Viết email là một nhiệm vụ mà gần như mọi công việc đều yêu cầu. Ngay từ khi chúng ta nộp CV xin việc, rep mail vòng phỏng vấn cho tới lúc chính thức vào công ty, nhiệm vụ ấy cực kỳ quan trọng, thậm chí đánh giá được phần nào phẩm chất của mỗi nhân viên.
Có vô vàn những yêu cầu tối thiểu cho một email chuyên nghiệp, ví dụ như câu chữ lễ phép, xưng hô đàng hoàng, có chữ ký rõ ràng, tiêu đề mail không được bỏ qua, phải biết nói lời cảm ơn... Trong đó đặc biệt là vấn đề câu chữ lễ phép.
Khía cạnh này được định nghĩa theo nhiều ý kiến khác nhau. Người cho rằng phải "dạ", "vâng", "ạ" liên tục mới là lễ phép.
Người thì nghĩ quan trọng là biết vai vế giữa ta và đối phương cũng như mục đích của gửi email là gì mà lựa chọn xưng hô cho hợp. Vậy đâu mới là chuẩn mực trong câu chữ?
Gần đây, tôi được một đồng nghiệp chỉnh đốn lại cách viết mail của mình. Cụ thể là trong email tôi gửi khách hàng có quá nhiều từ "ạ" ở cuối câu. Đoạn email ấy như sau:
"Kính gửi công ty X...
Em là Nguyễn Thị A, nhân viên phòng hành chính pháp lý của công ty Y ạ. Hôm nay em viết mail này với mục đích gửi quý công ty bản hợp đồng giữa hai bên ạ. Bản trình bày này dựa trên thỏa thuận đôi bên hôm thứ Hai vừa rồi ạ.
Anh/chị có thể xem qua giúp em bản hợp đồng được không ạ? Em rất lấy làm vinh hạnh vì được hợp tác cùng quý công ty ạ. Em mong sẽ sớm nhận được phản hồi ạ.
Một lần nữa em xin cảm ơn ạ.
Faithfully,
Nguyễn Thị A."
Tổng cộng có đến 7 từ "ạ" trong một đoạn email ngắn như trên. Đồng nghiệp tôi giật mình thảng thốt vì không thể ngờ tôi đi làm bao năm trời mà vẫn mắc phải sai lầm ngớ ngẩn này.
Ban đầu tôi phản biện lại bằng lý lẽ rằng câu chữ trong email nhất định phải thật lễ phép, nên thêm thắt kính ngữ "Dạ" hay "ạ" hoàn toàn là điều dễ hiểu. Nhưng sau khi nghe đồng nghiệp giải thích, tôi mới nhận ra sai lầm của mình.
Sở dĩ không nên cho quá nhiều từ "ạ" vào trong email là vì 3 lý do chính dưới đây
1. Thứ nhất, "ạ" mang phong cách văn nói, không hợp với văn viết
Văn nói là lời ăn tiếng nói hàng ngày, là khẩu ngữ, còn văn viết là câu chữ thể hiện qua giấy tờ, sách vở... "Ạ" thoạt nghe thì lịch sự nhưng khi sử dụng với tần suất lớn thì nội dung email của bạn bỗng trở thành văn nói, và như thế là thể hiện sự thiếu tôn trọng với đối phương.
Chúng ta hay đặt nặng vấn đề kính ngữ mà bỏ qua sự chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là khi chúng ta thẳng thắn bày tỏ vấn đề một cách văn minh, không cần dùng nhiều lời "dạ", "vâng" mà người kia vẫn cảm thấy mình được tôn trọng.
2. Thứ hai, dùng nhiều từ "ạ" sẽ khiến văn phong nặng nề, bản thân chúng ta bị hạ thấp
Như trong email ở trên kia, mối quan hệ hai bên là sự ngang hàng đôi bên cùng có lợi. Khi sử dụng nhiều từ "ạ", văn phong chợt trở nên nặng nề và mang màu sắc "van xin", kiểu như công ty Y đang phải thiết tha mong bên công ty X thực hiện nhiệm vụ cho mình.
Từ "ạ" cho thấy khoảng cách rất rõ giữa bề trên - bề dưới, trong khi chủ thể của hoạt động của kinh doanh thường là các mối quan hệ bình đẳng, cùng phát triển.
Thử tưởng tượng đối phương sẽ nghĩ gì khi thấy chúng ta hạ mình quá xuống? Họ sẽ thương cảm và mủi lòng ư? Không hề, thương trường là chiến trường, vậy nên hãy tỏ ra thật chuyên nghiệp trong vai trò bình đẳng đôi bên nhé.
3. Thứ ba, dùng nhiều từ "ạ" cũng có thể bị coi là lặp từ, không cần thiết khiến email dài dòng, lê thê
Có thể khi viết bạn không để ý, nhưng sau khi hoàn thành nội dung email, hãy đọc lại một lần và bạn sẽ thấy khuyết điểm. Câu chữ kém chuyên nghiệp hơn nhiều, giọng văn từ trang nghiêm thì thành màu sắc "xin xỏ"... Kéo theo đó là vấn đề về độ dài email.
Ngoài từ "ạ", chị em cũng nên nhớ viết mail không nên thêm quá nhiều "Dạ", "vâng". Hợp lý nhất là chỉ để từ "ạ" đằng sau câu hỏi "được không". Ví dụ: Anh/chị có thể trả lời email trước 3 giờ chiều nay được không ạ?
Hãy nắm vững điều này để luôn khiến mình trở thành một nhân viên chuyên nghiệp, tinh tế chị em nhé!
