Quản lý thiết bị bằng vài thao tác
Có giờ dạy cần sử dụng thiết bị, cô giáo Đặng Hoàng Diệu, giáo viên Trường THPT Nguyên Bình, xã Nguyên Bình, tỉnh Cao Bằng, mở Google Sheets để kiểm tra tình trạng. Chỉ với vài thao tác, cô có thể xác định thiết bị đang rảnh, đang sử dụng, đang sửa chữa hay đã hỏng. Việc tra cứu nhanh chóng giúp giáo viên chủ động chuẩn bị bài giảng, hạn chế mất thời gian tìm kiếm.
Cô Diệu cho biết, hệ thống quản lý thiết bị điện tử mang lại nhiều thuận tiện so với cách theo dõi bằng sổ giấy trước đây. Giáo viên có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin, chủ động đăng ký sử dụng, đồng thời hạn chế tình trạng trùng lịch hoặc thiếu thiết bị phục vụ giảng dạy.
Cô Diệu là một trong những giáo viên tham gia xây dựng hệ thống quản lý thiết bị của nhà trường. Từ danh mục thiết bị hiện có, cô phối hợp với đồng nghiệp và chị Lý Thị Hải Vân, nhân viên thiết bị trường học, thiết kế bảng tính phục vụ việc theo dõi, mượn và trả thiết bị.
Hệ thống sử dụng Google Sheets, tập hợp các thông tin như mã phiếu, mã thiết bị, người mượn, bộ phận sử dụng, ngày mượn, ngày hẹn trả, ngày trả thực tế, tình trạng thiết bị khi bàn giao và hoàn trả. Dữ liệu được quản lý tập trung, giúp việc tra cứu, cập nhật và đối chiếu thuận tiện hơn.
Chị Lý Thị Hải Vân chia sẻ, trước đây, mỗi lần giáo viên mượn hoặc trả thiết bị, chị phải tra cứu sổ giấy để kiểm tra thông tin. Khi số lượng thiết bị nhiều, việc tìm kiếm và tổng hợp mất không ít thời gian. Từ khi sử dụng sổ theo dõi điện tử, chị dễ dàng nắm được lịch sử sử dụng, tình trạng thiết bị và thông tin người mượn, qua đó hạn chế nhầm lẫn trong quá trình quản lý.
Với sự hỗ trợ của AI, giáo viên có thể tìm hiểu cách thiết kế bảng dữ liệu, tạo công thức thống kê, bộ lọc và các trường thông tin phù hợp. Ngay cả những người chưa thành thạo Excel hay Google Sheets cũng có thể mô tả nhu cầu để AI gợi ý cách thực hiện, sau đó kiểm tra, điều chỉnh theo thực tế nhà trường.
Nhờ vậy, hệ thống không chỉ giúp tra cứu nhanh mà còn hỗ trợ thống kê tình hình sử dụng, nhận diện thiết bị ít được khai thác và xây dựng kế hoạch sửa chữa, bổ sung. Tuy nhiên, hiệu quả vẫn phụ thuộc vào việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, chính xác và thực hiện đúng quy trình quản lý.
Từ sổ giấy đến dữ liệu số
Tại Trường THPT Bế Văn Đàn, ứng dụng công nghệ số trong quản lý thiết bị cũng đang mang lại những chuyển biến tích cực. Theo bà Triệu Thanh Hương, Phó Hiệu trưởng nhà trường, việc chuyển từ sổ sách truyền thống sang bảng tính điện tử giúp công tác theo dõi, thống kê và quản lý thiết bị thuận tiện hơn.
Trước đây, các tổ chuyên môn phải duy trì sổ theo dõi mượn, trả thiết bị. Cuối năm học, giáo viên và nhân viên phụ trách lại mất nhiều thời gian rà soát, thống kê số lần sử dụng, đối chiếu danh mục và kiểm tra tình trạng thiết bị. Khi dữ liệu được tập hợp trên Google Sheets, thiết bị của các bộ môn như Hóa học, Sinh học và những môn học khác được quản lý tập trung, thuận lợi cho việc tra cứu, tổng hợp.
Bà Triệu Thanh Hương cho biết, nhà trường sử dụng bảng tính điện tử để theo dõi hiệu quả và mức độ khai thác thiết bị của giáo viên. Khi có nhu cầu sử dụng, giáo viên cập nhật thông tin theo hướng dẫn; nhân viên phụ trách quản lý dữ liệu, theo dõi việc mượn, trả và cập nhật tình trạng thiết bị. Quy trình này giúp giảm sự phụ thuộc vào sổ sách giấy, hạn chế thiếu sót khi tổng hợp số liệu.
Từ thực tiễn đó, việc ứng dụng AI trong quản lý thiết bị không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống công nghệ phức tạp, tốn kém. Các trường có thể tận dụng công cụ sẵn có như Google Sheets, sử dụng AI hỗ trợ thiết kế bảng dữ liệu, công thức thống kê và quy trình quản lý phù hợp với điều kiện thực tế.
Để tăng tính tiện dụng, nhà trường có thể kết hợp Google Sheets với AppSheet nhằm xây dựng ứng dụng sử dụng trên điện thoại hoặc máy tính. Tùy cách thiết lập, ứng dụng có thể hỗ trợ tạo biểu mẫu mượn, trả thiết bị, quét mã QR hoặc mã vạch để nhận diện, lưu hình ảnh khi bàn giao và cập nhật thông tin trực tiếp. Qua đó, việc quản lý được thực hiện thuận tiện hơn, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
Tuy nhiên, để hệ thống vận hành hiệu quả, các trường cần phân quyền rõ ràng giữa người cập nhật và người quản lý, thường xuyên kiểm tra dữ liệu, có phương án sao lưu và hướng dẫn giáo viên thực hiện thống nhất. Công nghệ chỉ phát huy tác dụng khi thông tin được cập nhật kịp thời, phản ánh đúng tình trạng thiết bị và phục vụ thiết thực cho hoạt động dạy học.
Tại Cao Bằng, cùng với đổi mới phương pháp dạy học và tăng cường ứng dụng công nghệ trong quản trị trường học, nhiều cơ sở giáo dục cũng từng bước sử dụng phần mềm, bảng tính điện tử để quản lý thiết bị và hồ sơ chuyên môn. Từ những giải pháp đơn giản, dễ tiếp cận, việc ứng dụng AI đang góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong nhà trường, hướng tới quản lý tài sản khoa học, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị dạy học.
