Những việc vốn là ám ảnh với thầy cô, như: Viết sai, cộng nhầm điểm nên phải viết, làm lại; chép lại các thông tin đã có ở lớp trước… không còn khi học bạ điện tử được đưa vào sử dụng.
Bên cạnh giảm tải cho thầy cô, đây cũng là giải pháp hữu hiệu ngăn chặn gian lận, tăng tính công khai, minh bạch; bởi giáo viên không có quyền chỉnh sửa sau một thời gian nhất định nhập điểm lên hệ thống. Bên cạnh đó, học sinh, phụ huynh học sinh có thể vào xem học bạ của con em mình bất kỳ lúc nào. Nhà trường thì tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn và quản lý sổ sách. Việc lưu trữ, bảo quản thuận tiện, chuyên nghiệp hơn...
Không chỉ học bạ điện tử, hiện nay, tại nhiều trường, tất cả hồ sơ giáo án, nội dung chương trình dạy và học, các báo cáo… đều được cán bộ, giáo viên thực hiện trên không gian mạng, thuận tiện, nhanh chóng, không cần phải viết tay hay in ấn. Nếu trước đây, ngoài sổ sách ghi chép, giáo viên phải hoàn thành một khối lượng công việc khác như báo cáo, cập nhật hồ sơ… nay đều được thao tác đơn giản trên phần mềm mọi lúc, mọi nơi.
Do lưu trữ bản in, mọi sổ sách đều phải viết sạch sẽ; lỡ viết sai, gạch xóa phải xé bỏ, viết lại rất mất thời gian; hiện sử dụng file điện tử có thể chỉnh sửa, bổ sung dễ dàng, nhanh chóng. Số đầu hồ sơ, sổ sách được Bộ GD&ĐT giảm đi rất nhiều, giáo viên càng nhẹ nhàng hơn với công việc này nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Thầy cô từ đó có nhiều thời gian sáng tạo, đầu tư cho chuyên môn, nâng cao chất lượng giảng dạy…
Số hóa hồ sơ, sổ sách là một phần công việc của chuyển đổi số trong giáo dục. Tầm quan trọng của chuyển đổi số được nói đến rất nhiều và Chính phủ có Đề án nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), chuyển đổi số trong GD-ĐT giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030. Một trong những quan điểm được Đề án nhấn mạnh: Người học, nhà giáo là trung tâm của quá trình chuyển đổi số. Lợi ích mang lại cho người học, đội ngũ nhà giáo, người dân là thước đo chủ yếu đánh giá mức độ thành công của quá trình này.
Những thay đổi tích cực ở trên là minh chứng cho thấy số hóa, chuyển đổi số đã bước đầu phát huy hiệu quả trong thực tiễn giáo dục. Tuy nhiên, kết quả đạt được mới là bước đầu. Trên thực tế, việc số hóa của các cơ sở giáo dục vẫn gặp phải những khó khăn, vướng mắc và chưa thực sự đồng bộ. Tư duy của đội ngũ lãnh đạo các cơ sở giáo dục đâu đó còn e ngại, chưa quyết liệt trong số hóa và chuyển đổi số. Nghiệp vụ CNTT của cán bộ quản lý, giáo viên vẫn hạn chế. Hạ tầng CNTT, kinh phí cho việc số hóa, chuyển đổi số vẫn nhiều khó khăn…
Để ứng dụng CNTT, chuyển đổi số tạo đột phá trong đổi mới hoạt động GD-ĐT, cần thay đổi nhận thức mạnh mẽ, chỉ đạo quyết liệt của các cấp quản lý; sự chủ động, tích cực của mỗi cơ sở giáo dục; ủng hộ, tham gia của mỗi nhà giáo, người học và toàn xã hội. Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, giáo viên và bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT phục vụ việc số hóa và chuyển đổi số cần được chú trọng hơn.
Như yêu cầu trong Đề án của Chính phủ, chuyển đổi số trong GD-ĐT phải được thiết kế đồng bộ, bao quát, có hệ thống trong tổng thể chương trình chuyển đổi số quốc gia. Cùng với đó, triển khai từng bước có trọng tâm, trọng điểm, đạt hiệu quả cao trong từng giai đoạn. Hoàn thiện thể chế trên cơ sở các mô hình thử nghiệm và phát triển một số nền tảng, tài nguyên giáo dục sử dụng chung là chìa khóa để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
