Kích thước tập tin đính kèm tối đa mà dịch vụ Gmail của Google hỗ trợ là 25 MB, vì vậy bạn có thể tìm và xóa bớt các tập tin này để giải phóng bớt dung lượng cho hộp thư Gmail của mình.
Để thực hiện, hãy sử dụng hộp Search Box trong Gmail để tìm kiếm nhanh những định dạng tập tin cụ thể. Hãy thử gõ vào đó cụm từ “filename:mp3” hoặc “filename:mov” để xác định những tập tin đính kèm dung lượng lớn.
Bạn có thể tìm tất cả những email có tập tin đính kèm không phân biệt định dạng bằng cách nhấn vào mũi tên hộp thoại xổ xuống trong ô tìm kiếm và đánh dấu vào hộp “Has attachment”. Bạn cũng có thể chuyển đổi các tập tin Office thành các định dạng riêng của Google Drive để không chiếm nhiều dung lượng lưu trữ Gmail.
Chuyển định dạng plain text cho email
Email định dạng HTML (với văn bản đã được định dạng và hình ảnh dạng nhúng) thường chiếm nhiều không gian hơn so với email định dạng plain text (văn bản thô).
Nếu công việc của bạn thường xuyên phải dùng đến số lượng lớn email Gmail hàng ngày thì hãy thiết lập định dạng plain text cho tất cả email mới mà bạn sẽ soạn, Gmail sẽ tự động lưu lại tùy chọn này trong tương lai.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tiết kiệm dung lượng bằng cách không chèn đoạn email gốc vào mỗi email mà bạn hồi đáp. Hãy xóa các đoạn văn bản email gốc trước khi trả lời hoặc chỉ chọn những đoạn có nội dung cần thiết.
Xóa email cũ
Hộp tìm kiếm của Gmail cũng giúp lọc ra những email cũ mà bạn có thể không bao giờ cần dùng đến nữa. Hãy thử nhập cụm từ “older_than:2y” để xem tất cả những email từ hơn hai năm trước, sau đó chọn tất cả chúng và nhấn nút biểu tượng thùng rác để xóa.
Dĩ nhiên bạn có thể kết hợp cách tìm kiếm này cùng với một nhãn hay một địa chỉ người gửi để lọc ra những email cụ thể mà bạn thật sự không cần đến (newsletter chẳng hạn). Hộp thoại tìm kiếm xổ xuống cũng cung cấp tùy chọn tìm kiếm theo ngày tháng.
Xóa email có kích thước lớn
Trước đây, Gmail không cho phép bạn tìm kiếm email theo kích thước nhưng giờ đây tính năng này mới được bổ sung. Hãy nhập “larger:5m” để tìm những email có kích thước từ 5MB trở lên. Bạn cũng có thể mở hộp thoại tìm kiếm xổ xuống và dùng tùy chọn kích thước trong đó.
Hãy thử tưởng tượng bạn có khoảng 300 email có kích thước từ 5MB trở lên, như vậy chúng sẽ chiếm ít nhất gần 2GB dung lượng hộp thư Gmail của bạn.
Nếu thường xuyên sử dụng Gmail để nhận email có chứa hình ảnh hay các tập tin PDF độ phân giải cao, bạn nên thường xuyên thực hiện bước này để giải phóng bớt dung lượng hộp thư Gmail.
Tải về các bản sao
Nếu không muốn xóa hẳn email cũ hay email có kích thước lớn trong Gmail, bạn có thể tải bản sao của chúng về ứng dụng mail client trên máy tính của mình để lưu trữ. Bằng cách chuyển thiết lập POP hay IMAP, bạn có thể “kéo” email về rồi sau đó lưu chúng lại hay xuất thành tập tin để lưu trữ.
Trong giao diện web của Gmail, hãy nhấn vào biểu tượng Settings hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải. Trong thẻ “Forwarding and POP/IMAP” bạn có thể bật/tắt chế độ nhận mail POP và IMAP.
