1. Giai đoạn chuẩn bị

Theo đó, cần xác định rõ mục tiêu và đối tượng của buổi tư vấn. Có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và phù hợp cho các cán bộ, giáo viên tham gia thực hiện buổi tư vấn. Đặc biệt nhóm tư vấn viên trong việc giới thiệu lý thuyết hướng nghiệp, dẫn chương trình và trả lời các câu hỏi của học sinh;

Tổng hợp thông tin về học sinh tham gia buổi tư vấn như khối, lớp, số lượng, tỉ lệ nam nữ...Đồng thời, báo cáo sơ bộ về khả năng và kết quả học tập của học sinh;

Phân chia đối tượng học sinh vào bốn nhóm theo khả năng và kết quả học tập. Bên cạnh đó cần tổng hợp những câu hỏi hướng nghiệp và tuyển sinh của học sinh…Điều kiện tốt nhất là học sinh đã có hiểu biết cơ bản về hướng nghiệp và tuyển sinh trước buổi tư vấn.

Vì vậy, nhà trường cần hướng dẫn và hỗ trợ học sinh tự tìm kiếm các thông tin về nghề nghiệp (các ngành nghề đang được đào tạo, nhu cầu lao động) và các cơ sở đào tạo. Nếu nhà trường có điều kiện thì nên in thành bộ thông tin về nghề nghiệp cho học sinh tham khảo. Điều này sẽ giúp học sinh trong buổi tư vấn đặt câu hỏi cụ thể, hiểu được nội dung buổi tư vấn nhanh chóng.

Ngoài ra, cần hướng dẫn và hỗ trợ học sinh có những hiểu biết cơ bản về hướng nghiệp như sở thích, cá tính, khả năng và giá trị nghề nghiệp… bằng cách tổ chức các hoạt động giáo dục hướng nghiệp, hướng dẫn học sinh tham khảo tài liệu hướng nghiệp,...

2. Giai đoạn thực hiện buổi tư vấn

Học sinh hiểu các lý thuyết hướng nghiệp cơ bản và ban đầu xác định được nhóm sở thích và khả năng nghề nghiệp của bản thân;

Sử dụng các hình thức hoạt động khác nhau để thu hút sự chú ý của học sinh và học sinh tập trung nghe tư vấn;

Trả lời các câu hỏi của học sinh chỉ mang tính gợi mở và đưa ra nhiều phương án để học sinh lựa chọn phương án phù hợp nhất với mình;

Nếu nhóm tư vấn viên có thể trả lời, trao đổi thêm sau buổi tư vấn thì cho học sinh số điện thoại, email, face book… để học sinh và cha mẹ học sinh có thể liên hệ, trao đổi sau đó.

3. Giai đoạn sau buổi tư vấn

Nhóm tư vấn viên tiếp tục trả lời các câu hỏi mà trong buổi tư vấn chưa trả lời hết thông qua mạng xã hội (facebook), trang web của trường, gửi email tới học sinh. Nhóm tư vấn viên cũng có thể đưa các câu hỏi và câu trả lời lên bảng tin của nhà trường hoặc treo ở góc hướng nghiệp (nếu có);

Ban giám hiệu nhà trường, GVCN và tư vấn viên thảo luận tổng kết kết quả buổi tư vấn và xác định/điều chỉnh (nếu cần) kế hoạch để tiếp tục hỗ trợ học sinh xây dựng kế hoạch nghề nghiệp rõ ràng hơn;

Đại diện cha mẹ học sinh tham gia buổi tư vấn tiếp tục phối hợp với nhà trường trong công tác hướng nghiệp cũng như trao đổi kết quả buổi tư vấn với các phụ huynh học sinh khác.

Mục đích buổi tư vấn tuỳ theo đối tượng tham gia:

Đối với học sinh khối 10: Cung cấp các kiến thức hướng nghiệp nhằm giúp các em xác định hướng lựa chọn nghề nghiệp trong quá trình học THPT.

Đối với học sinh khối 11: Cung cấp kiến thức hướng nghiệp và tuyển sinh nhằm giúp các em tiếp tục chuẩn bị cho kì thi tuyển sinh đại học, cao đẳng năm tới;

Đối với học sinh khối 12: Củng cố kiến thức hướng nghiệp và tuyển sinh nhằm giúp các em lựa chọn trường thi, ngành học, chọn nghề sau tốt nghiệp THPT.

4. Sân bãi, hội trường dành cho buổi tư vấn

Tuỳ theo số lượng học sinh, nhà trường chuẩn bị loa đài, các micro, ánh sáng, bàn ghế, diện tích sân bãi hay hội trường phù hợp với số lượng học sinh tham dự trong điều kiện thoải mái nhất có thể.

Đây cũng là khâu cần chuẩn bị chu đáo để không bị ảnh hưởng tới chất lượng buổi tư vấn hướng nghiệp.

5. Khách mời

Nếu cơ sở giáo dục xác định là buổi tư vấn có khách mời thì cần lên danh sách khách mời và liên lạc trước về nội dung.

Đồng thời, nhóm tư vấn viên nghiên cứu kĩ tài liệu “Tổ chức tư vấn hướng nghiệp và tư vấn tuyển sinh cho nhóm lớn học sinh cấp trung học phổ thông” để chuẩn bị và thực hiện buổi tư vấn đạt được kết quả.

Các kiến thức về lý thuyết hướng nghiệp là nền móng vững chắc, do đó nhóm tư vấn viên nên đọc và hiểu thật kĩ phần lý thuyết hướng nghiệp. Bên cạnh đó, nhóm tư vấn viên cần phải trang bị kiến thức về tuyển sinh, có khả năng xác định mã (code) cho một số ngành nghề phổ biến. Một điều quan trọng nữa là nhóm tư vấn viên cần được trang bị kiến thức về giới, tâm lý, có kĩ năng lắng nghe, thấu cảm và chia sẻ với học sinh để tạo sự thu hút và chú ý trong buổi tư vấn.

Nhóm tư vấn viên cũng cần phải nghiên cứu sách “Những điều cần biết về tuyển sinh Cao đẳng và Đại học” do Bộ GD&ĐT phát hành trong năm học gần nhất để đáp ứng thông tin về tuyển sinh.

Ngoài ra, nhóm tư vấn viên nên tìm hiểu kĩ nội dung bộ “Tài liệu bổ sung sách giáo viên giáo dục hướng nghiệp lớp 9” và “Tài liệu bổ sung sách giáo viên hoạt động giáo dục hướng nghiệp lớp 10, 11 và 12” do VVOB phát hành 2013 để hiểu rõ các lý thuyết hướng nghiệp cũng như hướng dẫn học sinh tìm hiểu thông tin về nghề nghiệp, thị trường tuyển dụng lao động, thông tin tuyển sinh và lập kế hoạch nghề nghiệp.

Để đạt hiệu quả, nhóm tư vấn viên nên phân công người giới thiệu lý thuyết hướng nghiệp, 6 người phụ trách 6 nhóm sở thích và khả năng nghề nghiệp (nên là người có cùng nhóm sở thích với nhóm sẽ giới thiệu trong buổi tư vấn) và 4 người phụ trách 4 nhóm học sinh theo khả năng và kết quả học tập đã phân chia và chuẩn bị trước câu trả lời cho các câu hỏi của học sinh.