Ứng dụng hiệu quả CNTT - Động lực phát triển GD - ĐT

(GD&TĐ) - Việc ứng dụng CNTT trong dạy học, trong quản lý đạt kết quả tốt, hiệu quả đã trở thành động lực cho sự phát triển GD&ĐT của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Từ tháng 9/2010, Sở GD&ĐT tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã đưa phần mềm Eoffice – Văn phòng điện tử vào vận hành.

Toàn bộ quy trình xử lý văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở mỗi đơn vị của ngành giáo dục được số hóa thông qua phần mềm Văn phòng điện tử - Eoffice, đồng thời kết nối, liên thông với toàn bộ các đơn vị hành chính của tỉnh.

Văn phòng điện tử đã đáp ứng được nhu cầu trao đổi thông tin nội bộ giữa lãnh đạo với chuyên viên và giữa lãnh đạo Sở với cán bộ quản lý trong toàn ngành. Thông tin được trao đổi một cách trực tiếp qua Internet: giao tiếp đồng bộ (Synchronous) nhiều người giao tiếp tại cùng một thời điểm, mọi lúc, mọi nơi. Hoặc giao tiếp không đồng bộ (Asynchronuos) không nhất thiết phải truy cập cùng một thời điểm.

Phần mềm gồm các chức năng chính: - Quản lý và lưu trữ công văn đi và đến, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và kinh phí và chất lượng công việc cao hơn. Trung bình hàng năm tiết kiệm được khoảng 80% kinh phí mua giấy, mực in và sửa chữa máy in, máy photocopy.

Xử lý công văn đến, văn thư không cần phải photocopy làm nhiều bản để phân phát mà chỉ cần Scan công văn đến, lấy số lưu vào hệ thống và chuyển cho Chánh văn phòng, chánh văn phòng có ý kiến và trình lãnh đạo Sở, lãnh đạo Sở có ý kiến và chuyển thẳng đến cho lãnh đạo phòng, chuyên viên xử lý. Với cách làm này, lãnh đạo Sở có thể gửi công văn đến cho tất cả các thành viên trong Sở mà không tốn thêm chi phí.

Với công văn đi, người khởi tạo văn bản (chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng) sau khi soạn thảo văn bản xong chuyển cho Lãnh đạo phòng, lãnh đạo phòng có ý kiến và chuyển cho lãnh đạo Sở, nếu lãnh đạo Sở không đồng ý thì có ý kiến và trả lại văn bản,  người khởi tạo sửa chữa, điều chỉnh theo yêu cầu của lãnh đạo Sở và chuyển lại một lần nữa, nếu lãnh đạo Sở đã đồng ý thì chuyển cho văn thư lấy số phát hành, lúc này người khởi tạo mới in văn bản ra giấy và trình ký.

Như vậy người khởi tạo văn bản không phải mất thời gian lui tới và chờ đợi lãnh đạo Sở, không phải tốn giấy, mực nhiều lần để in văn bản. Chỉ vài giây, sau khi văn thư lấy số lưu và phát hành thì các đơn vị trực thuộc, các phòng GDĐT sẽ nhận được nếu là đối tượng nhận công văn đó.

Đặc biệt là quá trình trên diễn ra mà mọi người không cần phải gặp nhau (trừ việc trình ký), không cần có mặt tại văn phòng Sở, cũng không nhất thiết là trong giờ hành chánh. Lãnh đạo, chuyên viên có thể đi công tác thậm chí đi nước ngoài, hay nghỉ phép,… vẫn có thể tham gia xử lý một cách bình thường như đang có mặt tại văn phòng làm việc, miễn là có máy tính và Internet.

Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp thêm các chức khác như: Quản lý và giám sát lịch làm việc, giao việc, nhắc việc; Thực hiện các thông báo chung, chia sẽ công cộng; Trao đổi thông tin theo hình thức hộp thư điện tử (mail box); Chia sẽ tập tin, tài nguyên qua việc gửi và nhận trực tiếp; Hội thoại bằng đánh chữ (chating); Trưng cầu ý kiến, bỏ phiếu tín nhiệm.

Trang Web tác nghiệp của ngành

Từ năm 2003, Sở GD&ĐT Bà Rịa - Vũng Tàu đã xây dựng trang thông tin điện tử của ngành tại  http://bariavungtau.edu.vn, ngoài hệ thống eOffice phục vụ cho các đơn vị trong Ngành, trang Web là kênh thứ hai chuyển tải những thông tin hoạt động của ngành, cập nhật các văn bản chỉ đạo của Sở GD&ĐT, Bộ GD&ĐT và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đến các cơ sở giáo dục, giúp cho phụ huynh, học sinh và các cơ quan khác nắm bắt được các thông tin cần thiết.

