Một người có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực, dễ dàng được đánh giá cao, đặc biệt trong các trường hợp phỏng vấn qua điện thoại hoặc trao đổi với đối tác làm ăn.
Để có thể giao tiếp qua điện thoại một cách tự tin và giúp ích trong công việc, hãy bỏ túi những mẹo đơn giản dưới đây nhé!
Chuẩn bị trước thông tin và nội dung cuộc gọi
Với mỗi cuộc trao đổi điện thoại, điều đầu tiên bạn cần phải nắm được chính là biết mình đang nói chuyện với ai, về vấn đề gì. Nếu đó là một cuộc hẹn phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng tâm lý và luyện tập trước về nội dung có thể bị hỏi để không bất ngờ và lúng túng.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc thương thảo với đối tác, khách hàng, hãy tìm hiểu về tính cách và đặc trưng của người bạn sẽ nói chuyện.
Từ đó, chuẩn bị nội dung câu chuyện và những phương án dự phòng với mỗi tình huống có thể xảy ra. Điều này thực sự tốt nếu bạn đang phải thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp bạn làm việc, hay đàm phán một hợp đồng hợp tác làm ăn...
Chú ý đến mở đầu và kết thúc khi nghe điện
Khi đặt bản thân mình vào mỗi tình huống giao tiếp, điều đầu tiên bạn cần làm là thưa gửi rõ ràng, có mở đầu, có kết thúc. Trước hết, bạn cần giới thiệu bản thân hoặc hỏi danh tính người gọi điện để có thể biết qua một vài thông tin về người mình sắp nói chuyện cùng. Tiếp theo, bạn hãy học thói quen sử dụng một số từ thể hiện sự khiêm tốn và tôn trọng như “Dạ”, “Vâng”. Khi kết thúc một cuộc nói chuyện, đừng quên cảm ơn và chào tạm biệt người bên kia đầu dây.
Luyện cách nói rõ ràng và súc tích
Diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng là một kỹ năng không hề đơn giản nhưng khi bạn có thể thực hiện điều này trong các cuộc phỏng vấn tìm việc làm ở Đà Nẵng hay ở các thành phố lớn khác hoặc khi giao tiếp qua điện thoại, bạn sẽ có nhiều lợi thế. Điều này sẽ giúp người nghe dễ hiểu được nội dung bạn đang muốn truyền đạt.
Mặt khác, nếu bạn cảm thấy mình nói quá nhanh, dễ bị vấp hoặc nói lan man thì ngay thời điểm này hãy bắt đầu luyện nói chậm lại, rõ ràng hơn trong từng ý diễn đạt. Khi nói, bạn nên trình bày từng câu ngắn, ngắt nhỏ từng ý để có thể nói đúng chủ đề đang đề cập.
Học cách giữ thái độ bình tĩnh
Một điều vô cùng quan trọng trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chính là khả năng giữ thái độ bình tĩnh trước những tình huống bất ngờ. Hãy tưởng tượng rằng, người đầu dây bên kia là một người nóng nảy, còn bạn cũng không thể kìm chế cảm xúc, thì thật khó để cuộc giao tiếp giữa hai người có thể tiếp tục diễn ra trong êm đẹp. Ngược lại, nếu bạn có thể bình tĩnh nghe họ nói, giải thích rõ vấn đề với thái độ ôn hòa, thì bạn hoàn toàn có thể thuyết phục họ với những nội dung bạn đã trình bày.
Tập trung lắng nghe cuộc nói chuyện
Không có một quy chuẩn nào về các kỹ năng cần thiết để giao tiếp tốt trong cuộc nói chuyện điện thoại. Tuy nhiên, trong thực tế, bạn cần phải chủ động trau dồi những kỹ năng chính bạn cần trong mỗi tình huống. Trong số đó, tập trung lắng nghe để nắm bắt thông tin là điều vô cùng quan trọng.
Việc tập trung vào điện thoại và lắng nghe một cách chú tâm là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt khi bạn làm việc trong một trung tâm chăm sóc khách hàng, hoặc làm ở bộ phận sale. Khi đang nói chuyện với một người qua điện thoại, bạn hãy tránh xa những yếu tố gây nhiễu xung quanh như mạng xã hội, cuộc tám chuyện của đồng nghiệp... Chỉ khi tập trung, bạn mới có thể tư vấn hiệu quả hoặc đem đến trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Không chỉ với kỹ năng giao tiếp qua điện thoại mà với bất kì kỹ năng nào, luyện tập luôn là cách để cải thiện tốt nhất. Với kỹ năng nói chuyện qua điện thoại, bạn hoàn toàn có thể thực hành tại nhà. Hãy đặt ra những câu hỏi và ghi âm câu trả lời, sau đó nghe lại và tự đánh giá mực độ hài lòng của mình với mỗi câu nói, giọng điệu và cảm xúc khi nói...
Bạn cũng có thể tập phỏng vấn hoặc đàm phán thử với người thân hoặc bạn bè, tiên đoán những tình huống có khả năng xảy ra để đưa ra giải pháp và xin phản hồi trực tiếp từ người giúp bạn tập luyện. Từ đó, bạn có thể nhận ra điểm yếu và rút ra những kinh nghiệm cho những lần nói chuyện sau.
