Với bất cứ ai sự nỗ lực là yếu tố hết sức quan trọng, nhưng biết nỗ lực đúng lúc đúng chỗ mới tạo ra được sự khác biệt.
Một ngày làm việc, bạn sử dụng thời gian như thế nào. Phát triển các thói quen tốt có thể giúp bạn xác định được điều gì là quan trọng, điều gì không. Làm việc với sự kỷ luật, quy hoạch và có tổ chức, bạn sẽ thấy công việc của mình hiệu quả hơn mà không lãng phí thời gian.
1. Nghỉ ngơi
Điều này nghe có vẻ phản khoa học nhưng cả ngày dài làm việc bạn chỉ cần dành ra một vài phút nghỉ ngơi thôi cũng thực sự sẽ giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Nó cũng tốt cho sức khỏe của bạn nữa, khi thường xuyên đứng dậy, ra khỏi bàn để giúp mắt đỡ mỏi, ngăn chặn máu đông ở chân.
Nghiên cứu cho thấy việc nghỉ ngơi dù chỉ 5 phút thôi cũng giúp bạn lấy lại được sự tập trung. Buổi chiều là lúc chúng ta dễ cảm thấy mất tập trung nhất. Hãy dành ra một vài phút để nghỉ ngơi. Một cách khác nữa là những buổi chiều làm việc uể oải đừng uống cà phê mà thay vào đó các món ăn nhẹ giúp tăng cường năng lượng cho não như quả việt quất và quả óc chó. Các chất béo và chất chống oxy hóa lành mạnh sẽ giúp nạp thêm năng lượng và tăng cường sự tập trung cho não bộ.
2. Tạo những thói quen lành mạnh hàng ngày
Dù bạn có tin hay không thì những việc chúng ta làm hàng ngày sẽ tạo thành thói quen. Việc phát triển các thói quen lành mạnh sẽ giúp bạn dễ dàng tiến tới thành công hơn và cũng đỡ vất vả hơn.
Hãy bắt đầu mỗi ngày của bạn một cách hiệu quả, như ngồi thiền, tập thể dục để cải thiện khả năng tập trung. Sẵn sàng cho buổi sáng hoàn hảo bằng cách chuẩn bị mọi thứ từ đêm hôm trước.
Việc kết thúc mỗi ngày làm việc của bạn cũng vậy. Đóng cửa sổ văn phòng khi ra về, dọn dẹp lại bàn làm việc để buổi sáng làm việc hôm sau tươi mới hơn thay vì khi đến văn phòng đập vào mắt bạn là một đống lộn xộn. Khi đó chắc chắn bạn sẽ mất sạch hứng thú làm việc và sự tập trung.
3. Có khoảng thời gian cố định "không bị làm phiền"
Làm việc tại nhà có nhiều tiện lợi nhưng cũng gặp nhiều phiền toái, khi mà bạn có thể bị làm phiền bất cứ lúc nào bởi những điều nhỏ nhặt nhất. Hãy xác định rõ ràng việc bạn cần có những khoảng thời gian nhất định không bị làm phiền, trừ trường hợp khẩn cấp.
Khi làm việc tại văn phòng bạn cũng có thể áp dụng tương tự. Hãy cho các đồng nghiệp của bạn biết khoảng thời gian bạn không muốn bị quấy rầy.
4. Chỉ đọc mail và vào mạng xã hội trong thời gian cố định
Bạn thường rơi vào tình trạng kiểm tra email hoặc vào mạng xã hội nhiều lần trong ngày. Điều này làm mất sự tập trung, đôi khi bạn phải mất 25 phút để thoát khỏi tình trạng này. Tắt các thông báo email hay Facebook và chỉ kiểm tra vào thời gian cố định, 1 lần buổi sáng và 1 lần buổi chiều nếu mọi việc không quá khẩn cấp.
5. Ưu tiên thực hiện 3 công việc trong danh sách công việc cần thực hiện
Chuẩn bị trước việc lên kế hoạch là điều bắt buộc nếu bạn muốn mọi thứ được thực hiện. Dù đã lên danh sách việc cần làm, hãy tập trung ưu tiên thực hiện chỉ 3 việc quan trọng nhất. Bằng cách giới hạn danh sách công việc cần thực hiện chỉ còn 3 việc ưu tiên, danh sách của bạn sẽ trở nên dễ quản lý và không khiến bạn có cảm giác bị quá tải.
6. Phát triển một hệ thống quản lý thời gian
Filofax, Erin Condren hay Franklin Covey là những chương trình lên kế hoạch bằng cách viết tay rất phổ biến. Bạn có thể viết ra mọi thứ, điều này giúp cải thiện trí nhớ, ngoài ra trang trí thời gian biểu sẽ cho bạn thêm cảm hứng.
Nếu không thích các ứng dụng dạng viết tay, bạn có thể dùng những phần mềm và trang web như Trello, với tấm bảng, các thẻ được chia nhỏ, các nhãn với màu sắc khác nhau, và bạn có thể thêm nội dung vào mỗi tấm thẻ.
7. Sắp xếp không gian làm việc một cách có hệ thống
Không gian làm việc khoa học là yếu tố quan trọng giúp tăng hiệu quả làm việc.
Sắp xếp các folder trên máy của bạn một cách có hệ thống. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian. Sử dụng các nhãn trong Gmail hay các folders trên Outlook cho thư của bạn. Hãy làm cho mọi thứ gọn gàng và rõ ràng. Tìm hiểu cách sử dụng phím tắt thay vì quá ỷ lại vào con chuột.
Ngoài sắp xếp không gian làm việc trực tuyến, hãy giữ phòng làm việc của bạn được ngăn nắp. Tự quy định thời gian cố định trong tuần (như chiều thứ 6) để dọn bỏ những tài liệu không cần thiết, hay phân loại giấy tờ. Khu vực làm việc gọn gàng sẽ cải thiện tình trạng tập trung.
Để có thể làm việc một cách thông minh hơn không chỉ là bạn có được sự tập trung tối đa hay có thể truy cập được vào những ứng dụng hay phần mềm mới nhất. Biết được giới hạn của bản thân, những phiền nhiễu sẽ gặp phải và phát triển được một hệ thống quản lý thời gian tối ưu cho bản thân, tinh thần làm việc có trách nhiệm, bạn sẽ khiến cho công việc của mình nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
