Khi bạn tưởng tượng về một người làm việc hiệu quả, có lẽ bạn sẽ nghĩ đến một người tập trung cao độ vào công việc và không bao giờ trì hoãn. Đây là kiểu người có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu với một chiếc máy tính xách tay.
Sự thật là những người làm việc hiệu quả cũng phải đối mặt với những thách thức về sự trì hoãn giống như chúng ta. Nhưng điểm khác biệt là họ sử dụng những phương pháp phù hợp để khắc phục sự trì hoãn.
Đầu tiên, họ hiểu lý do tại sao họ trì hoãn, sau đó họ sử dụng các chiến lược để vượt qua sự trì hoãn trước khi nó trở nên quá nghiêm trọng.
Vòng lẩn quẩn của sự trì hoãn
Nghiên cứu mới của Joseph Ferrari thuộc Đại học DePaul cho thấy sự trì hoãn phức tạp hơn hầu hết mọi người nghĩ. Chúng ta thường nghĩ rằng sự trì hoãn là do quản lý thời gian kém hoặc lười biếng, nhưng nghiên cứu của Ferrari cho thấy sự trì hoãn là do tâm trạng của bạn bị chi phối bởi những cảm xúc tiêu cực.
Một khi bị ảnh hưởng bởi những cảm xúc này, bạn sẽ không thể tập trung vào công việc được nữa.
Nói cách khác, mọi người thường không trì hoãn công việc vì lười biếng hay quản lý thời gian kém, mà vì họ không có tâm trạng phù hợp để hoàn thành công việc. Điều này sẽ khiến bạn mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn.
Bạn quyết định rằng mình không có tâm trạng để làm việc, vì vậy bạn đánh lạc hướng bản thân bằng cách làm việc khác: kiểm tra email, xem tin tức, dọn dẹp bàn làm việc, trò chuyện với đồng nghiệp,...
Khi điều chỉnh tâm trạng, bạn thấy rằng mình đã lãng phí quá nhiều thời gian và cảm thấy tội lỗi. Điều này chỉ khiến bạn cảm thấy tệ hơn.
Vượt qua sự trì hoãn có nghĩa là thoát khỏi vòng luẩn quẩn bằng cách kiểm soát cảm xúc của bạn. Với chiến lược đúng đắn, bạn có thể kiểm soát mọi việc và tận hưởng niềm vui khi hoàn thành công việc. Các chiến lược sau đây sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu này.
Tìm hiểu lý do trì hoãn
Sự trì hoãn thực chất đang gửi cho bạn một số thông tin quan trọng. Điều này có thể đơn giản như bạn cần nghỉ ngơi hoặc ăn một chút gì đó, hoặc phức tạp như bạn phải gánh vác cả nhóm hoặc bạn không hài lòng với công việc của mình.
Dù là gì đi nữa, thay vì trừng phạt bản thân vì đã trì hoãn, hãy dành thời gian để suy ngẫm và tìm ra lý do tại sao bạn lại trì hoãn. Đây có thể là bước hiệu quả nhất trong hành trình hoàn thành sứ mệnh của bạn.
Loại bỏ những trở ngại
Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy dành chút thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng những trở ngại có thể phát sinh trên hành trình của bạn. Sau đó, hãy lập kế hoạch để đảm bảo chúng không cản trở bạn. Bằng cách lên kế hoạch trước, bạn có thể tập trung và tránh trì hoãn.
Hành động ngay
Đôi khi, ngay cả với những điều bạn yêu thích, việc bắt đầu cũng thực sự khó khăn. Có thể lúc đó bạn đang nhìn chằm chằm vào một tài liệu Word trống, hoặc đang đứng trên bãi biển vào một buổi sáng mùa mùa hè.
Bước đầu tiên rất khó khăn, nhưng một khi bạn đã bắt đầu (gõ đoạn văn đầu tiên hoặc lướt qua con sóng lần đầu tiên), tâm trạng của bạn sẽ cải thiện đáng kể.
Nếu bạn chỉ chú trọng vào độ khó và phức tạp của lúc bắt đầu, bạn sẽ dễ nản lòng. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện ngay, tâm trạng của bạn sẽ nhanh chóng được cải thiện, giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ.
Chia nhỏ dự án
Chúng ta thường trì hoãn vì sợ hãi trước quy mô của dự án. Để giảm thiểu sự nhút nhát này, hãy thử chia nhỏ dự án. Tìm những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể hoàn thành nhanh chóng và dễ dàng.
Ví dụ, việc viết một đề xuất mất 10 giờ tập trung nỗ lực, nhưng bạn có thể viết phần giới thiệu trong 15 phút và đưa ra danh sách các mục tiêu cần hoàn thành trong 10 phút. Trước khi bạn biết điều đó, những nhiệm vụ nhỏ hơn này đã được hoàn thành và toàn bộ dự án không còn có vẻ quá khó khăn nữa.
Làm việc trong môi trường phù hợp
Làm việc trong môi trường không phù hợp cũng có thể khiến bạn trì hoãn công việc. Môi trường làm việc phù hợp có nghĩa là tránh xa tivi, thiết bị điện tử, bạn bè và những nơi ồn ào. Điều này không hiệu quả với tất cả mọi người, nhưng bạn cần phải có kỷ luật trong không gian làm việc của mình.
