Nhiều người từ những bỡ ngỡ ban đầu dần dần thấy thú vị và cho rằng, té ra có nhiều việc không nhất thiết phải lên cơ quan vẫn có thể giải quyết được từ xa.
Bật máy tính 24/7 để có thể truy cập dữ liệu từ xa
Theo PGS.TS Đỗ Văn Dũng - Hiệu trưởng Trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TPHCM (HCMUTE), trong thời gian từ ngày 30/3 đến 12/4, nhà trường chỉ làm việc hành chính trong 1 ngày (thứ Hai) trừ Phòng dạy số và Trường quay đài truyền hình UTE-TV. Các cuộc họp của trường phải triển khai theo hình thức online qua Zoom hoặc Google Meet.
“Nhà trường đã thông báo đề nghị 100% CBVC, GV, SV khai báo thông tin theo chỉ đạo của Bộ GD&ĐT. Tất cả GV, CBVC sống ở các quận đang có dịch đều ở nhà làm việc online, không được đến trường theo thời gian kể trên” - PGS.TS Đỗ Văn Dũng chia sẻ.
Ông Nguyễn Nam Thắng - Trưởng phòng Truyền thông HCMUTE cho biết, tất cả công việc từ tiếp nhận tin tức chỉ đạo đến triển khai công việc của các thành viên trong phòng được trao đổi qua các group, nếu cần thảo luận thì họp online qua Google Meeting hoặc Zoom. Các văn bản đơn giản thì mọi người đều dùng máy tính ở nhà để soạn thảo và trao đổi qua email hoặc các phần mềm chat. Nều ai đó cần tài liệu trong máy tính ở cơ quan thì dùng Team Viewer để điều khiển máy tính từ xa (trong giai đoạn này nhà trường cho phép bật máy tính 24/7, bảo đảm đường truyền để mọi người có thể truy cập máy tính của mình tại văn phòng từ xa.
Tương tự, các trường thành viên thuộc ĐHQG TPHCM cũng nhận chỉ đạo thực hiện triển khai làm việc từ xa, hạn chế lên trường để phòng chống dịch bệnh Covid-19. ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc - cán bộ phụ trách truyền thông, Trường ĐH Quốc tế (HCMIU) - ĐHQG TPHCM, chia sẻ: “Công việc của tôi luôn được Ban Giám hiệu tạo điều kiện để có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. Khi dịch bệnh ập tới, trường buộc dùng biện pháp trực tuyến để dạy học, tôi được cho phép ở nhà làm việc từ rất sớm (giai đoạn 1 của đại dịch Covid-19).
Bộ phận truyền thông do tôi phụ trách đã cố gắng làm việc theo kế hoạch mới, chúng tôi gọi là phương án B, sau khi những hoạt động trực tiếp “offline” phải hủy. Chúng tôi thảo luận và đưa ra những phương án mới thông qua điện thoại, các app mới. Khi Chỉ thị cách ly toàn xã hội được ban ra từ 1/4 đến nay, chúng tôi tiếp tục thay đổi phương án mới, làm việc tại nhà hoàn toàn và những kế hoạch còn lại sẽ tiếp tục thực hiện, chỉnh sửa cho phù hợp với điều kiện xã hội”.
Tại Trường Hội nhập quốc tế iSchool Long An (Long An) thì giáo viên dạy học online theo thời khóa biểu, sử dụng ứng dụng Microsoft Teams của bộ Office 365 để tạo lớp học và giảng dạy. Giáo viên và học sinh mỗi người đều có tài khoản Office 365 riêng để đăng nhập vào các lớp học này. Lịch dạy như thời khóa biểu đi học bình thường, có điểm danh, đánh giá, kiểm tra.
