“Cái khó ló cái khôn”
Chúng tôi gặp chị Trần Thị Hoa ở Điện Biên trong một ngày tháng 3 oi ả. Chị Hoa vừa mới từ Sơn La trở về trong tâm thế hết sức hồ hởi khi vừa hoàn tất thủ tục chuyển giao phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự và công tác thi đua, khen thưởng, “đứa con tinh thần” do chính bản thân chị tạo ra cho 32 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La. Đó là phần mềm chị Hoa tâm đắc nhất.
Thế nhưng, để có được sự thành công như hôm nay, quá trình “thai nghén” cũng lắm gian nan.
Chị Hoa cho biết, năm học 2012 - 2013, xuất phát từ yêu cầu của trường CĐ.KT-KT về việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý nhân sự nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo và quản lý tại trường.
Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự, nâng lương tại Phòng Tổ chức - Cán bộ (TCCB) mới chỉ là những ứng dụng trên phần mềm Microsoft Office bao gồm những thông tin cơ bản, chưa đầy đủ, toàn bộ hồ sơ nhân sự của công chức, viên chức toàn trường vẫn được lưu trữ thủ công tại phòng TCCB nên công tác quản lý còn gặp nhiều khó khăn.
Ngoài ra, số lượng viên chức của nhà trường ngày càng tăng, cũng như nhu cầu cần được cung cấp thông tin ngày càng cao nên công tác quản lý nhân sự tại phòng TCCB còn gặp nhiều bất cập.
“Việc thống kê, báo cáo các số liệu về công chức, viên chức; việc lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức tại phòng còn phức tạp, phải sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách, hồ sơ được lưu trên giấy tờ sau nhiều năm có thể bị mốc và bị vàng ố. Điều đó rất bất lợi cho quá trình tìm kiếm sau này.
Mặt khác, công việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn vì mỗi khi thay đổi phải hủy toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại hồ sơ mới. Khi thay đổi, chỉnh sửa khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc sao, lưu thông tin bổ sung. Đồng thời, việc tìm kiếm thông tin của từng cá nhân mất nhiều thời gian và công sức”, chị Trần Thị Hoa chia sẻ.
Xuất phát từ thực trạng và nhu cầu quản lý nhân sự của Phòng TCCB, nhằm đưa ra các quyết định quan trọng trong công tác xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới nên năm học 2012 - 2013 chị Hoa đã thiết kế “Phần mềm Quản lý nhân sự, nâng lương tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên” với mục đích khắc phục những hạn chế nêu trên.
“Sau một năm ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, nâng lương tại Phòng TCCB, tôi đã phát hiện thấy một số điểm chưa phù hợp của phần mềm cần phải cải tiến và phát triển thêm một số chức năng mới để phục vụ tốt hơn công tác TCCB của nhà trường. Mặt khác, việc kiểm thử, nâng cấp và cải tiến phần mềm là một công đoạn đóng vai trò quan trọng, quyết định đến việc hoạt động có hiệu quả của phần mềm sau khi đưa vào sử dụng nên tôi đã nghĩ ra sáng kiến nâng cấp phần mềm, kiểm tra lỗi trong quá trình hoạt động của hệ thống để khắc phục kịp thời và tích hợp thêm chức năng “Tra cứu diễn biến lương của công chức, viên chức” vào Website của nhà trường”, chị Hoa cho biết thêm.
Gặt hái thành công
Trong 7 năm công tác tại Trường CĐ.KTKT Điện Biên, ngoài đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, nâng lương”, chị Trần Thị Hoa đã có thêm 5 đề tài nghiên cứu khoa học. Có thể kể đến đó là đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý QMS ISO 9001: 2008 tại Trường CĐ.KTKT Ðiện Biên”; “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động trang thông tin điện tử của nhà trường...
Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu đều được Hội đồng khoa học của trường đánh giá cao. Trong đó, “Phần mềm quản lý QMS ISO 9001:2008” đã đạt danh hiệu Sáng kiến kinh nghiệm cấp tỉnh và giải Nhì trong Hội thi tin học trẻ tỉnh Điện Biên năm 2016; phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự và công tác thi đua, khen thưởng đạt giải Nhì tại Hội thi Tin học khối cán bộ, công chức, viên chức trẻ tỉnh Ðiện Biên lần thứ II - năm 2017.
Hiện nay, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự và công tác thi đua, khen thưởng đang được triển khai áp dụng tại 32 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Sơn La.
Trong 6 đề tài nghiên cứu, chị Hoa tâm đắc nhất với đề tài phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự và công tác thi đua, khen thưởng. “Đó là phần mềm giúp các cơ quan quản lý theo dõi quá trình biến đổi thông tin của mỗi cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong quá trình công tác từ khi bắt đầu vào cơ quan đến khi nghỉ hưu.
Hơn nữa, không chỉ dừng ở việc quản lý thông tin đơn thuần, như các phần mềm hiện có trên thị trường mà còn chuyển toàn bộ tài liệu, hồ sơ trong bộ hồ sơ cá nhân của một người từ dạng lưu trữ và bảo quản bằng văn bản giấy thành bản điện tử”, chị Hoa cho hay.
Nhờ áp dụng phần mềm quản lý này, đơn vị chị Hoa đã trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu trong phong trào thi đua ở tỉnh Điện Biên.
