Từ kinh nghiệm và nhiệt huyết, nhiều giải pháp rất hữu ích được nam sinh viên từng kinh qua nhiệm vụ ban cán sự lớp chia sẻ.
Tận dụng triệt để công nghệ
Nhiệm vụ đầu tiên và cơ bản nhất của lớp trưởng là trở thành cầu nối thông tin giữa nhà trường và các bạn sinh viên trong lớp. Đó có thể là thông báo hành chính từ ban giám hiệu, là các thông báo tham gia hoạt động ngoại khoá từ đoàn hội, là lịch học lịch thi từ khoa mà sinh viên theo học.
Một lớp trưởng tốt cần đảm báo thông tin được phổ biến đầy đủ tới tất cả các thành viên, và theo chiều ngược lại chuyển những tâm tư nguyện vọng, ý kiến của tập thể lớp tới thầy cô, anh chị có thẩm quyền. Khó khăn đặt ra ở đây đến từ sự đa dạng của nguồn thông tin.
Kinh nghiệm của Vũ Mạnh Cường khi làm lớp trưởng là thông tin đến từ rất nhiều nguồn: Website, gmail, facebook, tin nhắn, zalo, và đôi khi là gọi điện trực tiếp.
Vậy làm thế nào để có thể đảm bảo tất cả nguồn thông tin kể trên có thể đến với từng thành viên trong lớp một cách nhanh nhất?
Sau 3 năm làm lớp trưởng, giải pháp của Cường là tự động hóa và phân phối người đưa tin. Theo đó, mỗi lớp đều nên có cho riêng mình một hòm thư điện tử, đi kèm với một thư mục drive để lưu trữ các thông tin chung qua các năm.
Khi cung cấp thông tin liên lạc cho văn phòng khoa hoặc các thầy cô, lớp trưởng nên đưa kèm địa chỉ mail cá nhân và mail của lớp.
Tiếp đó, gmail có một chức năng là liên kết hòm thư chính với hòm thư nhận mail, tức là khi thầy cô gửi 1 mail về hòm thư lớp, mail đó sẽ tự động được chuyển tiếp tới hòm mail cá nhân. Thời gian phân phối thông tin trong trường hợp này sẽ giảm đi đáng kể.
Ngoài ra trên điện thoại thông minh, ứng dụng gmail cho phép đăng nhập vào nhiều tài khoản email và sử dụng cùng một lúc. Mình khuyến khích các bạn lớp trưởng tải ứng dụng này và ứng dụng drive để có thể quản lí và lưu trữ thông tin một cách nhanh nhất.
Về phân phối người đưa tin, không phải lúc nào lớp trưởng cũng có thời gian để online hay check một vòng tất cả các nguồn thông tin mình nói ở trên, vậy nên lớp trưởng cần có những người bạn giúp đỡ mình.
“Ở lớp, mình có nhờ 1 bạn tên phụ trách email và gmail của lớp trong trường hợp mình không rảnh vào thời điểm liên lạc. Ngoài ra, mình cũng nhờ các bạn trong lớp chủ động share thông tin cần thiết, hữu ích về group lớp nếu chưa thấy mình đăng.
Có rất nhiều trường hợp các bạn trong lớp đã share thông tin về lịch thi, điểm thi, ngày giờ làm thủ tục hành chính mà các bạn thấy trong khi lướt facebook.
Cá nhân mình thấy khối lượng công việc phải làm giảm đi rất nhiều, các bạn khác cũng có thói quen chủ động nắm bắt những thông tin quan trọng liên quan tới bản thân” – Vũ Mạnh Cường chia sẻ.
Giải quyết gọn nhẹ công việc phát sinh đột xuất
Một kinh nghiệm hay được Vũ Mạnh Cường chia sẻ từ thực tế phát sinh công việc đột xuất: Tuần trước, mình được nhận thông báo của đoàn trường về việc đóng góp ủng hộ đồng bào với mức tiền 5.000 đồng/sinh viên.
