Sở yêu cầu các đơn vị thống nhất sử dụng hệ thống phần mềm quản lý thi THPT quốc gia theo quy định của Bộ GD&ĐT, thực hiện đúng quy trình, cấu trúc, thời hạn xử lý dữ liệu và chế độ báo cáo theo quy định.
Cụ thể, mỗi đơn vị thành lập 1 tổ nhập và kiểm tra dữ liệu của thí sinh do lãnh đạo phụ trách chuyên môn chỉ đạo.
Việc nhập thông tin của thí sinh vào hệ thống được thực hiện theo lớp, nhập hết lớp này nhập đến lớp khác; khi nhập Phiếu ĐKDT, phải nhập cả ảnh của thí sinh.
Ảnh của thí sinh đưa vào hệ thống là ảnh màu kiểu Giấy chứng minh nhân dân, được chụp trước thời gian nộp hồ sơ không quá 6 tháng và có độ phân giải là 400x600 pixel.
Sau khi đã nhập xong dữ liệu, cán bộ máy tính in danh sách thí sinh đăng ký theo mẫu quy đinh trong phần mềm quản lý thi, giao cho giáo viên chủ nhiệm để tổ chức cho học sinh rà soát, ký xác nhận; việc rà soát và ký xác nhận xong chậm nhất vào ngày 29/4/2015
Tổ kiểm tra phải kiểm tra đối khớp các loại hồ sơ và ký xác nhận độ chuẩn xác của dữ liệu, có chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị.
Để an toàn thông tin của thí sinh trong dữ liệu sau khi đăng nhập vào hệ thống, cán bộ máy tính nên thay đổi ngay mật khẩu và cần giữ kín tài khoản và mật khẩu của đơn vị mình.
Sở GD&ĐT Bắc Giang cũng đưa ra một số lưu ý với các điểm thi. Theo đó, các đơn vị có thí sinh dự thi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện cần thiết khác phục vụ kỳ thi, đảm bảo số lượng, chất lượng văn phòng phẩm, thuốc chữa bệnh, bàn, ghế, phòng thi, tủ đựng đề thi, bài thi, thiết bị phòng chống cháy nổ, máy phát điện dự phòng ... và các phòng làm việc khác của điểm thi như phòng điều hành (phòng làm việc của điểm thi), phòng trưởng điểm thi, phòng y tế …
Để bảo mật đề thi, bài thi, cần bố trí tủ đựng đề thi, bài thi đảm bảo an toàn, có khóa chắc chắn, để tại phòng trưởng điểm thi và được bảo vệ 24/24 giờ kể từ lúc trưởng điểm thi tiếp nhận đề thi đến khi bàn giao bài thi cho hội đồng thi.
Mỗi điểm thi thi bố trí 1 điện thoại bàn (có loa ngoài), máy photo, máy vi tính, máy in để chung tại phòng điều hành. Trưởng điểm thi chịu trách nhiệm quy định việc giám sát, sử dụng điện thoại, máy photo, máy vi tính, máy in đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật.
Trong mỗi buổi thi, kể từ lúc điểm thi bắt đầu làm việc đến khi kết thúc buổi thi, các phòng không sử dụng phải được khóa niêm phong (phòng nghỉ của cán bộ coi thi, phòng thư ký điểm thi, phòng thanh tra ...). Văn phòng phẩm (giấy thi, giấy nháp ...) để tại phòng điều hành.
Các địa điểm thi phải có tường rào đảm bảo an toàn cho kỳ thi, có đủ phòng thi, ánh sáng, phòng làm việc của điểm thi, tủ bảo quản đề thi và bài thi, bàn ghế, phương tiện liên lạc, nơi ăn nghỉ cho người làm thi, nơi làm việc của bảo vệ, y tế, công tác phòng chống cháy nổ... và những điều kiện đảm bảo sự an toàn của điểm thi theo đúng quy chế.
