Theo đó, đối với bằng tốt nghiệp THCS hay THPT, tùy từng bậc học, sở yêu cầu phòng giáo dục các quận huyện, các trường THPT, trung tâm GDTX, phải bảo đảm tính chính xác, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ, trong sổ gốc cấp văn bằng.
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, an toàn, phòng chống cháy nổ trong việc in, bảo quản văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật.
Các phòng giáo dục, các trường ban hành quy chế bảo quản, lưu giữ, sử dụng cấp phát văn bằng và phải quy định rõ trách nhiệm từng đơn vị, cá nhân và chế tài xử lý khi để xảy ra vi phạm.
Trường hợp văn bằng đã được trưởng phòng GD, giám đốc sở GD&ĐT ký, đóng dấu nhưng bị mất trước khi cấp cho người học, cơ sở giáo dục để xảy ra mất phải lập biên bản, thông báo ngay với cơ quan công an địa phương, cơ quan quản lý và báo cáo sở GD&ĐT, Bộ GD&ĐT.
Sở cũng nhấn mạnh các phòng giáo dục, các trường THPT, trung tâm GDTX quy định cụ thể trách nhiệm quản lý và phát văn bằng của nhà trường, quy định cụ thể việc lưu trữ văn bằng chưa phát cho người học.
Trước ngày 15/12 hằng năm, thủ trưởng các cơ sở GD phải báo cáo về Sở về số lượng văn bằng, chứng chỉ đã cấp trong năm.
