Để có được cơ sở dữ liệu cập nhật và chính xác, Bộ GD&ĐT cho biết đã gửi đến các trường (qua hộp thư điện tử) danh sách các giảng viên cơ hữu của trường và danh sách những giảng viên cơ hữu đang có tên ở danh sách giảng viên cơ hữu của trường khác (danh sách giảng viên trùng) và đề nghị các trường thực hiện những nội dung sau:
Rà soát, cập nhật danh sách giảng viên cơ hữu của trường, trong đó, bổ sung các giảng viên cơ hữu chưa có trong danh sách;
Loại khỏi danh sách các giảng viên không còn là cơ hữu của trường do đã chuyển khỏi trường (đã nghỉ hưu đối với trường công lập; đã khẳng định ký hợp đồng với trường khác hoặc đã có văn bản chấm dứt hợp đồng đối với trường ngoài công lập);
Phối hợp với các trường liên quan và giảng viên có tên trong danh sách giảng viên trùng để khẳng định những giảng viên là cơ hữu của trường.
Đồng thời, chuẩn hoá các thông tin trong bảng danh sách giảng viên cơ hữu theo quy định.
Bộ GD&ĐT cũng đề nghị các trường không làm thay đổi cấu trúc của bảng danh sách, sử dụng font chữ Times new roman – Unicode và thực hiện nghiêm túc các công việc nêu trên;
Gửi bảng danh sách giảng viên đã được cập nhật hoàn chỉnh về Bộ (qua Vụ Giáo dục Đại học) và file mềm về hộp thư điện tử vugddh@moet.edu.vn; pthung@moet.edu.vn, đồng thời công bố công khai bảng danh sách này trên trang thông tin điện tử của trường trước ngày 1/11/ 2014.
