Hiện nay không có quy định chung về dung lượng file đính kèm theo email, giới hạn đính kèm phụ thuộc vào từng dịch vụ thư điện tử. Vấn đề giới hạn dung lượng còn phụ thuộc vào địa chỉ nhận thư vì Gmail hiện cho phép đính kèm tối đa 25 MB.
Nhưng nếu dịch vụ của địa chỉ nhận chỉ hỗ trợ 10 MB, thư sẽ không thể đến tay người nhận. Vì vậy, nếu có nhu cầu gửi mail kèm file dung lượng lớn, bạn hãy tìm hiểu các giải pháp sau đây.
Sử dụng dịch vụ đám mây
Tận dụng dịch vụ đám mây là biện pháp đơn giản nhất có thể sử dụng khi mà hiện nay dung lượng miễn phí các kho lưu trữ này ngày càng tăng và hỗ trợ nhiều tính năng, trong đó có chia sẻ file trực tiếp sau khi tải lên, người dùng chỉ cần bấm vào đường dẫn để tải về.
Bạn nên sử dụng các kho lưu trữ phổ biến, tốc độ tải lên cũng như tải về nhanh giúp giảm thời gian xử lý email cho cả hai bên gửi và nhận thư.
Hai dịch vụ thư điện tử lớn là Outlook.com và Gmail đều tích hợp sẵn kho lưu trữ tương ứng của hãng (lần lượt là SkyDrive và Google Drive) vào hộp thư nhằm giúp người dùng truy cập, chia sẻ file dễ dàng hơn.
Chọn biểu tượng hai dịch vụ này khi đang soạn thảo thư, bạn sẽ được phép đính kèm file đang lưu trữ trên kho lưu trữ hoặc tải lên tập nếu cần. Gmail và Outlook.com cũng tự động yêu cầu sử dụng kho lưu trữ trên mây của hãng nếu file đính kèm khi soạn thảo thư của bạn vượt quá giới hạn cho phép.
Với Dropbox, người dùng có thể tải lên và chia sẻ trực tiếp từ trang web của dịch vụ. Bấm chuột phải chọn tập trên Dropbox, tiếp tục bấm Share link, chọn biểu tượng thư điện tử và bấm Send sau khi đã nhập địa chỉ đến và nội dung cần gửi.
Chia nhỏ file và gửi nhiều lần
Phương án tiếp theo tương đối phổ biến khi chia sẻ các file dung lượng lớn, được thấy nhiều trên Internet, là chia nhỏ file cần dùng. Có hai cách đơn giản để chia nhỏ file là sử dụng phần mềm nén nhỏ như 7-Zip (http://www.7-zip. org/) tự động chia nhỏ nhờ tính năng có sẵn của ứng dụng, hay dùng FFSJ (http://gg.gg/gd17), Hj-Split (http://gg.gg/gd18) là những phần mềm chia và nối file tiện dụng.
Sau khi chia thành nhiều file dung lượng nhỏ hơn giới hạn cho phép của email thì đính kèm nhiều lần trong nhiều thư. Người nhận có thể tải về các phần nhỏ này trong nhiều mail và nối lại để được file hoàn chỉnh.
Sử dụng dịch vụ gửi file dung lượng lớn
Do giới hạn dung lượng đính kèm trong email, nhiều dịch vụ gửi file dung lượng lớn đã ra đời để giúp người dùng sử dụng thư điện tử tiện lợi hơn. Tuy nhiên, cách thức hoạt động của các dịch vụ này tương tự những kho lưu trữ đám mây hiện có.
Người dùng tải file cần gửi lên và sử dụng đường link do dịch vụ cung cấp gửi đến người nhận qua email để tải về. Dung lượng cho phép tải lên tương đối lớn, nhưng vẫn có giới hạn của mức miễn phí tùy theo dịch vụ đang sử dụng.
Ngoài ra, các dịch vụ miễn phí thường đi kèm quảng cáo. Khi sử dụng cần lưu ý không nên gửi các file đính kèm có thông tin nhạy cảm, nếu cần thì nên mã hóa file tải lên.
Các dịch vụ đáng tin cậy, dễ sử dụng có thể tham khảo gồm có TyphoonUpload (http://www.typhoonupload.com/), Securely Send (http://www.securelysend.com/), BITzen (http://www. bitzen.net/), vv...
Tuy nhiên, với một số giới hạn nhất định tùy theo từng dịch vụ, việc sử dụng kho lưu trữ đám mây có lẽ là lựa chọn tốt nhất.
