Phó trưởng Ban tổ chức là Trợ lý thanh niên (hoặc Tổng phụ trách Đội) hoặc các đồng chí phụ trách hoạt động học sinh sinh viên của đơn vị (đối với khối CĐ, TCCN) có trách nhiệm xây dựng các nội dung, kế hoạch tổ chức và tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị tổ chức các chuyến đi, quản lý, phối hợp với các lực lượng trong nhà trường (giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn …) điều động học sinh tham gia.
Sở yêu cầu, tất cả các chuyến đi tham quan, dã ngoại bên ngoài nhà trường phải có các nội dung gắn với hoạt động giáo dục theo yêu cầu của chuyến đi.
Trong đó, kết hợp giáo dục thực tế cho các bộ môn, giáo dục kỹ năng, tập huấn cán bộ Đoàn, cán bộ lớp, góp phần tạo mối quan hệ gắn bó, đoàn kết giữa các thành viên trong trường.
Các đơn vị phải xây dựng kế hoạch vào đầu năm học, trước chuyến đi ít nhất 1 tháng phải xây dựng kế hoạch cụ thể (sau khi đã bàn bạc, thống nhất trong lãnh đạo đơn vị, Ban tổ chức của nhà trường và làm việc với các đơn vị du lịch có uy tín) và gửi kế hoạch, trong đó có các phương án bảo đảm an toàn cho học sinh về Sở GD&ĐT, trước khi đi 7 ngày để theo dõi, báo cáo cho Ban Giám đốc.
Đồng thời, đơn vị tổ chức ngoại khóa gửi thư báo đến cha mẹ học sinh về chương trình, kinh phí tổ chức; trong thư báo có chữ ký xác nhận đồng ý hay không đồng ý của cha mẹ học sinh về việc cho con em tham gia hay không tham gia.
Sở GD&ĐT TP HCM cũng nhấn mạnh: Hoạt động ngoại khóa tổ chức theo hình thức tự nguyện, không ép buộc.
