Hiệu quả tích cực từ chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ và thu chi

Giảm gánh nặng sổ sách

Quản lý giấy tờ vốn là gánh nặng với các trường khi mất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực để lưu trữ bảo quản khối lượng lớn hồ sơ, sổ sách. Chính vì vậy, triển khai số hóa hồ sơ sổ sách và học bạ điện tử đã giảm áp lực, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục.

Cô Lều Thu Hà - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Hồng Hà (quận Hoàn Kiếm, Hà Nội) chia sẻ: Hằng năm có một số học sinh ra trường và vào trường, do đó phải sắp xếp lại hệ thống học bạ. Việc sắp xếp, lưu trữ trong nhà trường tốn khá nhiều thời gian, công sức, dễ bị thất lạc.

Do đó, nhà trường quyết định tiên phong triển khai học bạ điện tử. So với học bạ giấy, học bạ điện tử quản lý tập trung, nhất quán nên dễ dàng cung cấp đầy đủ dữ liệu thông tin học sinh. Bên cạnh đó, mỗi em được cung cấp một mã định danh dùng suốt quá trình học tập nên việc quản lý thuận lợi.

Chỉ với thao tác đơn giản, giáo viên có thể tùy chỉnh học bạ số theo nhu cầu, dùng chữ ký số để thực hiện với nhiều học bạ học sinh cùng một lúc. Khi giáo viên đã nhận xét và ký học bạ xong thì lập tức những thông tin này được đưa lên hệ thống phần mềm sổ liên lạc điện tử, giúp phụ huynh biết được kết quả học tập của con em.

Bên cạnh đó, khi giáo viên, nhà trường ký chữ ký số vào phần mềm học bạ thì không thể sửa đổi. Chính vì vậy, học bạ số có tính minh bạch, đảm bảo phần kết quả học tập của học sinh được bảo lưu nhiều năm.

Học bạ số không chỉ là công cụ theo dõi tiến trình học tập mà còn giúp phụ huynh gắn kết chặt chẽ hơn với nhà trường. Chị Nguyễn Huyền Ly - phụ huynh học sinh quận Hoàn Kiếm chia sẻ: “Qua phần mềm học bạ số, chúng tôi có thể biết tình hình học tập của con trong ngày. Còn với sổ liên lạc điện tử, phụ huynh cập nhật được kết quả học tập và kết nối với giáo viên”.

Minh bạch hóa các khoản thu

Chuyển đổi số trong giáo dục còn được thể hiện qua việc áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt qua phần mềm ứng dụng. Công tác thu phí diễn ra nhanh chóng chính xác giúp rút ngắn quy trình, giảm sáp lực, rủi ro đảm bảo tin cậy bảo mật thông tin.

Hiện việc thu phí tại các nhà trường thực hiện qua 2 mức độ cơ bản: Mức độ 1 là thu phí thủ công, phụ huynh học sinh nộp tiền mặt cho giáo viên chủ nhiệm hoặc thủ quỹ nhà trường. Mức độ 2 là thu phí bán tự động, phụ huynh nộp tiền chuyển khoản qua ngân hàng, sau đó thủ quỹ thực hiện tổng hợp và gạch nợ thủ công.

Hai mức độ trên còn nhiều nhược điểm, đó là nhà trường tốn thời gian, nguồn lực thu tiền; kế toán mất nhiều công sức, gạch nợ thủ công. Việc thu phí dễ sai sót, rủi ro thất thoát. Phụ huynh học sinh mất thời gian, công sức tới trường nộp tiền; quên, trễ đóng học phí hoặc chuyển khoản có thể sai nội dung/không ghi nội dung khiến quá trình truy soát mất thời gian.

Do đó, mức độ 3 - thu phí tự động hóa toàn bộ quy trình được đưa ra. Với mức độ này, phụ huynh thanh toán trực tuyến qua các ứng dụng phần mềm. Hệ thống này sẽ kết nối giữa kế toán - hiệu trưởng - phụ huynh học sinh. Kế toán nhà trường lập khoản thu, xuất hóa đơn; hiệu trưởng giám sát; phụ huynh học sinh nhận thông báo và nộp tiền online.

Hình thức thu phí không dùng tiền mặt - tự động hóa toàn bộ quy trình giúp phụ huynh học sinh có thể đóng tiền mọi lúc, mọi nơi; tức thời nhận thông báo học phí; không cần mở thêm tài khoản ngân hàng. Quy trình này cũng giúp các trường tiết kiệm thời gian thu, kiểm đếm tiền, ghi chép sổ sách, nộp tiền ngân hàng; tránh rủi ro sai sót, thất thoát; tiết kiệm thời gian, biên lai, hoá đơn.

Sau thời gian thử nghiệm phần mềm thu học phí, Cô Chu Thị Xuân Hường - Hiệu trưởng Trường THCS Hoàng Mai (quận Hoàng Mai) nhận thấy có nhiều ưu điểm. Phần mềm giúp bộ phận kế toán cũng như giáo viên tiết kiệm thời gian công sức nhập liệu nhờ sử dụng tối đa dữ liệu đã có sẵn trên cơ sở dữ liệu của ngành.

Hằng tháng, kế toán chỉ vệc kiểm tra dữ liệu trước khi gửi thông báo cho cha mẹ học sinh. Việc đối soát tiền về được tự động ghi nhận trong mã học sinh chính xác đến từng đồng giúp kế toán nhà trường không phải đối soát theo từng biên lai hay sổ phụ ngân hàng như hình thức chuyển khoản.

Công tác thu phí diễn ra nhanh chóng chính xác giúp rút ngắn quy trình, giảm áp lực, rủi ro, đảm bảo tin cậy về bảo mật thông tin. Cha mẹ học sinh có thể dễ dàng thanh toán mọi nơi, mọi lúc, nhận phiếu thu online, xem được trạng thái nộp tiền, thời gian nộp tiền thành công. Nhà trường theo dõi được tiến độ thu các khoản thu theo khối lớp, từng học sinh mọi lúc mọi nơi, từ đó chỉ đạo kịp thời công tác này.