Đó là một cái vòng luẩn quẩn. Có lẽ đã đến lúc phải học cách quản lý thời gian thiên về lý trí và hiệu quả. Dưới đây xin mách nhỏ bạn 6 nguyên tắc để đạt tới mục tiêu này. Chúng rất đơn giản, nhưng nếu thực hiện được, chúng sẽ cho phép bạn trở thành chuyên gia giỏi về tổ chức cuộc sống.
Nguyên tắc thứ 1: Bắt đầu ngày hôm nay từ ngày hôm qua
Ngay cả trong trường hợp bạn là “vua ngủ”, bạn phải tìm cách chiến thắng chính mình để thay đổi tình hình. Bạn cần bắt đầu một ngày mới từ ngày hôm trước. Làm được như vậy, bạn sẽ có nhiều tinh thần và nghị lực để làm việc hơn, bạn sẽ làm cho cơ thể bạn quen dần với thời gian ngủ 8 tiếng một ngày. Thói quen hàng ngày giúp bạn tránh được những lộn xộn trong cuộc sống và trong công việc.
Khi bạn ngủ 12 tiếng hay hơn 12 tiếng một ngày, bạn cứ tưởng như thế là mình ngủ đẫy giấc, là ngủ đủ. Nhưng trong thực tế bạn đã biến mình thành kẻ lười nhác. Vì vậy, nếu bạn muốn là chuyên gia giỏi về quản lý thời gian, bạn hãy đặt đồng hồ báo thức vào các buổi sáng. Lúc đầu chỉ cần bạn dậy sớm hơn thường lệ 30 phút. Vì như vậy mỗi tuần bạn có thêm ba giờ rưỡi đồng hồ!
Nguyên tắc thứ 2: Ghi vào lịch chi tiết mọi công việc và lập kế hoạch với thời gian dự phòng hợp lý
Nếu bạn là “người của Internet”, bạn có thể dùng lịch online bằng cách ghi mọi kế hoạch lớn nhỏ của mình trên điện thoại và theo dõi, điều chỉnh thường xuyên khi cần thiết. Nếu bạn thích những cái đó được thể hiện trên giấy, bạn nhớ chọn mua một cuốn lịch túi nhỏ, nhẹ để có thể cho vào trong túi xách, ba lô, lúc nào cũng lấy ra cho vào một cách dễ dàng, thuận tiện. Bạn hãy mang nó theo người và tích cực ghi chép mọi lúc mọi nơi. Thậm chí phải ghi cả những công việc đã thành thói quen, thành bắt buộc phải làm hàng tuần, hàng ngày.
Ngoài ra cần phải lập kế hoạch cho một ngày bằng cách bắt đầu thực hiện những công việc khó khăn và quan trọng hơn những công việc khác. Bởi chính khoảng thời gian từ sáng đến 12 giờ trưa là thời gian năng lực trí tuệ của con người ta đạt tới đỉnh điểm. Khi đó chúng ta làm việc hiệu quả nhất.
Nguyên tắc thứ 3: Làm ra làm, chơi ra chơi
Bạn đừng mất thời gian vào những việc vô bổ. Trong khi làm việc, bạn hãy tập trung đầu óc cho công việc. Những chuyện lặt vặt khác như đọc báo, tán gẫu, lướt mạng xã hội…, hãy để sau. Các thứ kể trên chỉ tổ làm cho bạn phân tán đầu óc và đẩy bạn ra khỏi nhịp độ công việc. Bạn hãy kiểm tra lại mình một cách nghiêm túc xem cái gì hàng ngày làm bạn mất nhiều thời gian nhất. Bạn hãy ghi lại tất cả những cái đó và theo dõi tính tích cực của mình trong một tuần lễ. Sau khoảng thời gian này bạn cần nhìn vào những gì đã ghi trong lịch và suy nghĩ xem cần phải loại bỏ những gì. Xin bạn ghi rõ thời gian bạn để ra cho một công việc cụ thể.
Nguyên tắc thứ 4: Ưu tiên thời gian thích đáng cho những nhiệm vụ phải hoàn thành
Nói cách khác là ưu tiên trước hết những nhiệm vụ quan trọng thay vì quan tâm dàn trải đến tiểu tiết.
