Theo đó, kết quả rà soát từ sau thông cáo thứ 2 ngày 20/3 và căn cứ báo cáo của Hội đồng kiểm kê ngày 15/3 đã ghi nhận thiếu 121 cuốn sách. Sau gần 10 ngày rà soát đối chiếu đã tìm thấy 14 quyển. Bởi vậy, hiện tổng số sách thất lạc giảm xuống còn 107 quyển.
Về sách hư hại, đơn vị lập nhóm chuyên gia rà soát toàn bộ 877 kí hiệu sách được xếp vào nhóm “hư hại nặng”. Các tài liệu hư hại được chia thành 3 loại. Kết quả: loại A có 540 quyển, loại B có 227 quyển, loại C có 110 quyển.
Bởi vậy, thông tin 877 quyển sách hư hại nặng mà trưởng nhóm rà soát báo cáo trước Hội đồng kiểm kê ngày 15/3 chưa phản ánh đúng sự thực, do chưa trực tiếp kiểm tra sách mà chỉ tổng hợp từ các ghi chép của bộ phận tu bổ về tình trạng vật lý.
Theo Viện Nghiên cứu Hán Nôm, sách mất, thất lạc và hư hại có 123 quyển kể từ thời điểm bàn giao năm 1983 đến nay, thuộc trách nhiệm quản lý của Viện.
Trong số này, ngoài 2 sách đã có “phiếu ma” tại Phòng Bảo quản xác định thời điểm mất (1986) từ khi Viện mới nhận bàn giao - 121 sách còn lại, căn cứ theo giấy tờ ghi chép và tình hình thực tế, có dấu hiệu đã mất, thất lạc từ trước năm 1997 đến giữa năm 2020, được phát hiện trong đợt kiểm kê rà soát năm 2022 - 2023.
Nguyên nhân mất, thất lạc sách do có sự lẫn lộn trong kho, vì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản và tu bổ kéo dài nhiều năm đối với số lượng tài liệu lớn, lại ở một không gian kho nhỏ, thiếu giá để sách, khiến cho kho sưu tầm bị phân tán, các kí hiệu sách không liền mạch, không được đặt tại một khu vực cố định riêng, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát.
Quá trình kiểm kê và bàn giao kho sưu tầm trong các năm 2005 và 2013 không đảm bảo đúng quy trình, vì không đánh dấu vào sổ đăng kí cá biệt. Người được giao quản lí chìa khoá kho sách đã thiếu chặt chẽ trong việc phân quyền đóng mở cửa kho.
Viện Nghiên cứu Hán Nôm đánh giá việc mất, thất lạc và hư hại tài liệu là tổn thất lớn đối với kho sách Hán Nôm nói riêng, với văn hiến cổ điển Việt Nam nói chung.
Tập thể và cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm trước sự việc này. Viện đang tổ chức xác định trách nhiệm liên quan. Cơ quan công an đang điều tra làm rõ sự việc với các sách đã báo mất.
Sự việc mất, thất lạc và hư hại tài liệu cần được giải quyết trên tinh thần trân trọng tài liệu một cách đúng mức (không hạ thấp, không thổi phồng) và tinh thần khoa học nghiêm túc; giải quyết một cách công khai, minh bạch, có căn cứ pháp lý.
Viện Nghiên cứu Hán Nôm cũng cho biết, sẽ sớm thực hiện tổng kiểm kê toàn bộ tài liệu Hán Nôm một lần nữa để sắp xếp, chỉnh lý lại kho sách, đóng dấu kiểm kê vào từng đơn vị tài liệu.
