Theo hướng dẫn này, việc sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm điện tử chỉ được thực hiện ở các trường THPT, THCS, trường phổ thông nhiều cấp học, các trung tâm giáo dục nghề nghiệp-giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục thường xuyên và bồi dưỡng nghiệp vụ tỉnh khi có đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, nhân sự và có phần mềm quản lý điểm.
Phần mềm sổ gọi tên và ghi điểm điện tử phải đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, bảo mật, an toàn thông tin và được ký kết đảm bảo trách nhiệm của hai bên: bên cung cấp phần mềm và bên nhà trường.
Nhà trường phải xây dựng và ban hành quy chế quản lý, sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm điện tử (theo mẫu của Bộ GD&ĐT quy định). Trong đó, có phân công trách nhiệm, phân quyền và qui định quản lý cụ thể trước khi tổ chức thực hiện.
Trong quá trình tổ chức thực hiện sổ gọi tên và ghi điểm điện tử, nhà trường phải lập sổ theo dõi (có sự theo dõi và kiểm tra của lãnh đạo nhà trường được phân công phụ trách). Các tập tin dữ liệu được lưu trữ theo từng thời điểm theo quy chế đã ban hành. Tuyệt đối không được ghi đè các tập tin dữ liệu mới, tập tin dữ liệu chỉnh sửa lên tập tin đã lưu trữ trước đó nhằm đảm bảo yêu cầu cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
Sở GD&ĐT đề nghị các đơn vị soát xét điều kiện, khả năng của nhà trường và có kế hoạch triển khai kịp thời việc sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm điện tử phục vụ tốt việc quản lý hồ sổ sách chuyên môn của nhà trường theo quy định.