Chị Nguyễn Phương Huyền Trâm - cán bộ Phòng Tư vấn tuyển sinh, Trường Hội nhập quốc tế iSchool Long An cho biết, đối với nhân viên thì công việc tại trường vẫn thực hiện như hằng ngày, chỉ có thay đổi nơi làm việc từ trường về nhà. Nhà trường sử dụng email Outlook của bộ Office 365 và hầu hết nhân viên đều có email, smartphone (email có thể cài trên smartphone) nên việc trao đổi, chỉ đạo qua email tương đối thuận lợi và kịp thời, “Hiện tôi chủ yếu tư vấn tuyển sinh trực tuyến qua mạng xã hội và điện thoại. Trong thời gian này, tôi tập trung phát triển các kênh online, giới thiệu thông tin tuyển sinh trên website, Facebook, làm các clip truyền thông, phát triển kênh YouTube... đẩy mạnh tư vấn online” - chị Nguyễn Phương Huyền Trâm chia sẻ.
“Nên tránh xa cái giường”
Nhìn chung khi làm việc ở nhà thì tùy người, có người ngồi vào bàn làm việc có máy tính và giải quyết công việc, hoặc thông qua điện thoại để nắm tin tức và giải quyết công việc chỉ đạo… Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Nam Thắng (Trưởng phòng Truyền thông HCMUTE) do đặc thù của phòng truyền thông là hỗ trợ các đơn vị trong việc làm các video dạy học online nên khi quay video phục vụ việc dạy học online hoặc thực hiện các sản phẩm video khác phải làm trực tiếp tại phòng quay phim của trường.
“Khó khăn lớn là công việc này đòi hỏi phải sử dụng trang thiết bị hiện đại, máy tính có cấu hình cao nên không làm việc từ xa như một số vị trí khác mà phải trực tiếp với thiết bị. Còn các vấn đề liên quan đến ký tá, văn bản giấy... thì dành ngày thứ 2 và thứ 5 hàng tuần để giải quyết trực tiếp” - ông Nguyễn Nam Thắng chia sẻ.
Còn với ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc (HCMIU), ở nhà vừa làm việc vừa chăm con nhỏ nên có phần vất vả. “Nếu nói về khó khăn thì khó khăn của tôi là vừa làm việc vừa chăm con nhỏ. Thời gian của tôi hơi lộn xộn để hoàn thành mọi thứ nhưng tôi vẫn cố gắng làm những lúc con ngủ. Thêm vào nữa tình hình dịch thay đổi liên tục, phức tạp nên kế hoạch của chúng tôi đề ra từ tháng trước đến tháng này lại phải đổi để phù hợp hơn. Cứ vậy, cảm giác như đánh trận liên tục và dễ tụt hết cảm xúc làm việc. Về lương bổng thì chúng tôi cũng chia sẻ với nhà trường vì giai đoạn này cả thế giới đều khó khăn chứ đâu chỉ riêng chúng tôi” - ThS Bích Ngọc bày tỏ.
Nói về những khó khăn trong quá trình làm việc online, chị Huyền Trâm (Trường Hội nhập quốc tế iSchool Long An) cho biết: “Đối với các bộ phận cần giấy tờ, tài liệu thì mang tài liệu về nhà xử lý hoặc nếu thiếu thì có thể lên trường lấy. Tuy nhiên làm ở nhà sẽ gặp một số khó khăn là khi phần mềm bị lỗi hoặc gặp sự cố về máy tính, thiết bị sẽ khó xử lý, cúp điện hay lỗi mạng cũng sẽ ảnh hưởng nhiều”.
Là người có nhiều trải nghiệm trong làm việc từ xa, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc (HCMIU) đúc kết một số kinh nghiệm: “Đầu tiên là chúng ta nên tránh xa cái giường ra. Nó sẽ khiến bạn lim dim lúc nào không hay. Thứ 2 là ăn sáng, nếu ăn sáng quá no sẽ khiến mình dễ bị buồn ngủ. Thứ 3 là phải đẹp, tuy làm việc ở nhà nhưng nên ăn mặc một chút, đây là cách đánh lừa não bộ khá hiệu quả, diện lên khiến bạn sẵn sàng hơn về mặt tinh thần, không bị uể oải…”.
