Đồng thời Sở cũng nghiêm cấm thu thập dữ liệu cá nhân bằng form không đúng thẩm quyền, trái quy định, không đúng mục đích phục vụ nhiệm vụ giáo dục.
Trường hợp các cơ quan, đơn vị trên địa bàn có nhu cầu sử dụng dữ liệu ngành phải thực hiện kết nối thông qua Trục dữ liệu của cơ sở dữ liệu ngành GD&ĐT, Trung tâm dữ liệu của TP; cơ sở giáo dục không được chia sẻ, cung cấp dữ liệu cho các đơn vị ngoài ngành.
Ngoài ra, Sở GD&ĐT TPHCM yêu cầu việc thu thập dữ liệu phải tuân thủ các nguyên tắc: Hợp pháp, chính xác, minh bạch, đúng mục đích; được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
Tất cả dữ liệu được thu thập phải được quản lý và triển khai thực hiện trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành GD&ĐT TPHCM. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm chính trong công tác thu thập dữ liệu tại đơn vị.
Đối với việc quản lý, sử dụng dữ liệu, Sở GD&ĐT TPHCM yêu cầu việc thực hiện quản lý dữ liệu tập trung trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành GD&ĐT, đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và an toàn thông tin.
Nhà trường cần phân công rõ trách nhiệm quản lý dữ liệu cho các bộ phận, cá nhân. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu, ngăn chặn truy cập, sử dụng, tiết lộ, sửa đổi hoặc phá hủy dữ liệu trái phép.
Chỉ sử dụng dữ liệu cho các mục đích phục vụ hoạt động giáo dục, quản lý, điều hành của ngành. Không được sử dụng dữ liệu cho mục đích thương mại hoặc các mục đích khác trái với quy định của pháp luật.
Cơ sở giáo dục không được chia sẻ, cung cấp dữ liệu cho các đơn vị ngoài ngành. Việc chia sẻ dữ liệu ngành giáo dục phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh quốc gia và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố có nhu cầu sử dụng dữ liệu ngành phải thực hiện kết nối thông qua Trục dữ liệu của cơ sở dữ liệu ngành GD&ĐT, Trung tâm dữ liệu của thành phố; cơ sở giáo dục không được chia sẻ, cung cấp dữ liệu cho các đơn vị ngoài ngành.
“Các đơn vị đồng bộ, lưu trữ dữ liệu trái quy định, trung gian cho đơn vị khác sử dụng dữ liệu ngành không đúng quy định tại Quyết định số 1230/QĐ-SGDĐT sẽ vĩnh viễn không được kết nối với cơ sở dữ liệu ngành. Tùy mức độ vi phạm, Sở GD&ĐT sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan chức năng xem xét, xử lý."- văn bản nêu.
Sở GD&ĐT TPHCM yêu cầu trưởng phòng GD&ĐT quận, huyện, TP Thủ Đức, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc khẩn trương, nghiêm túc quán triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc các yêu cầu trên. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh.
Cùng với đó, định kỳ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về thu thập, quản lý và sử dụng dữ liệu. Đặc biệt, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm theo quy định. Trường hợp phát hiện các dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm, đề nghị thủ trưởng đơn vị liên hệ với Văn phòng sở.
