Một công cụ làm việc lâu đời như email khi so với những tiến bộ của công nghệ hiện nay, nhiều người đang hoài nghi tính khả thi của email, liệu nó có tồn tại được hay không.
Có lẽ email không còn giữ bản chất "gốc" của nó nữa, khi mà Outlook đang đưa nó vượt quá chức năng thông thường là gửi và nhận văn bản.
Nhiều người cho rằng email sắp "tàn". Những ứng dụng như Slack, HipChat, BaseCamp hay Trello chính là những công cụ đe doạ đến email. Nhưng thực tế, email vẫn chẳng mai một chút nào. Năm 2013, chúng ta đã gửi 183 tỉ email, và con số này dự kiến sẽ lên đến 207 tỉ vào năm 2017.
Công ty tư vấn thị trường McKinsey ước tính chúng ta dành đến hơn 1/4 thời gian làm việc để quản lý email. Chẳng có gì phổ biến hơn email, chẳng có gì thiết thực hơn email vì nó luôn hiện hữu trong mọi công việc.
Vậy nên sẽ rất tuyệt vời nếu có ai đó cải tiến công cụ làm việc này, mà số công ty hướng đến email lại rất ít, ngoại trừ Microsoft. Ứng dụng Outlook cho iOS và Android của hãng là ứng dụng email di động tốt nhất, cho dù bạn có đang sử dụng điện thoại nào đi nữa. Nó tốt hơn Mail, tốt hơn Gmail. Cải tiến lớn nhất của Outlook chính là nhờ vào bộ lọc thư rác.
Có thể khi nghe nói đến Outlook, nhiều người trong chúng ta nghĩ ngay đến đây là một ứng dụng để bàn quá phổ biến. Nhưng Outlook cho di động lại hoàn toàn khác, là ví dụ điển hình cho một dạng thiết kế thông minh.
Làm thế nào có thể khẳng định như vậy? Bạn hãy nhìn về năm 2014, khi mà Javier Soltero, CEO của ứng dụng email Acompli, viết một bài blog dự đoán khi Microsoft tung ra Outlook cho di động.
Ông dự đoán rằng Outlook sẽ bị kẹt, và chẳng thể đi đến đâu được. Microsoft đơn giản đáp trả bằng cách mua lại công ty của Soltero và khiến ông phải tự chứng minh rằng mình sai.
Đầu tiên, ông vẫn giữ lại Acompli mà chỉ đổi tên thành Outlook. Nhưng ròng rã một năm trời thay đổi, ứng dụng này đã thực sự biến email cũ kỹ thành một thứ gì đó rất mới, hiện đại như ngày nay.
Ứng dụng Outlook hoàn toàn phù hợp cho màn hình nhỏ của thiết bị di động. Bạn có thể kết hợp tài khoản email công việc với tài khoản cá nhân trong cùng một thư mục Inbox và có thể dễ dàng lọc ra những email quan trọng hay email chưa đọc.
Bạn cũng dễ dàng dọn dẹp hộp Inbox chỉ bằng cách quét sang trái email phiền hà nào đó.
Outlook cũng có đủ tính năng để trở thành một trung tâm quản lý mọi công việc của bạn. Chỉ cần một chạm là bạn truy cập được đến lịch làm việc, và thậm chí, lịch làm việc xuất hiện ngay cả trong email khi nó có thể nhúng được ngày giờ họp hành và tìm ra được lịch trống để bạn xếp lịch họp.
Địa chỉ liên lạc cũng vậy, tiện tay bạn luôn có những danh sách file mới nhất trên các dịch vụ đám mây. Outlook không chỉ là email, bởi vì email ngày nay không đơn giản chỉ là email đơn thuần, nó còn là công việc, là mọi thứ. Mà mọi thứ chúng ta làm việc lại diễn ra rất nhiều trên điện thoại.
Cho dù bạn có thích hay không thì công việc luôn luôn nhiều thêm và xuất hiện ở mọi nơi. Bạn có thể làm việc mà không có bàn phím, chuột, ổ cứng hay bàn làm việc, bởi vì mọi thứ đều có trên điện thoại của bạn.
Điều tiếp theo sẽ diễn ra là email sẽ thông minh hơn. Các thư mời họp hay sự kiện sẽ tự động nhảy vào lịch làm việc của bạn, nhờ tính năng machine learning và trí tuệ nhân tạo.
Vé máy bay, email xác nhận, hoá đơn điện tử sẽ tự động nhảy vào hộp Inbox được sắp xếp riêng và chúng tự hiện ra nhắc nhở bạn khi gần đến hạn chót phải thanh toán khoản tiền nào đó.
Tận dụng vị trí địa lý, lịch sử sử dụng, địa chỉ liên lạc và lịch làm việc, điện thoại của bạn có thể sẽ chỉ ra được sự kiện nào quan trọng hơn hết mà bạn cần ưu tiên giải quyết trước. Outlook hiện thời đã làm việc rất hiệu quả, nhưng có thể sẽ còn nhiều tính năng thú vị sắp đến nữa.
Cuối cùng, bạn không cần phải bảo Outlook nên làm gì, mà nó sẽ khuyên bạn nên làm gì. Rốt cuộc, email vẫn tồn tại và thậm chí sẽ còn tuyệt vời hơn bao giờ hết.
