Theo “Đại Nam điển lệ toát yếu”, thì lệ từ đời Lê về trước, quan từ tùng (còn đọc là tòng) ngũ phẩm trở lên được nhà vua ban cho một đạo “cáo trục”, còn từ hàm chánh lục phẩm trở xuống, thì được ban cho một đạo sắc.
Theo lệ, quan hàm từ tùng ngũ phẩm trở lên được liệt vào hàng “đại phu”, còn quan từ chánh lục phẩm trở xuống liệt vào hàng “lang”, hàng “đại phu” mới được cấp đạo cáo trục, vì cáo trục là loại văn bản trọng thể hơn đạo sắc nhiều.
Trên hàng đại phu, thì quyết định phong tước được làm dạng sách, gồm 2 - 3 tờ bằng kim loại, như phong tước cho các chức vụ quan trọng nhất của triều đình gồm Tể tướng, Thái sư, Thái phó, Thái bảo; hay khi tuyên phong cho những nhân vật quyền quý trong hoàng tộc, gồm Thái hoàng thái hậu, Hoàng thái hậu, Hoàng thái tử… đều dùng sách bằng vàng. Còn các tờ “cáo” được cuốn vào một cái trục nên còn gọi là “cáo trục”.
Tờ cáo trục được viết trên giấy sắc vàng, còn đạo sắc thì viết trên giấy trắng. Tờ cáo trục mở đầu bằng hai câu: “Thừa thiên hưng vận, hoàng đế trẫm viết, duy...”, sau đó là lòng văn bằng thể tứ lục (câu bốn từ xen với câu sáu từ), đối nhau. Trong lòng văn kể lý lịch sự trạng của viên chức ấy, rồi đến câu cho chức hàm, ví dụ bổ viên ấy làm “Cáo thụ đặc tiến vinh lộc đại phu, Cần Chánh điện đại học sĩ” rồi đến câu “Tích chi cáo mạnh, Khâm tai”. Đạo sắc thì nội dung đơn giản hơn, chỉ mở đầu bằng các chữ “Sắc tên họ... chức hàm” là hết.
Sang đến thời Nguyễn, thì quan văn hàm từ tòng ngũ phẩm trở lên, quan võ từ tứ phẩm trở lên, cùng với các chức đồng tri phủ, tri huyện với các huyện ở kinh đô, các chức tri huyện, tri châu hàm tòng lục phẩm đã được thự thụ (không phải quyền), trong lý lịch không bị phạt giáng cấp, và các chức quan này vừa được thăng bổ tuy chưa được thực thụ, đều được triều đình ban cấp cho một đạo cáo trục.
Theo lệ của triều Nguyễn ban hành năm Minh Mạng thứ 13 (1832), thì các viên chức bị cách chức nhưng vẫn được lưu nhiệm, phải chờ đến khi được khai phục hàm cũ, mới được cấp cho cáo trục hay sắc văn.
Điều lệ này quy định các loại cáo trục: Quan nhất phẩm dùng giấy hạng nhất vẽ vàng; quan nhị phẩm dùng giấy hạng nhì vẽ bạc tô vàng; quan tam phẩm dùng giấy hạng ba vẽ bạc tô vàng; quan tứ phẩm dùng giấy hạng tư vẽ bạch; quan ngũ phẩm và các chức quan đồng tri phủ, quan tri huyện các huyện ở kinh đô có hàm chánh lục phẩm, quan tri huyện, tri châu hàm tùng lục phẩm, thì dùng giấy hạng năm vẽ bạc.
Lệ cũng quy định rõ thể thức làm trục cuốn cho từng loại cáo cho các quan: Quan nhất, nhị phẩm dùng cái trục bằng đồi mồi; quan tam, tứ phẩm dùng trục bằng ngà; quan ngũ, lục phẩm dùng trục bằng sừng trâu trắng.
Năm Tự Đức thứ 7 (1854), triều Nguyễn lại định lệ rằng nếu có viên chức nào được thăng hàm thự (tạm quyền), sẽ được cấp một đạo sắc văn tạm thời; đến khi được bổ thực thụ, sẽ được cấp đạo cáo trục hay sắc văn chính thức để viên ấy phụng lĩnh.
Năm Tự Đức thứ 13 (1860), định lệ rằng quan chức không kể lớn nhỏ, ban văn hay võ, người nào mới được thăng bổ chức thực thụ hay khởi phục (là quan bị cách chức hay giáng chức, nay được khôi phục lại chức cũ), đều lấy ngày được chỉ vua ban làm hạn xác định. Kể cả các viên chức được phong, bổ các chức vụ mà chưa kịp lĩnh đạo cáo trục mà đã qua đời, thì không cứ phẩm trật cao hay thấp, đều xin dùng kim bửu đóng vào đạo cáo trục, để phát cho thân nhân đương sự phụng thủ.
Các quan chức nhận các văn bằng cáo trục hay sắc văn mà bị mất hay hủy hoại do cháy, lũ lụt, giặc trộm tàn phá, mà có bằng chứng, thì không bị trách tội, quan địa phương sẽ tư về hai bộ Lại và Binh, chiểu đạo cáo sắc cũ hay đạo cáo sắc gần nhất để cấp lại cho một đạo khác.
Theo quy định năm Minh Mạng thứ 3 (1822) thì các quan chức bị thực giáng (bị phạt liền, giáng chức ngay, khác với các viên bị giáng trật nhưng mới biên vào lý lịch, đến cuối năm đem ra xét, nếu được thưởng thì trừ đi mức phạt), sẽ chiểu phẩm trật bị giáng mà thu lại cáo sắc. Viên nào bị cách chức, sẽ bị thu lại hết cả cáo sắc và văn bằng từ lúc bắt đầu làm quan cho đến khi bị tội.
Lệ năm Minh Mạng thứ 6 (1825) định rằng quan chức bị tội xử tử thì cha mẹ có được cáo sắc phong tặng, cũng phải thu hồi.
Vậy các văn bằng ấy được chuyển đến tay các quan viên thế nào? Theo lệ, thì sau khi các đạo cáo sắc đã làm xong và được đóng bảo tỷ của nhà vua, trừ các viên quan đang làm việc tại các bộ hay trong kinh đến lĩnh trực tiếp, thì bộ Lại sẽ sai thuộc viên đi giao cho các tỉnh lân cận kinh đô (gọi là Bắc trực kỳ, gồm Quảng Bình, Quảng Trị và Nam trực kỳ, gồm Quảng Nam, Quảng Ngãi), nhận rồi phát cho các đương sự.
Các tỉnh khác thì giao cho ty Bưu chính thuộc bộ Binh chuyển. Khi cáo sắc chuyển về đến tỉnh, thuộc viên bộ Lại phải lấy giấy biên nhận chuyển về cho bộ làm bằng chứng. Các tỉnh phát cáo sắc cho đương sự xong xuôi, cũng phải tư về bộ để làm giấy lưu chiểu.
Theo lệ xưa, các quan khi tiếp nhận cáo sắc của vua, đều phải làm hương án để tiếp nhận, bày cáo sắc lên trên, mặc triều phục theo quy định để quỳ lạy tiếp nhận như chúng ta vẫn thường thấy trên các phim cổ trang.
