Thông tư này áp dụng đối với các đại học, học viện, các trường đại học, các trường cao đẳng sư phạm và các viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ.
Theo Thông tư, việc thiết kế, xây dựng thư điện tử và trang thông tin điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau: Tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin quy định tại Thông tư 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Sử dụng tên miền quốc gia Việt Nam “.vn” cấp 2 (tên miền riêng).
Hệ thống thư điện tử, trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học được thiết lập theo một trong các phương thức sau: Tự đầu tư thiết lập hệ thống; Thuê dịch vụ công nghệ thông tin hoặc sử dụng dịch vụ miễn phí.
Việc quản lý thư điện tử và trang thông tin điện tử tại các cơ sở giáo dục đại học đảm bảo các nội dung sau: Có quy chế quản lý, vận hành, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử; Có giải pháp kỹ thuật duy trì hoạt động liên tục, ổn định, an toàn thông tin cho hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử. Có kế hoạch nâng cấp, bảo trì thường xuyên đáp ứng yêu cầu của thực tế và lấy người sử dụng làm trung tâm.
Việc đầu tư xây dựng và bố trí nhân lực quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử do cơ sở giáo dục đại học thực hiện. Kinh phí triển khai, vận hành hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử được cân đối trong dự toán chi của cơ sở giáo dục đại học.
