Và giống như tất cả những thứ khác, có một vài yếu tố người dùng nên lưu ý để không mắc phải. Dưới đây là 10 lưu ý về thói quen viết mail khiến nhiều người nhận không hài lòng.
2. Gõ toàn chữ viết hoa “CAPSLOCK”. Bạn muốn thể hiện điều gì khi viết hoa toàn bộ nội dung mail. Trừ khi bạn muốn đưa cho người nhận email của mình cảm thấy khó chịu, hãy tắt phím CAPS LOCK đi ngay lập tức.
3. Sử dụng quá nhiều ngôn ngữ “nói”. Mặc dù văn phong viết mail phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận. Tuy nhiên, khi gửi mail mà cách viết quá suồng sã sẽ thể hiện bạn là một người không chuyên nghiệp. Tốt nhất bạn nên sử dụng các dấu chấm than, biểu tượng cảm xúc, văn bản màu, phông chữ ưa thích, và nhắn tin SMS. Hơn thế nữa, không phải ai cũng có thể nhanh chóng giải mã được chữ viết tắt cho nên hãy hạn chế viết tắt. Đặc biệt lưu ý khi bạn làm việc với người khác thế hệ, hoặc có rào cản ngôn ngữ, hoặc những người thích một giọng điệu truyền thống hơn.
4. Sử dụng nút “Reply All”. Nếu bạn đang trả lời một email gửi đến một nhóm, hãy chắc chắn bạn chỉ nhấn nút "Reply All "nếu bạn muốn tất cả mọi người đều nhận được email của bạn.
5. Tự động thêm vào danh sách nhận mail (CC) mà không hỏi trước người nhận có muốn không. Nếu người nhận không muốn nhận email đó thì việc phải nhận mail bạn gửi là một sự chia sẻ gây phiền nhiễu. Ngoài ra, việc gửi mail bao gồm cả một chuỗi email các đồng nghiệp khác là sự chia sẻ thông tin cá nhân. Nguyên tắc chung là không bao giờ nên chia sẻ email với một người mới tham gia cuộc trò chuyện.
6. Sử dụng tính năng BCC. Khi một người nhận được email mà nằm trong danh sách BCC, rất có thể có suy nghĩ “Người gửi mail này còn gửi BCC cho các email khác không?”. Việc sử dụng tính năng BCC luôn truyền tải sự nghi ngờ và bí mật.
7. Gửi email vào lúc 3 giờ sáng. Việc gửi email vào những khung giờ nghỉ ngơi, ngoài giờ làm việc là một cách làm nên tránh, trừ khi việc đó thực sự cần thiết.
8. Sử dụng một tiêu đề thư điện tử mơ hồ. Với những tiêu đề mail không rõ ràng, nó rất dễ bị nhầm lẫn là thư rác và người nhận ít có khả năng mở email của bạn hơn. Việc viết tiêu đề rõ ràng, sức tích sẽ khuyến khích người nhận mail đọc và trả lời nhanh hơn.
9. Gửi quá nhiều email cá nhân. Việc bom email của bạn bè hàng ngày có thể khiến họ tự động xóa thư của bạn hoặc phân loaiji địa chỉ email của bạn trong danh sách hòm “Bulk”.
10. Thư có quá nhiều lỗi chính tả. Việc cuối bức thư có dòng chữ "Đã gửi từ iPhone của tôi" không phải là lời bào chữa cho việc gửi email cẩu thả. Thường mọi người sẽ dễ dàng bỏ qua lỗi đánh máy hơn với một email được soạn thảo từ điện thoại di động. Nếu email quan trọng buộc phải gửi đi lúc bạn không ở văn phòng thì điều quan trọng là bạn hãy nhìn qua lại toàn bộ trước khi ấn nút “Send”.
