Cụ thể, đối với nhà trường, hệ thống hồ sơ, sổ sách được quy định gồm: Sổ đăng bộ; Sổ theo dõi phổ cập giáo dục (đối với cấp trung học cơ sở); Sổ theo dõi và đánh giá học sinh (bao gồm cả học sinh khuyết tật); Sổ ghi đầu bài; Học bạ học sinh;
Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ; Hồ sơ kiểm tra, đánh giá hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên và người lao động; Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến; Hồ sơ quản lý thiết bị giáo dục, thư viện; Hồ sơ quản lý tài sản, tài chính; Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh.
Đối với tổ chuyên môn, các hồ sơ, sổ sách quy định gồm: Kế hoạch hoạt động chuyên môn; Sổ ghi chép nội dung sinh hoạt chuyên môn.
Đối với giáo viên, các hồ sơ, sổ sách được quy định theo dự thảo gồm: Kế hoạch giáo dục; Kế hoạch bài học (giáo án); Sổ theo dõi, đánh giá học sinh; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
Trường trung học sử dụng hồ sơ, sổ sách qui định ở trên dạng số hoá thay cho các loại hồ sơ, sổ sách giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ, sổ sách điện tử. Việc quản lý và lưu giữ hồ sơ, sổ sách điện tử do Sở GD&ĐT quy định.
Việc bảo quản hồ sơ của nhà trường được thực hiện theo các quy định của pháp luật.
