Trọng tâm là nguồn nhân lực
Thực thi chức năng tổ chức trong quản lí hướng nghiệp là thực hiện quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực, trong đó trọng tâm là nguồn nhân lực.
Nếu ví việc lập kế hoạch như việc thiết kế trong xây dựng thì chức năng tổ chức được coi như việc bố trí các nguồn lực (nhân lực, tài chính và vật liệu) cho việc thi công bản thiết kế. Nếu bố trí các nguồn lực hợp lý và khoa học thì các công việc trong bản thiết kế sẽ được thực hiện suôn sẻ, chi phí hợp lý mà kết quả lại mĩ mãn.
Trong quản lí hướng nghiệp cũng vậy, nếu thực hiện tốt chức năng tổ chức sẽ thiết kế, hoàn thiện được bộ máy quản lí và xác định được cơ chế vận hành. Đồng thời, phối hợp giữa các bộ phận thực hiện nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp một cách hợp lý, khoa học.
Nhờ đó, phát huy cao nhất khả năng của mỗi cơ sở giáo dục, mỗi cá nhân và mỗi tác nhân trong giáo dục hướng nghiệp. Đồng thời tạo ra được sự thống nhất và hợp tác chặt chẽ giữa các cá nhân, các bộ phận, các nguồn lực và các tác nhân vào việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp.
Có thể khẳng định, thực hiện chức năng tổ chức là hết sức cần thiết vì nó có ảnh hưởng mang tính quyết định đến sự thành bại của việc thực hiện kế hoạch giáo dục hướng nghiệp.
Cán bộ quản lí hướng nghiệp cần thực hiện những nội dung chính của chức năng tổ chức như thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức làm nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp; Phân công nhiệm vụ cho các cơ sở giáo dục, cán bộ và GV; Hỗ trợ các cơ sở giáo dục và các cá nhân thực hiện nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó là xác định cơ chế quản lí và phối hợp giữa tác nhân trong và ngoài cơ sở giáo dục.
Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp
Để thực hiện chức năng tổ chức giáo dục hướng nghiệp đạt hiệu quả, cần tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện và nhóm gộp các nhiệm vụ thành bộ phận
Căn cứ vào kế hoạch giáo dục hướng nghiệp đã lập, cán bộ quản lí hướng nghiệp xác định các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể.
Bước 2: Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức làm các nhiệm vụ hướng nghiệp và xác lập cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, các tác nhân hướng nghiệp.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau để thực hiện các nhiệm vụ đã xác định. Như vậy, cơ cấu tổ chức có 4 yếu tố cơ bản. Đó là chuyên môn hóa, quyền hạn và trách nhiệm, bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau.
Yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phù hợp với mục tiêu giáo dục hướng nghiệp và tầm quản lí. Đảm bảo tính cân đối và hợp lý về số lượng, chất lượng của các mối quan hệ trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình. Đảm bảo tính linh hoạt, có khả năng thích ứng cao với những biến đổi bên trong và bên ngoài môi trường giáo dục. Đảm bảo tính hiệu quả, sử dụng chi phí thấp nhất về kinh tế và nhân lực nhưng vẫn thực hiện được mục tiêu.
Bước 3: Phân công người phụ trách các bộ phận và phân công nhiệm vụ cho các cá nhân. Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ.
Phân công công việc một cách hợp lý và khoa học là biện pháp hữu hiệu để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong các cơ sở giáo dục; giúp cán bộ quản lí tiết kiệm thời gian, nguồn lực, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc và phát huy tối đa năng lực, tính tích cực của mọi người trong quá trình tham gia giáo dục hướng nghiệp.
Bước 2 và bước 3 được làm tốt ngay từ đầu thì đến những năm sau, cán bộ quản lí hướng nghiệp không phải làm lại mà chỉ cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ sao cho phù hợp với những thay đổi của năm học.
Bước 4: Hỗ trợ các cơ sở giáo dục, cán bộ và GV thực hiện nhiệm vụ được giao
Muốn thực hiện các nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp đạt hiệu quả, các cơ sở giáo dục cần có biện pháp hỗ trợ để cán bộ, GV hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, trong đó biện pháp cần phải được quan tâm hàng đầu là bồi dưỡng và phát triển đội ngũ nhân sự nòng cốt làm nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp.
Tùy điều kiện của các cơ sở giáo dục, cán bộ quản lí hướng nghiệp xác định hình thức bồi dưỡng cho phù hợp. Có thể là hình thức bồi dưỡng tập trung trong một số đợt với thời gian ngắn (1 tuần - 10 ngày) hoặc trong thời gian 1 tháng hè cho tất cả GV trên địa bàn.
Có thể là yêu cầu GV tự bồi dưỡng, tự học và cần chỉ rõ nguồn tài liệu tham khảo cho họ. Có thể là bồi dưỡng qua các buổi sinh hoạt chuyên môn…Nhưng tốt nhất là kết hợp nhiều hình thức bồi dưỡng, trong đó hình thức bồi dưỡng tập trung là hình thức chủ đạo.
Nên áp dụng phương pháp trải nghiệm với sự tham gia tích cực của người học để mọi người có điều kiện chia sẻ kinh nghiệm và phát huy tính tích cực, chủ động, sáng tạo trong quá trình bồi dưỡng.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá tính hiệu nghiệm của tổ chức làm nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp Theo dõi và đánh giá tính hiệu nghiệm của tổ chức làm nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp nhằm giúp cán bộ quản lí hướng nghiệp biết được cơ cấu tổ chức, việc phân công, phân nhiệm và sự hỗ trợ đối với các nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp có hợp lý, khoa học và hiệu quả hay không? Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nhằm làm cho nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc thực hiện bước 5 cũng là cơ sở để cán bộ quản lí hướng nghiệp rút kinh nghiệm thực hiện chu trình quản lí tiếp theo hiệu quả hơn.
Tính hiệu nghiệm của việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp thể hiện rõ ràng qua kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của từng bộ phận, cá nhân. Hai công cụ giúp cán bộ quản lí hướng nghiệp rất nhiều trong việc thực hiện bước 5 là “Mô hình cung cấp dịch vụ hướng nghiệp” và “Mô hình lập kế hoạch nghề”.
