tổ chức, quản lý hoạt động đào tạo trình độ trung cấp, trình độ CĐ, góp phần bảo đảm, nâng cao chất lượng đào tạo. Hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ CĐ phải bảo đảm tính khoa học, thực tiễn; thuận tiện trong tổ chức, quản lý và sử dụng.
Các loại hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ CĐ bao gồm: Hồ sơ, sổ sách dành cho các trường gồm có: Chương trình đào tạo, Kế hoạch đào tạo, Tiến độ đào tạo, Thời khóa biểu, Sổ lên lớp, Sổ quản lý HSSV, Sổ theo dõi đào tạo tại doanh nghiệp và Sổ cấp bằng tốt nghiệp; Hồ sơ, sổ sách dành cho giáo viên, giảng viên gồm có: Kế hoạch giảng dạy, Giáo án và Sổ tay giáo viên.
Theo Thông tư, hiệu trưởng các trường quy định việc quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng bảo đảm thống nhất theo quy định của Thông tư và tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.
Thông tư nêu rõ, Hiệu trưởng các trường căn cứ vào các loại hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng quy định cụ thể biểu mẫu cho từng loại hồ sơ, sổ sách, bảo đảm tính khoa học, dễ quản lý, sử dụng, thuận tiện cho việc ứng dụng CNTT.
Đối với việc tổ chức dạy học theo phương thức tích lũy mô đun, tín chỉ, hiệu trưởng các trường được quyền tự chủ quy định hồ sơ, sổ sách đào tạo trên cơ sở các hồ sơ, sổ sách quy định, bảo đảm việc quản lý, đào tạo đạt chất lượng, hiệu quả.
Hồ sơ, sổ sách dành cho nhà trường do đơn vị, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ xây dựng, trình hiệu trưởng phê duyệt vào đầu năm học hoặc đầu các học kỳ. Hồ sơ, sổ sách dành cho giáo viên, giảng viên do giáo viên, giảng viên trực tiếp được phân công giảng dạy xây dựng và được lãnh đạo đơn vị khoa hoặc phòng phê duyệt trước khi thực hiện.
Thông tư của Bộ LĐ-TB&XH cũng khuyến khích các trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử; tin học hóa, tích hợp các hồ sơ, sổ sách trong các phần mềm quản lý đào tạo của trường.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau: Đáp ứng được mục tiêu trong đào tạo và quản lý đào tạo, nhất là quản lý kết quả đào tạo, cấp bằng trung cấp, CĐ; đáp ứng được các nội dung theo quy định về hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu được quy định; đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện, dễ sử dụng, có thể trích xuất nội dung thành văn bản giấy theo yêu cầu; đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin, sao lưu dữ liệu…
