Theo quy định, việc tiếp nhận, xử lý và truyền phát thông tin về cấp độ an ninh hàng hải được thực hiện theo quy trình sau:
1- Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển có trách nhiệm thông báo về cấp độ, sự thay đổi về cấp độ an ninh hàng hải cho Trung tâm Thông tin an ninh hàng hải (Trung tâm).
2- Ngay sau khi nhận được các thông tin quy định trên, Trung tâm phải chuyển tiếp các thông tin đó đến các tổ chức, cá nhân sau: Cảng vụ hàng hải, Cảng vụ đường thủy nội địa; cán bộ an ninh của chủ tàu; cơ quan có thẩm quyền của quốc gia có liên quan, đồng thời thông báo cho Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự).
Trong trường hợp Trung tâm không thể liên lạc được với cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà tàu biển hoặc giàn di động mang cờ quốc tịch thì sẽ thông qua Cục Lãnh sự để thông báo cho các cơ quan có liên quan của quốc gia đó biết.
3- Xử lý ngay sau khi nhận được thông tin do Trung tâm truyền phát. Cụ thể, các Cảng vụ hàng hải, Cảng vụ đường thủy nội địa phải thông báo cho cán bộ an ninh của cơ sở cảng và tàu biển, giàn di động dự kiến sẽ đến hoặc đang hoạt động tại cơ sở cảng thuộc khu vực quản lý, Bộ đội Biên phòng cửa khẩu cảng hoặc Công an cửa khẩu cảng. Cán bộ an ninh của chủ tàu phải thông báo cho sĩ quan an ninh tàu biển do mình quản lý biết để áp dụng cấp độ an ninh hàng hải cho tàu biển, giàn di động.
4- Các tàu biển, giàn di động và cơ sở cảng phải triển khai kế hoạch an ninh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Nghị định quy định rõ việc tiếp nhận, xử lý và truyền phát thông tin an ninh hàng hải giữa Trung tâm, Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển, Bộ Công an và các cơ quan có liên quan với các chủ cơ sở cảng, chủ tàu phải bảo đảm thông suốt 24/24 giờ trong ngày, kịp thời, chính xác, đúng quy định của pháp luật về bảo mật, bằng các phương thức phù hợp (điện thoại, fax, email, bưu chính). Địa chỉ liên lạc thực hiện theo danh mục thông tin liên lạc an ninh hàng hải do Cục Hàng hải Việt Nam thông báo.
Trong quá trình triển khai thực hiện việc tiếp nhận, xử lý và truyền phát thông tin an ninh hàng hải, nếu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan khác thì hai bên có trách nhiệm chủ động trao đổi thống nhất và phối hợp thực hiện.