Cái khó là thông báo được đưa ra vào thời điểm lớp đang nghỉ thi học kì, gọi các bạn sinh viên đến trường để đưa 5.000 đồng không phải là một ý hay. Vậy thì cần phải làm thế nào?
Như các bạn cũng đoán được thì cách nhanh nhất là trích quỹ lớp; sau đó có thể thông báo trên group lớp.
Như vậy, các lớp nên có một khoản quỹ lớp được đóng đều đặn, khoản này sẽ dùng để chi trả cho việc photo, liên hoan tập thể và dự phòng những lúc cần huy động tiền vào ngày nghỉ.
Cách này có một điểm cộng duy nhất là nhanh và tiện, tuy nhiên nó sẽ làm mất đi cơ hội đóng góp nhiều hơn từ các bạn sinh viên.
“Ví dụ nếu có bạn muốn đóng nhiều hơn thì sao? Nếu có bạn muốn quyên góp cả tiền mặt và những vật khác như sách vở, quần áo? Những vấn đề như từ thiện là khá nhạy cảm và cần nhiều hơn sự tự nguyện, lòng cảm thương từ mỗi sinh viên thay vì thực hiện một cách công nghiệp” – Vũ Mạnh Cường nêu tình huống.
Tùy cơ ứng biến
Tuy nhiên, tiền bạc không phải là thứ duy nhất cần tập trung trong thời gian nghỉ hay lớp không đến trường. Có nhiều trường hợp cần tổ chức họp lớp như lên ý tưởng văn nghệ, thăm thầy cô hay trong trường hợp của mình là bình bầu hạnh kiểm, đăng ký bảo hiểm y tế,...
Giải pháp của Cường là cố gắng tổ chức online, facebook có chức năng tạo poll để vote các ý kiến. Trong trường hợp quá khó khăn, một giải pháp cuối cùng luôn là hỏi các thầy cô.
Các thầy cô trong trường luôn thông cảm và sẵn sàng tạo điều kiện tốt nhất để sinh viên hoàn thành các nhiệm vụ được giao, chỉ cần các bạn hỏi xin lời khuyên, trình bày rõ ràng hoàn cảnh và nếu được thì đề xuất giải pháp bạn mong muốn.
“Kì vừa rồi mình đã làm đánh giá rèn luyện cho cả lớp một cách hoàn toàn online sau khi được thầy giáo vụ khoa cho phép bỏ qua phần chữ kí của từng sinh viên” – Vũ Mạnh Cường chia sẻ.
"Không lương, không lợi thế, lắm khi áp lực và vô vàn trách nghiệm – đấy chính xác là những từ ngữ miêu tả vị trí lớp trưởng. Một vị trí mà mình tin là các bạn, những con người trách nhiệm sẽ thấy bỏ thì thương mà vương thì tội. Khi một vấn đề trong lớp xảy ra, lớp trưởng là nhân vật đầu tiên bị nhắc tên. Cần đóng góp một khoản gì đó mà chưa kịp huy động, lớp trưởng cũng sẽ là người cần bỏ tiền túi để ứng trước. Lắm hôm đi học được hết đứa này đứa khác nhờ điểm danh hộ, đánh đủ thì bứt rứt, đánh thiếu lại lo sứt mẻ tình anh em.
Làm lớp trưởng là một nhiệm vụ không hề đơn giản và khá áp lực. Tuy nhiên vị trí này cũng mang lại cho chúng ta nhiều giá trị đáng quý. Đó là khả năng sắp xếp và bao quát công việc, là khả năng giao tiếp trước đám đông, là khả năng linh hoạt xử lí vấn đề, là cơ hội được tiếp xúc với các thầy cô anh chị đi trước mà nếu chịu khó tìm hiểu, các bạn sẽ nhận ra họ cũng trẻ trung, hóm hỉnh và vô cùng dễ mến".
Vũ Mạnh Cường – lớp trưởng lớp 1A15 khoa tiếng Anh, Trường ĐH Hà Nội
