Microsoft Word có thể giúp xử lý vấn đề này bởi vì nó sử dụng bộ ký tự và bộ mã ký tự dựa trên bảng chữ cái La Tinh được dùng trong tiếng Anh hiện đại và các ngôn ngữ Tây Âu (hay còn gọi là ASCII).
Nhờ vậy, bạn có thể kết hợp phím Alt với một mã ký tự nhất định nào đó để chèn một ký tự ASCII 128 bất kỳ vào file tài liệu của bạn.
Trước tiên, bạn truy cập vào bảng mã ký tự ASCII tại đây và tìm đến ký tự bạn muốn chèn.
Sau đó bạn nhấn phím Alt đồng thời gõ mã ASCII sử dụng nhóm phím số trên bàn phím của bạn.
Ví dụ, để chèn ký hiệu đồng xu, chúng tôi nhấn giữ phím Alt và gõ 155 sử dụng nhóm phím số trên bàn phím. Đối với ký hiệu dấu cộng trừ, chúng tôi cũng nhấn giữ phím Alt và gõ 0177.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn các ký tự và ký hiệu đặc biệt bằng cách truy cập trực tiếp vào hộp thoại Symbols từ trình đơn Insert.
Dù vậy, nếu bạn sử dụng sử dụng một ký tự đặc biệt nào đó nhiều lần trong ngày, việc tạo hẳn cho nó một nút bấm và thêm nó vào thanh công cụ Quick Access ở trên cùng góc trái sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Để thực hiện, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Macro trên Microsoft Word. Macro là một trong những tính năng nâng cao trên Word nhưng thao tác sử dụng nó rất đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là ghi lại thao tác chèn Symbol bằng tiện ích Macro Recorder theo hướng dẫn của trang MakeUseOf dưới đây.
Bước đầu tiên bạn cần làm là mở thẻ Developer. Cách thực hiện như sau:
Di chuyển theo đường dẫn File > Options > Customize Ribbon. Bên dưới danh sách các thẻ chính, bạn đánh dấu chọn mục Developer để hiển thị nó lên Ribbon. Nhấn nút OK.
Nhập tên cho nút bấm tại mục Macro name, chẳng hạn ở đây chúng tôi muốn tạo một nút bấm duy nhất để chèn ký tự bản quyền, chúng tôi sẽ đặt tên nó là Copyright.
Chọn lưu Macro vào file Normal.dotm tại mục Store macro in. Tiếp theo, bạn chọn tuỳ chọn Button trong nhóm Assign macro to.
Khung tuỳ biến thanh Ribbon sẽ mở ra. Bạn hãy chọn Macro bạn vừa tạo. Nhấn nút Add để mang nó lên thanh công cụ Quick Access.
Bạn có thể gán ảnh đại diện cho Macro bằng cách chọn tên của Macro và nhấn nút Modify. Từ hộp Modify hiện ra, bạn hãy chọn một biểu tượng bất kỳ cho nút bấm Macro của bạn. Nhấn nút OK và thoát khỏi hộp thoại tuỳ chỉnh để quay về file tài liệu của bạn.
Bạn vừa mới hoàn thành việc tạo một Macro rỗng và hiển thị nó lên thanh công cụ Quick Access. Tiếp theo, bạn cần phải lắp đầy nó bằng việc ghi thao tác chèn một ký tự đặc biệt nào đó bạn muốn. Từ thanh Ribbon, bạn chọn Insert > Symbol, và sau đó chọn ký tự bạn muốn. Ở đây, chúng tôi sẽ chọn ký tự Copyright Sign.
Cuối cùng, bạn di chuyển đến thẻ Developer trên thanh Ribbon và chọn Stop Recording.
Nút bấm mới của bạn đã sẵn sàng. Khi muốn chèn ký tự đặc biệt, bạn chỉ việc di chuyển đến thanh công cụ Quick Access và nhấn lên nút bấm mới.
