Theo tư vấn từ Chương trình Học bổng Chính phủ Australia, khi nộp hồ sơ, các ứng viên cần lưu ý những điều sau:
Lưu ý sử dụng trình duyệt
Ứng viên nên sử dụng các trình duyệt Internet Explorer, Firefox hoặc Chrome để vào OASIS. Một số chức năng của OASIS không tương thích với các trình duyệt khác. Trước khi điền hồ sơ, ứng viên cần đọc kỹ hướng dẫn sử dụng hệ thống OASIS.
Nên có bản dự phòng câu hỏi
Đối với những câu trả lời dài trong hồ sơ, ứng viên luôn luôn nên lưu lại một bản dự phòng câu trả lời của mình trong Word trước khi bấm “Next” trên OASIS.
Sau khi nộp hồ sơ, ứng viên nên giữ lại một bản để tham khảo và có thể tham chiếu để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn sau này.
Chú ý thời gian nộp hồ sơ
Ứng viên cần lưu ý rằng OASIS là hệ thống để ứng viên toàn cầu nộp hồ sơ. Nếu có thể, không nên đợi tới hạn chót để tải lên các giấy tờ kèm theo hay nộp hồ sơ. Trang web thường có lượng truy cập rất lớn vào những ngày cuối cùng của thời hạn nhận hồ sơ, và ứng viên có thể gặp khó khăn trong việc nộp đơn.
Nếu cần phải đợi tới ngày cuối mới có thể bổ sung một số giấy tờ cần thiết như điểm IELTS, thì ứng viên cũng nên hoàn thành hết tất cả các mục khác trước đó.
Ghi nhớ số báo danh
Khi tạo một hồ sơ mới trên OASIS, ứng viên sẽ được cấp một số báo danh (số OASIS). Số OASIS sẽ có dạng AASxxxxxxx (xxxxxxx là số riêng của mỗi ứng viên). Ứng viên cần ghi nhớ số này và trong tất cả thư trao đổi với Aus4Skills, ứng viên cần nêu rõ số OASIS và họ tên đầy đủ của mình.
Đừng dịch địa chỉ "ngõ", "ngách" ra tiếng Anh
Mục “Residential address” trong hồ sơ là địa chỉ nơi ứng viên đang sinh sống. “Mailing address” là địa chỉ thuận tiện nhất cho ứng viên nhận thư. Thư của Aus4Skills thường được gửi cho ứng viên bằng Chuyển phát nhanh (EMS) và cần có người ký nhận thư.
Vì thế, địa chỉ gửi thư có thể giống với địa chỉ sinh sống, hoặc có thể là một địa chỉ khác, ví dụ cơ quan của ứng viên. Nếu ứng viên nêu địa chỉ cơ quan là nơi nhận thư, địa chỉ cần ghi rõ tên phòng, ban, đơn vị.
Để giảm khả năng thư bị thất lạc, tất cả các địa chỉ gửi thư cần được viết bằng tiếng Việt không dấu. Các từ như “ngõ”, “ngách”, “khu tập thể”, “thị trấn” v.v. không nên dịch sang tiếng Anh.
Không bao giờ viết tiếng Việt có dấu trên OASIS, vì hệ thống sẽ không nhận diện được những ký tự này.
Trên OASIS, “Điện thoại nhà - Home phone” là câu hỏi bắt buộc phải trả lời. Tuy nhiên, nếu ứng viên không có số điện thoại bàn ở nhà, có thể điền số điện thoại di động vào mục này.
Đếm số ký tự khi trả lời
Trong đơn xin học bổng, ứng viên được yêu cầu trả lời một số câu hỏi, tuy nhiên câu trả lời sẽ bị giới hạn số ký tự, từ 500 tới 2000 ký tự, tùy câu hỏi. Ứng viên cần chú ý, giới hạn ở đây là về ký tự gồm cả khoảng trắng, chứ không phải giới hạn từ. Ví dụ, “Ha Noi” là hai từ, nhưng cộng cả khoảng trắng là sáu ký tự.
Nếu ứng viên viết quá giới hạn ký tự, khi bấm “Next” để đi đến mục tiếp theo của đơn xin học bổng, hệ thống sẽ đánh dấu X đỏ vào mục vừa trả lời. Nếu gặp thông báo lỗi theo dạng “Enter the response up to 1000 character”, điều này có nghĩa ứng viên đã vượt quá giới hạn ký tự và cần sửa lại câu trả lời cho ngắn hơn.
Lưu ý trong thư giới thiệu học thuật
Khi ứng viên xin thư giới thiệu học thuật của đồng nghiệp hoặc giáo sư của các tổ chức nước ngoài, người giới thiệu có thể yêu cầu không cho ứng viên đọc nội dung thư và thư cần được giữ kín. Trong trường hợp này, ứng viên cần yêu cầu người viết thư:
1. Scan thư và gửi bản mềm của thư dưới dạng tệp đính kèm trong thư điện tử gửi về địa chỉ info@australiaawardsvietnam.org. Trong thư điện tử, người viết thư cần nêu rõ họ tên của ứng viên và số OASIS của ứng viên (AASxxxxxxx).
2.Gửi bản gốc của thư về cho ứng viên trong một phong bì có ký tên, dán kín. Ứng viên không mở phong bì, và nộp thư còn dán kín tại buổi phỏng vấn.
Danh sách tài liệu tham khảo trên trang của Chương trình
Tất cả các tài liệu kèm theo được tải lên OASIS cần có dung lượng dưới 2MB. Nếu tài liệu kèm theo có nhiều trang và không thể scan lên trong khoảng dung lượng này, ứng viên có thể tách tài liệu ra làm nhiều tệp, và ghi rõ số thứ tự, ví dụ: “part 1 of 2”, “part 2 of 2”. Có một danh sách các tài liệu cần thiết để ứng viên tham khảo.
Tuyệt đối không gian lận
Bộ Ngoại giao và Thương mại Australia sẽ tiến hành tất cả các bước cần thiết để đảm bảo ngân sách của Chính phủ Australia được sử dụng đúng cách, nhằm đảm bảo đem lại sự trợ giúp và phát triển hiệu quả. Tất cả các hành vi gian lận có chủ tâm, bị phát hiện hoặc nghi ngờ đều sẽ được xử lý nghiêm.