Trung bình tại một thời điểm có khoảng 400 lượt người truy cập, mỗi ngày có khoảng 18.000 lượt, mỗi tháng có 600.000 lượt.

Tra cứu điểm thi: đối với các kỳ thi Tốt nghiệp THPT, tuyển sinh lớp 10 và các kỳ thi do Sở GD&ĐT tổ chức kết quả được cập nhật tức thời tại địa chỉ http://diemthi.bariavungtau.edu.vn, phụ huynh và học sinh có thể vào để tìm kiếm, tra cứu kết quả các kỳ thi.

Cũng tại trang này, chức năng tra cứu văn bằng chứng chỉ giúp cho các cơ sở giáo dục, các cơ quan tuyển dụng nhân sự trong và ngài tỉnh xác minh nhanh các văn bằng, chứng chỉ do Sở GDĐT cấp mà không cần phải làm văn bản đề nghị Sở GDĐT xác minh.

Báo cáo nhanh: Trong các kỳ thi tốt nghiệp THPT, kỳ thi tuyển sinh 10, Sở GDĐT không thực hiện báo nhanh theo cách truyền thống đó là thông qua điện thoại, fax, hay mail mà xây dựng một trang Web phục vụ riêng cho công tác này, nhờ vậy mà công tác báo cáo nhanh giữa các hội đồng coi thi và ban chỉ đạo rất nhanh chóng và thuận lợi tại địac chỉ http://bariavungtau.edu.vn/baocaonhanh/

Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà trường

- Quản lý học sinh: Hỗ trợ quản lý toàn diện quá trình học tập và rèn luyện của học sinh. Các loại sổ điểm truyền thống bao gồm sổ gọi tên và ghi điểm của lớp, sổ điểm các bộ môn, sổ liên lạc giữa nhà trường và gia đình đã được tự động in từ phần mềm này. Kết quả học tập của học sinh có thể dược đưa lên Web của trường dễ dàng nhờ các công cụ hỗ trợ của phần mềm.

-  Sắp thời khóa biểu: Giúp cho nhà trường trong việc sắp xếp hay điều chỉnh TKB một cách khoa học và nhanh chóng hơn khi có sự biến động về nhân sự của trường, giải phóng các lãnh đạo nhà trường một công việc nặng nhọc và nhạy cảm. Phần mềm cũng xuất ra các dạng phù hợp để cập nhật lên Web của trường để học sinh và các giáo viên nắm bắt kịp thời.

- Quản lý kiểm tra đánh giá học sinh: Giúp nhà trường quản lý các hoạt động về kiểm tra, đánh giá hoặc các kỳ thi của trường. Trong đó, có thể tổ chức một ngân hàng đề kiểm tra cho tất cả các bộ môn. Trên cơ sở ngân hàng này, phần mềm sinh bộ đề trắc nghiệm hoán vị theo yêu cầu của người dùng, phần mềm hỗ trợ nhiều phương án trắc nghiệm để nguời dùng lựa chọn.

- Quản lý tài chính: Giúp nhân viên kế toán của các trường hạch toán các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Cung cấp các công cụ để báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, đáp ứng các nhu cầu quản lý tài chính một cách toàn diện của các hoạt động của các trường trung học.

-  Quản lý nhân sự: Hỗ trợ nhà trường các nghiệp vụ quản lý nhân sự xuyên suốt và thống nhất trong toàn quốc. Phần mềm có bốn cấp độ quản lý là cấp trường, cấp phòng, cấp sở và cấp bộ. 

Ứng dụng CNTT trong công tác dạy học

- Tăng cường khả năng tự học, tính tích cực cho học sinh: thông qua các phần mềm thí nghiệm ảo (Địa lý, Vật lý, Hóa học), học sinh tự nghiên cứu tìm tòi khám phá nội dung bài học; phòng máy tính trước đây chủ yếu là để dạy Tin học, nay sử dụng để học sinh tự  học các bộ môn khác. Tăng cường hình thức dạy học theo dự án, giáo viên giao đề tài cho các nhóm thực hiện, học sinh sử dụng Internet, các tài liệu tham khảo để hoàn thành nhiệm vụ của mình.