Bạn đang làm nhiều việc một lúc, cái gì bạn cũng bới ra và không biết khi nào mới làm xong ư? Nỗi lo ngại về việc không hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn chỉ có thể càng ngày càng lớn khi bạn không nhìn thấy hiệu quả trong công việc mình làm. Bạn cần học cách xác định mức độ ưu tiên cho một vài trong số các nhiệm vụ được giao. Quan trọng nhất đối với bạn là các nhiệm vụ phải hoàn thành trước mắt và những nhiệm vụ mà hiệu quả chúng đem lại sẽ giúp bạn đạt tới những mục tiêu cơ bản. Nhưng làm gì để nhận ra đâu là những mục tiêu cơ bản? Đó là những nhiệm vụ lớn mà việc hoàn thành đem lại lợi ích lớn lao cả cho cá nhân bạn lẫn lợi ích công ty tuyển dụng bạn.
Nguyên tắc thứ 5: Tính hệ thống thay vì tính tùy hứng
Kỹ năng lập kế hoạch một cách có hệ thống và điều chỉnh kịp thời những bất hợp lý trong công việc cũng rất có lợi trong việc quản lý chi tiêu tài chính. Nếu bạn đều đặn bỏ ra một khoản tiền nhất định hàng tháng, khoản tiền tiết kiệm của bạn sẽ tăng đáng kể. Quan trọng là bạn làm theo nguyên tắc đơn giản: Dành dụm thường xuyên, không quan trọng bao nhiêu, quan trọng là đều đặn. Bạn sẽ quen dần với việc mình thường xuyên dành dụm, thậm chí bạn sẽ thấy ngạc nhiên là sau một thời gian, số tiền để ra không hề nhỏ như bạn nghĩ. Nhờ đó khi xuất hiện những khoản chi tiêu đột xuất, bạn sẽ không bị bất ngờ. Tự nhiên bạn có được một món tiền “trời cho” giúp bạn không phải vay mượn bất cứ ai.
Nguyên tắc thứ 6: Không cả nể, cần thẳng thắn!
Nói “không” cũng là một kỹ năng đáng quý. Bạn đừng cho phép người khác quấy rầy mình, đừng để ai đó bắt bạn mất thời gian vào những vấn đề riêng của họ khi bạn đang cần tập trung cho nhiệm vụ chủ yếu của mình. Thậm chí nếu ai đó cần bạn, bạn hãy xác định rõ ranh giới của sự nhờ vả này và nói “không” một cách dứt khoát. Chính bạn là người chọn thời điểm mình có thể giúp, thời điểm đó phải thuận lợi nhất cho bạn.
Nếu chúng ta, các ông bố, bà mẹ, không biết cách làm chủ hoàn toàn thời gian và tài chính của mình, chúng ta sẽ khó lòng dạy bảo con cái chúng ta về các lĩnh vực này. Vì vậy, bạn hãy trang bị cho mình khả năng kiểm soát và khả năng lập kế hoạch.
Lời khẳng định trên chứa đựng nhiều sự thật. Tất nhiên không phải là chuyện cái gì mình cũng tự làm lấy. Một khi có thể được, bạn nên phân công trách nhiệm và yêu cầu người khác giúp đỡ mình. Nhưng bạn hãy tạo ra cảm giác là mình chủ động mọi chuyện. Nếu là lãnh đạo, bạn phải kiểm soát những người dưới quyền và hỏi han cặn kẽ về tiến trình thực thi nhiệm vụ của họ.
Việc phân công trách nhiệm trong gia đình cũng tương tự như vậy. Bạn đừng bao giờ ôm vào mình tất cả mọi thứ mà phải chia sẻ mối quan tâm chung với bạn đời. Vấn đề quan trọng là phải có sự thỏa thuận trước và đi đến thỏa thuận một cách hòa bình, không gay gắt, không bên nào gây áp lực cho bên nào.
Làm được điều trên đây, bạn có thể ngủ ngon mà không phải lo những bất ngờ trong đời ập đến!
