(GD&TĐ) - Sáng nay 25/11 tại Tp. Đà Nẵng đã diễn ra Hội thảo khoa học quốc gia về “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì.
 |
| Hội thảo quy tụ gần 100 chuyên gia về các lĩnh vực liên quan đến lưu trữ tham dự |
Hội thảo quy tụ gần 100 chuyên gia hàng đầu về các lĩnh vực lưu trữ, lưu trữ học và quản lý tài liệu điện tử thuộc các bộ, ngành Trung ương và địa phương, đã có 38 báo cáo tham luận mang giá trị thực tiễn cao được gửi tới Hội nghị.
Phát biểu đề dẫn của NGƯT,TS. Triệu Văn Cường - Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho biết: Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.
Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc.
Một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (website) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.
 |
| Triệu Văn Cường - Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhấn mạnh vai trò, ý nghĩa không thể thiếu của tài liệu điện tử |
NGƯT.TS. Triệu Văn Cường, cũng khẳng định những ưu thế việt trội của tài liệu điện tử, theo ông: sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử; Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý; Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống; Cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu; Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”).
Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu.
 |
| Tài liệu điện tử ở Cộng hòa Liên bang Nga đã được Luật hóa và chi phối bởi các văn bản pháp quy của Chính phủ |
Tuy nhiên ông cũng chỉ ra những thách thức, đó là sự phụ thuộc vào máy móc, chương trình. Tính pháp lý của tài liệu điện tử là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Việc đảm bảo an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy.
Sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.
Từ thực tế Công hòa Liên bang Nga, GS.TS. V.Ph. Iankovaia - Phó Giám đốc Viện nghiên cứu toàn Nga về Văn bản học và Công tác lưu trữ (VNIIDAD) đã đưa ra những nguyên tắc cơ bản tổ chức làm việc với tài liệu điện tử văn thư và lưu trữ cơ quan. Bà nhấn mạnh tính pháp lý của việc này bằng việc Duma Quốc gia Nga đã ban hành luật liên bang, cùng những Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga cũng được ban hành nhằm xác định những yêu cầu cơ bản trong tổ chức làm việc với tài liệu điện tử tại các cơ quan chính quyền nhà nước.
Tham luận của TS. Nguyễn Cảnh Đương - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lại bàn về khái niệm “tài liệu”, “văn bản, “tài liệu lưu trữ”, “tài liệu điện tử và “Tài liệu lưu trữ điện tử” là gì. Đồng thời khẳng định, việc nghiên cứu các vấn đề cơ bản của công tác quản lý TLĐT và công tác lưu trữ tài liệu điện tử là hướng nghiên cứu cấp bách và có ý nghĩa rất quan trọng. Hướng nghiên cứu này đòi hỏi sự đầu tư thỏa đáng không chỉ về tài chính mà còn cả về các phương diện khác như nhân lực, vật lực và đặc biệt là thời gian nghiên cứu.
Bàn về việc quản lý tài liệu, văn bản điện tử, ông Đỗ Đức Cường - Nguyên Giám đốc Trung tâm Thông tin (Bộ Nội vụ), đã tổng hợp lại một số nội dung xung quanh chủ đề "Quản lý tài liệu, văn bản điện tử" với phạm vi các cơ quan hành chính nhà nước. PGS.TS Mai Hà (Bộ Khoa học và Công nghệ) cho rằng, cần đẩy mạnh phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn tin nói chung, nguồn tin điện tử nói riêng giữa các cơ quan thông tin – Lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả quản lý nguồn tài liệu hiện có.
ThS. Nguyễn Thuỳ Trang và CN. Đàm Diệu Linh (Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ - Cục VTLT Nhà nước), xuất phát từ thực tiễn hệ thống chính sách về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử của Việt Nam hiện nay, đã phân tích ưu điểm, hạn chế của các chính sách về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử của Việt Nam, đồng thời kiến nghị: Các cơ quan có thẩm quyền cần tiến hành rà soát toàn bộ các chính sách liên quan đến quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử để có sự điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung kịp thời; bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn của các chính sách này; hạn chế tối đa các quy định chồng chéo, mâu thuẫn.
 |
| Hội thảo nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ thực tiễn quản lý ở các bộ, ngành và địa phương |
TS. Chu Thị Hậu - Trưởng Khoa Văn thư Lưu trữ (Trường ĐHNVHN) lại khẳng định sự cần thiết phải mở ngành đào tạo trình độ đại học “Lưu trữ tài liệu điện tử” nhằm đáp ứng nhu cầu hội nhập hiện nay. TS. Mai Anh - Chủ tịch Hội Tin học Viễn thông Hà Nội, nguyên đại biểu Quốc hội khóa 11, cho rằng, trên cơ sở luật các chuyên ngành cần xây dựng, ban hành văn bản dưới luật để quy định việc quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cho ngành mình, nhất là một số ngành, lĩnh vực quan trọng như Hành chính nhà nước, Lưu trữ quốc gia, Bảo tàng, thư viện v.v... Ông Hoàng Quốc Tuấn - Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng kiến nghị, phải có chiến lược về quản lý tài liệu điện tử. Xuất phát từ vị trí, chức năng của mình, các cơ quan lưu trữ của Đảng cộng sản Việt Nam, trước hết là Cục Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng cần phải chủ trì phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, tổ chức đảng để xây dựng một chiến lược phù hợp trước mắt và lâu dài. TS. Hồ Sỹ Lợi, ThS. Nguyễn Trọng Khánh (Cục Ứng dụng công nghệ thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông).
Th.S Phạm Đức Thụ - Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính, Văn phòng Chính phủ đã đưa ra những kinh nghiệm thực tế hết sức hiệu quả từ việc tin học hoá hệ thông tin tại Văn phòng Chính phủ, việc kết nối hệ thống thông tin của Văn phòng Chính phủ với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để cung cấp thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Hội thảo cũng ghi nhận nhiều ý kiến quý báu khác của đại diện cho các cơ quan như Thông tấn xã Việt Nam, Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Lưu trữ Dầu khí, Viện Khoa học Xã hội, Bộ Tài nguyên & Môi trường, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban Dân tộc, Vụ Hành chính (Văn phòng Quốc hội), từ thực tế họat động tại các cơ quan đã đưa ra những tham luận tập trung vào những vấn đề liên quan đến các quy định của Đảng, Nhà nước đối với công tác Lưu trữ tài liệu điện tử; vị trí, vai trò của công tác này trong nhận thức của xã hội; trao đổi về thực trạng công tác Lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức. Qua đó xác định những giải pháp để khắc phục tình trạng hiện đang còn nhiều bất cập, hạn chế để hệ thống văn bản của Đảng, của Nhà nước về công tác này thật sự được triển khai áp dụng trong thực tiễn.
Phần thảo luận, nhiều bài học thực tế đã được đưa ra, đặc biệt là bài học về kinh nghiệm quản lý tài liệu điện tử tại Cộng hòa Liên bang Nga do GS.TS. V.Ph. Iankovaia - Phó Giám đốc VNIIDAD, đã nhấn mạnh vai trò, ý nghĩa của tài liệu điện tử và việc quản lý, đồng thời cũng được coi như một thông điệp gợi ý nên tiếp cận kinh nghiệm của các nước tiên tiến mà Việt Nam, một quốc gia đi sau rất cần tham khảo.
Thái Yên
