Đề ra được phương án tối ưu
Trọng tâm của lập kế hoạch hoạt động hướng nghiệp là chỉ ra phương hướng hành động và trả lời cho các câu hỏi: Mục tiêu chung cần đạt được của giáo dục hướng nghiệp là gì? Cần phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào? Hoàn thành các nhiệm vụ đó như thế nào? Mức độ cần đạt của từng nhiệm vụ được xác định trong kế hoạch giáo dục hướng nghiệp là gì? Phân phối, sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu giáo dục hướng nghiệp và mục tiêu của từng nhiệm vụ hướng nghiệp? Biện pháp tổ chức và quản lí đối với từng nhiệm vụ là gì? Thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ như thế nào?
Do vậy, có thể ví việc lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp như việc thiết kế ngôi nhà trong xây dựng. Thiết kế hợp lí, logic, khoa học và phù hợp với điều kiện thực tế về các nguồn lực và các tác động từ bên ngoài là cơ sở ban đầu rất quan trọng, mang tính định hướng cho việc xây dựng đạt kết quả như mong muốn.
Vì vậy, khi quản lí hướng nghiệp, nhiệm vụ khởi đầu mang tính quyết định mà mỗi cán bộ quản lí hướng nghiệp cần làm là lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp theo từng cấp quản lí nhằm giúp cán bộ quản lí hướng nghiệp và đối tượng quản lí biết được cái đích phải đạt tới trong giáo dục hướng nghiệp.
Đồng thời, nhìn thấy trước những điểm mạnh, điểm yếu của cơ sở giáo dục cũng như các cơ hội, những mối đe dọa từ bên ngoài đối với nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp.
Bên cạnh đó là biết trước các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp của cơ sở giáo dục. Từ đó, đưa ra được định hướng và xác định được các biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu đã xác định.
Việc lập kế hoạch còn giúp các cơ sở giáo dục có kế hoạch, biện pháp đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường giáo dục. Đồng thời, đề ra được phương án tối ưu để phối hợp các nguồn lực và tạo ra sự thống nhất ý chí, hành động của các tác nhân hướng nghiệp vào việc thực hiện mục tiêu giáo dục hướng nghiệp.
Lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp tạo cơ sở ban đầu rất quan trọng để thực hiện các chức năng tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra, đánh giá trong giáo dục hướng nghiệp.
Tóm lại, kế hoạch hóa nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp là chức năng cơ bản nhất, mang tính “mở đường” cho việc thực hiện các chức năng quản lí khác. Tất cả các cán bộ quản lí hướng nghiệp đều phải bắt đầu chu trình quản lí của mình bằng việc thực hiện chức năng kế hoạch hóa thông qua việc lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp theo từng cấp quản lí.
Cán bộ quản lí hướng nghiệp cần huy động sự tham gia của các bên liên quan vào trong tất cả các khâu của chu trình quản lí để đảm bảo đạt được tính khả thi, hiệu quả và bền vững của các hoạt động hướng nghiệp.
Trước khi lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp, nhiệm vụ đầu tiên cần phải làm là phân tích hiện trạng để biết được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa đối với các hoạt động giáo dục hướng nghiệp của cơ sở giáo dục và nguyên nhân của điểm mạnh, điểm yếu.
Việc thực hiện bước này nhằm giúp cho cơ sở giáo dục biết rõ trạng thái xuất phát của đối tượng quản lí, có căn cứ thực tiễn để xác định mục tiêu cũng như lập kế hoạch giáo dục hướng nghiệp phù hợp với khả năng, điều kiện của cơ sở giáo dục. Vì vậy, nó đảm bảo cho kế hoạch giáo dục hướng nghiệp phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi cao.
Khi phân tích hiện trạng giáo dục hướng nghiệp ở cơ sở giáo dục, nên sử dụng kĩ thuật phân tích SWOT để phân tích các điểm mạnh (Strengths), các điểm yếu (Weaknesses), các cơ hội (Opportunities) và các mối đe dọa (Threats) về các mặt: nhận thức, nguồn lực con người, cơ sở vật chất, thiết bị kĩ thuật, nguồn lực tài chính,… đối với các hoạt động giáo dục hướng nghiệp. Từ đó, cán bộ quản lí hướng nghiệp có cơ sở để xác định mức độ và các biện pháp giáo dục hướng nghiệp có thể tiến hành được ở cơ sở giáo dục của mình.
Xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu
Điểm mạnh, điểm yếu là những yếu tố nội tại, bên trong cơ sở giáo dục. Việc xác định được những điểm mạnh sẽ tạo niềm tin và động lực cho cán bộ và GV tham gia các hoạt động giáo dục hướng nghiệp. Đồng thời tạo cơ sở để phân công nhân lực và sử dụng vật lực một cách tối ưu cho các hoạt động hướng nghiệp.
Việc xác định những điểm yếu và nguyên nhân của các điểm yếu giúp cho cán bộ quản lí hướng nghiệp thấy trước được khó khăn của các hoạt động giáo dục hướng nghiệp và tìm các biện pháp vượt qua khó khăn trong điều kiện cho phép nhằm làm cho các hoạt động giáo dục hướng nghiệp tiến triển tốt hơn và đạt được mục tiêu đã xác định.
Các cơ hội và mối đe dọa là những yếu tố bên ngoài tác động vào giáo dục hướng nghiệp của cơ sở giáo dục. Việc xác định cơ hội nhằm chỉ ra những tác động từ bên ngoài cơ sở giáo dục có lợi cho việc giáo dục hướng nghiệp. Đây là những tác động tích cực, tạo niềm tin và sự lạc quan cho mọi người trên con đường đi tới đích giáo dục hướng nghiệp.
Việc xác định các mối đe dọa giúp cơ sở giáo dục thấy trước được những thách thức mà mình phải đối mặt khi thực hiện các nhiệm vụ giáo dục hướng nghiệp. Qua đó, làm cho mọi người thấy được trách nhiệm cần phải tận dụng tối đa các cơ hội và giảm thiểu những tác động bất lợi, vượt qua thách thức khi tiến hành giáo dục hướng nghiệp.