-  Nâng cao nhận thức và năng lực cho giáo viên, thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng ứng dụng CNTT trong dạy học, thông qua các lớp này cho giáo viên thấy được giá trị thết thực của việc ứng dụng CNTT, qua đó củng cố niềm tin và nhận thức của giáo viên.

- Tăng cường trang bị CSVC, máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác quản lý và dạy học của trường. Xây dựng kế hoạch năm học về ứng dụng CNTT để khai thác tối đa công suất của thiết bị, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, sử chữa máy móc kịp thời khi có sự cố hư hỏng

- Tăng cường năng lực quản lý về ứng dụng CNTT cho các hiệu trưởng, thể chế hóa các chế định về GDĐT, tăng cường sự quản lý và sinh hoạt chuyên môn của các tổ bộ môn trong nhà trường, tổ chức và quản lý việc xây dựng các bài giảng điện tử và các công cụ dạy học thông qua các phần mềm mã nguồn mở.

Những bài học kinh nghiệm

Có thể thấy rõ những kết quả đạt được từ việc ứng dựng CNTT trong việc quản lý cấp Sở, phòng, nhà trường tại Bà Rịa - Vũng Tàu. Đó là:

Việc thông tin liên lạc giữa Sở GDĐT và các phòng GDĐT, các đơn vị trực thuộc được tăng cường thông qua trang Web tác nghiệp của Sở và hệ thống eOffice. Hoạt động của Ngành ổn định và khoa học hơn.

Việc thông tin liên lạc giữa Ngành GDĐT và phụ huynh học sinh: thông báo nhanh cho phụ huynh kết quả học tập và rèn luyện của học sinh thông qua trang Web của trường. Thông báo kết quả các kỳ thi cấp tỉnh, thi tốt nghiệp thông qua trang Web của Sở.

Hầu hết các giáo viên các giáo viên đều biết  sử dụng các phần mềm văn phòng, các phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho công tác biên soạn giáo án, biên soạn bài giảng mà không cần sự trợ giúp của chuyên viên tin học. Học sinh chủ động hơn trong việc học tập, thông  qua các đề tài, các bài tập giáo viên giao cho, học sinh biết tìm kiếm thông tin, tài liệu trên Internet để minh họa cho bài trình bày của mình.

Tuy nhiên, vẫn cón một số hạn chế trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác quản ý

Các phần mềm quản lý chạy độc lập và hoạt động trên máy đơn nên dữ liệu giữa các phần mềm không thể liên thông với nhau, vì vậy dữ liệu nhập đi nhập lại nhiều lần, gây mất thời gian và lãng phí công sức.

Việc xây dựng bài giảng chưa có tổ chức, phân công xây dựng bài giảng để dùng chung nên giáo viên phải tự mày mò, mất nhiếu thời gian, công sức.Việc lạm dụng CNTT, còn nhiều tiết dạy với hình thức ứng dụng là trình chiếu suông, chưa tăng cường các tiết sử dụng các phần mềm chuyên  dụng. Vì vậy, kết quả của việc ứng dụng CNTT trong giảng dạy chưa đạt hiệu quả như mong muốn;

Chấn chỉnh lạm dụng CNTT trong dạy học

Trong thời gian sắp tới, ngành GD&ĐT tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu sẽ tiến hành các công việc cụ thể như sau:

Chấn chỉnh việc lạm dụng CNTT trong dạy học: Xây dựng mô hình ứng dụng CNTT cho các trường trung học. Giao cho Hội đồng bộ môn xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT của từng bộ môn cụ thể, tổ chức xây dựng bài giảng để dùng chung cho cả Ngành. Tăng cường kiểm tra giám sát việc ứng dụng CNTT trong các trường học.

Hoàn thiện và xây dựng hệ thống quản lý tổng thể Ngành GDĐT, trên nền của công nghệ điện toán đám mây (hệ thống Online). Các modul trên hoạt động độc lập nhưng dùng chung CSDL, vì vậy các Modul có thể dùng chung và trao đổi dữ liệu cho nhau.

Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý là một hướng đi tất yếu trong thời đại ngày nay, phù hợp với xu thế toàn cầu hóa và hội nhập. Trong thời gian tới chúng tôi tiếp tục cải tiến và tổ chức nhiều ứng dụng CNTT một cách sâu, rộng, triệt để hơn nữa. Sớm đạt đến mục tiêu cải cách nền hành chính nước nhà theo mục tiêu mà Chính phủ đã đặt ra là: tiến đến “xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử”.

Nguyễn Thanh Giang

(Giám đốc Sở GD&ĐT tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu)