Theo đó, chuẩn bị cho việc họp phụ huynh có thể theo theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Hiệu trưởng chuẩn bị kế hoạch họp CMHS, được thống nhất trong lãnh đạo nhà trường về thời gian, địa điểm, nội dung (các hoạt động của nhà trường) và thành phần dự họp; thống nhất trong cán bộ chủ chốt của trường và thống nhất với giáo viên chủ nhiệm (GVCN).
Bước 2: Hiệu trưởng thống nhất kế hoạch họp CMHS với Ban ĐDCMHS của trường. Phân công cụ thể nội dung chuẩn bị và triển khai tại cuộc họp (gồm Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, Ban ĐDCMHS trường - lớp).
Bước 3: Phát hành thư mời họp, thư mời gửi CMHS và dán công khai các nội dung triển khai trong kì họp trên bảng thông báo, xung quanh nơi tổ chức cuộc họp trước ngày họp ít nhất từ 3 đến 5 ngày.
Bước 4: Tiến hành họp
Đầu năm học (họp lần 1): Hiệu trưởng triển khai đến tất cả CMHS toàn trường hoặc có thể họp theo từng khối (tùy thuộc vào chỗ ngồi của phòng họp).
Họp lần 2 trở đi: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng họp với Ban ĐDCMHS của trường và của lớp, khuyến khích Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng họp với tất cả CMHS.
Bước 5: Giáo viên chủ nhiệm họp với Ban ĐDCMHS của lớp (lớp cũ) thống nhất kế hoạch họp CMHS. Phân công cụ thể nội dung chuẩn bị và triển khai tại cuộc họp (gồm giáo viên chủ nhiệm, Ban ĐDCMHS lớp). Đối với lớp đầu cấp, mời CMHS thành lập Ban ĐDCMHS tạm thời.
Đầu năm học (họp lần 1): Giáo viên chủ nhiệm kết hợp với phiên họp của Hiệu trưởng (bước 4) xong, CMHS về lớp để họp với giáo viên chủ nhiệm và cử ra Ban ĐDCMHS của lớp.
Bước 6 (đầu năm học): Hiệu trưởng tổ chức Hội nghị Ban ĐDCMHS của trường và của lớp để cử ra Ban ĐDCMHS cho năm học mới.
Yêu cầu với nội dung họp
Hiệu trưởng chuẩn bị nội dung họp chu đáo, nội dung hoạt động phối hợp với CMHS phải có sự thống nhất với Ban ĐDCMHS trường/lớp trước khi thực hiện. Thời gian họp dành nhiều thời lượng cho CMHS phát biểu ý kiến.
Người ghi biên bản cuộc họp là CMHS. Nội dung biên bản cần đảm bảo các chi tiết: thành phần tham dự (chủ trì, thư kí, số người dự,...) ; nội dung và ý kiến của người dự họp, tỉ lệ % ý kiến biểu quyết thống nhất (nếu có).
Hiệu trưởng/giáo viên chủ nhiệm cùng với Ban ĐDCMHS trường/lớp phải kết luận từng nội dung cụ thể trong biên bản để thống nhất thực hiện theo qui định. Tùy vào điều kiện cụ thể của trường, Hiệu trưởng có thể tham khảo và thực hiện những đề xuất của CMHS.
Họp CMHS theo định kì và đột xuất khi cần thiết của năm học. Thời gian họp CMHS được Sở GD&ĐT Đồng Tháp cho biết định kì theo các mốc thời gian sau: Lần 1: Tháng 8, dịp đầu năm học; lần 2, tháng 1 - sơ kết học kì I; lần 3, tháng 5 - tổng kết năm học. Thời lượng họp CMHS trong khoảng 90 phút. Khi cần thiết, họp đột xuất phải có ít nhất 50% CMHS dự họp.
