Nhiều thầy cô khi nhớ lại còn ám ảnh với những hàng dài gạch đầu dòng: Sổ ghi nghị quyết, Sổ điểm, Sổ dự giờ, Sổ họp nhóm, Sổ họp tổ, Sổ ghi tiết dạy… Mỗi lần kiểm tra hồ sơ sổ sách với thầy cô bởi vậy rất áp lực, vất vả.
Tuy nhiên, hiện tình trạng này được cải thiện căn bản, bởi: Cơ quan quản lý triển khai những biện pháp chấn chỉnh quyết liệt; thực hiện giảm đầu hồ sơ; đặc biệt là hiệu quả từ việc ứng dụng công nghệ.
Đáng chú ý là Chỉ thị 138/CT-BGDĐT được Bộ GD&ĐT ban hành tháng 1/2019 yêu cầu tuyệt đối không được quy định thêm hoặc yêu cầu giáo viên có thêm các loại hồ sơ, sổ sách ngoài những loại theo quy định của Bộ GD&ĐT. Giáo viên được phép chọn hình thức trình bày, viết tay hoặc đánh máy. Từng bước sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử thay cho các loại hiện hành theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường và khả năng thực hiện của giáo viên. Cơ quan quản lý giáo dục tuyệt đối không chỉ đạo phát hành hoặc trực tiếp phát hành các loại hồ sơ, sổ sách của nhà trường, giáo viên...
Nhưng dấu mốc quan trọng, giải tỏa rất nhiều gánh nặng cho đội ngũ phải kể đến Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học. Điều lệ quy định rõ, giáo viên chỉ còn 4 đầu sổ: Kế hoạch giáo dục (theo năm học); Kế hoạch bài dạy (giáo án); Sổ theo dõi và đánh giá học sinh; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp). Sổ dự giờ, sổ họp không còn, giúp họ giảm bớt đáng kể gánh nặng hồ sơ, sổ sách; từ đó thầy cô có thêm thời gian đầu tư cho bài dạy để nâng cao chất lượng dạy học.
Bên cạnh đó, Điều lệ tiếp tục lưu ý việc sử dụng hồ sơ điện tử. Đây là chủ trương đúng đắn nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học, quản lý, góp phần thực hiện chuyển đổi số ngành Giáo dục. Hiện nay, số hóa hồ sơ, sổ sách trong nhà trường cũng được nhiều địa phương triển khai có hiệu quả - trở thành giải pháp căn cơ, lâu dài, giúp việc quản lý hồ sơ minh bạch, khoa học, giảm nhiều thời gian và công sức.
Có địa phương trong năm học 2022 - 2023 yêu cầu 100% trường trung học sử dụng hồ sơ điện tử, sổ điểm điện tử, học bạ điện tử để nâng cao hiệu quả công tác quản lý giáo dục; thực hiện nhập số liệu, khai thác, sử dụng thống nhất dữ liệu toàn ngành về trường, lớp, học sinh, giáo viên, trường chuẩn quốc gia và các thông tin khác trong quản lý và báo cáo...
Ứng dụng công nghệ giúp thầy cô sử dụng giáo án điện tử; từ đó hàng năm không phải tốn rất nhiều công viết hoặc in ấn giáo án. Việc chỉnh sửa, bổ sung giáo án cũng đơn giản và đỡ tốn thời gian, công sức, tiết kiệm tiền bạc rất nhiều. Không ít trường học thay đổi cách quản lý, duyệt giáo án in giấy bằng giáo án điện tử, đơn giản hóa việc phê duyệt của lãnh đạo tổ chuyên môn, thuận lợi hơn cho công tác quản lý hồ sơ…
Việc sử dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường là minh chứng đánh giá tiêu chí quản trị tổ chức, hành chính nhà trường. Sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử của giáo viên, nhà trường là minh chứng đánh giá tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin theo Quy định chuẩn hiệu trưởng cơ sở giáo dục phổ thông và Quy định chuẩn nghề nghiệp giáo viên cơ sở giáo dục phổ thông.
Gắn trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong thực hiện nội dung này; cùng với đó là công tác kiểm tra sát sao, tư vấn kịp thời của các cấp quản lý là điều cần tiếp tục thực hiện, giúp việc tinh gọn và sử dụng hiệu quả hệ thống hồ sơ, sổ sách trong nhà trường ngày càng tốt hơn.
