Trong cuốn “Khoa mục chí” thuộc bộ bách khoa “Lịch triều hiến chương loại chí”, nhà bác học Phan Huy Chú tổng kết quy chế thi cử ở nước ta thời phong kiến, cho biết trong trường thi, cao nhất có các chức đề điệu, tri cống cử, giám thí coi mọi việc về tổ chức kỳ thi. Phụ trách công việc trực tiếp là các viên giám khảo, khảo thí, tuần xước…
Đặc biệt, chức cao nhất, đề điệu, tương đương như chủ tịch hội đồng thi ngày nay, thời xưa đều dùng các đại thần ban võ, có lẽ để tăng tính khách quan.
Như thời Lê Thánh Tông, năm Quang Thuận thứ 3 (1463), trong kỳ thi Hội, thì dùng Tư đồ Bình chương sự Nguyễn Lỗi và Nhập nội Đô đốc Bình chương sự (đều tương đương chức Thủ tướng, một người bên võ, một người bên văn) làm đề điệu. Năm Quang Thuận thứ 27 (1496), kỳ thi Hội lấy Thượng thư bộ Binh Trịnh Công Đán và Đô ngự sử Quách Hữu Nghiêm làm đề điệu. Đời Lê Hiến Tông, năm 1499, lấy Bắc quân Đô đốc Trịnh Tốn và Thượng thư bộ Lại Trần Cẩn làm đề điệu.
Theo ghi chép trong “Đại Việt sử ký toàn thư”, thời Lê sơ, các chức quan trọng nhất trong trường thi Hội là đề điệu, giám thí và độc quyển. Các chức này đều dùng đại thần, như kỳ thi Hội năm Quang Thuận thứ 7 (1466) đời vua Lê Thánh Tông, thì dùng Nhập nội Tả đô đốc kiêm Thái tử thiếu bảo Lê Cảnh Huy và quyền Chính sự viện thượng thư kiêm Cẩn Đức điện Đại học sĩ Thái tử tân khách Nguyễn Như Đổ làm đề điệu, Hàn lâm viện Đại học sĩ quyền Ngự sử đài Đô ngự sử đại phu Trần Bàn làm giám thí; Hàn lâm viện thừa chỉ Nguyễn Trực, Hàn lâm viện thừa chỉ quyền hữu Thị lang bộ Hộ kiêm Cẩn Đức điện Đại học sĩ nhập thị Kinh Diên tả xuân phường Nguyễn Cư Đạo, Hàn lâm viện học sĩ hành Hải Tây đạo Tuyên chính sứ ty tham tri kiêm Bí thư giám học sĩ Vũ Vĩnh Trinh làm độc quyển.
Về sau, các kỳ thi Hội có thêm chức tri cống cử, dùng chức thượng thư hoặc đô đài (tức quan ở ngự sử đài, đô sát viện) để kiêm nhiệm. Hai viên giám thí dùng chức thị lang hoặc phó thiêm đô ngự sử. Quan tổng cán thì dùng một viên quan võ, một viên quan văn, trông nom tất cả các công việc trong trường thi.
Tranh vẽ cảnh trường thi xưa.
Ở các địa phương, các trường thi Hương xứ Thanh Hóa, Nghệ An, Sơn Tây, Sơn Nam, Kinh Bắc, Hải Dương, thì các chức đề điệu, giám thí dùng quan văn cao cấp làm.
Các quan đề điệu, tri cống cử, giám thí phải nắm hết mọi việc trong trường thi, ngày thi nào cũng phải cùng nhau đi lại giám sát các viên tuần xước, giám củ, còn ngày thường phải giám sát những người làm nhiệm vụ thu quyển, di phong, soạn tự hiệu, đằng lục, đối độc.
Thu quyển là người làm nhiệm vụ đi thu quyển bài thi của thí sinh về. Các viên di phong làm nhiệm vụ dán kín tên ở quyển thi để người chấm không biết quyển của ai. Các viên đằng lục chịu trách nhiệm chép lại bài thi của thí sinh để giám khảo không nhận ra nét chữ, quyển thi của thí sinh nào. Đối độc là người đọc, kiểm tra lại bài chép lại của các viên đằng lục có đúng như bài thí sinh viết không. Bài thi được chép lại đó mới được đưa sang cho các quan giám khảo chấm, sau khi có kết quả mới ghép số hiệu lại để biết bài của ai.
Việc đằng lục, đối độc ở 3 trường thi đầu của kỳ thi Hương ở trường thi kinh thành sẽ lấy các nho sinh, sinh đồ ở các phủ Phụng Thiên và quanh kinh thành như phủ Thường Tín, Ứng Thiên (Ứng Hòa), Khoái Châu, Hạ Hồng. Trường thứ tư thì việc đối độc và đằng lục dùng các hoa văn học sinh, tướng thần lại và các nha lại thuộc năm bộ (trừ bộ Lễ, là bộ phụ trách việc thi cử) và Hàn lâm viện, Ngự sử đài, Lục tự, Lục khoa, nha lại phủ Phụng Thiên và 13 đạo, ty Thông chính, viện Thiêm sự…
Trong trường thi còn một chức danh nữa là phóng đề. Đó là những người chép đề thi thành nhiều bản để giao cho các thí sinh. Việc này dùng các viên án lại, học sinh, nho sinh và nha lại các nha môn, chọn những người biết chữ, thông văn lý để chép cho chính xác. Một vị trí khác là soạn tự hiệu, tức người đánh số hiệu vào các quyển thi để đối chiếu.
Phụ trách chấm thi, có các chức giám khảo, đồng khảo, phúc khảo. Khi chấm bài, sẽ chia ra cho quan khảo thí và đồng khảo thí cùng chấm. Giám sát kỳ thi còn có các chức tham chính, tham nghị, hiến sứ, hiến phó. Tuần tra, giám sát hoạt động bên trong trường thi là các viên tuần xước, mà ở kỳ thi hương có đến 8 viên, thường là các võ quan. Theo lệ, mỗi ngày thi, các viên giám củ tuần xước và quan đề điệu đều phải chia ra làm từng toán đi kiểm tra hai bên đầu các dãy lều thi, nếu thấy có người đưa văn cho nhau, hay tự tiện sang lều khác nói chuyện, thì cùng nhau bắt đưa trị tội.
Phụ trách viết bảng kết quả là các viên tướng thần lại (lại viên ở các đơn vị quân đội) và nha lại trưng dụng từ các nha môn. Ngoài ra còn có xá nhân canh cửa, các chức tả, hữu mạc, nha lại hai ty giữ công đường…
Riêng việc canh phòng xung quanh trường thi, triều đình phong kiến sử dụng những binh lính không biết chữ, để tránh việc giúp đỡ, thông đồng các thí sinh. Các chức tuần xước củ sát trong trường thi cũng chọn những người không biết chữ trong những chỉ huy, hiệu úy, vũ dũng sĩ ở các vệ Cẩm y và Kim ngô.
Ngày thi, các quân lính chia làm hai lớp để lần lượt khám xét các thí sinh, như kỳ thi Hội thì quân lính hiệu Điện tiền khám xét trước, quân lính hiệu Thần vũ khám lại, xem có ai đem sách, vở vào trường đều bắt đi trị tội.
