Sở GD&ĐT giao cho thủ trưởng các cơ sở giáo dục theo dõi, hỗ trợ nhà giáo nghỉ hưu (kể cả trường hợp chờ đủ tuổi để hưởng lương hưu và bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội để hưởng lương hưu) trong khoảng thời gian từ ngày 1/1/1994 đến ngày 31/5/2011 lập hồ sơ nộp tại bảo hiểm xã hội các quận - huyện.
Trường hợp nhà giáo đủ điều kiện hưởng trợ cấp nhưng chưa được giải quyết, đã từ trần từ ngày 1/1/2012 trở đi thì thân nhân của nhà giáo lập hồ sơ theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Các cơ sở giáo dục do Sở GD&ĐT quản lý trực tiếp, Phòng GD&ĐT quận, huyện có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và lập danh sách gửi đến Sở các trường hợp nhà giáo đã nghỉ hưu không được giải quyết hưởng chế độ phụ cấp thâm niên trong lương hưu.
