Qua đó phát hiện nhiều thiếu sót trong hoạt động nghiệp vụ và công chứng ở nhiều văn phòng.
Thanh tra Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh đã tiến hành thanh tra tại 5 tổ chức hành nghề công chứng gồm VPCC Nguyễn Thị Sáu (Quận 11), VPCC Lê Văn Dũng (TP Thủ Đức), VPCC Đặng Văn Khanh (Quận 11), VPCC Nguyễn Kim Chi (Quận 1) và VPCC Thủ Thiêm (TP Thủ Đức). Thời gian thanh tra từ ngày 20/12/2021 đến hết ngày 13/1/2022.
Qua kiểm tra ngẫu nhiên 2.250 hồ sơ công chứng hợp đồng chuyển nhượng, ủy quyền, hủy bỏ quyền sở hữu, quyền sử dụng nhà, đất; công chứng di chúc, công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; Văn bản khai nhận, thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tại 5 văn phòng đã phát hiện nhiều thiếu sót.
Theo kết quả thanh tra, VPCC Nguyễn Thị Sáu mua bảo hiểm trách nhiệm cho công chứng viên không đảm bảo mức phí bảo hiểm tối thiểu cho mỗi công chứng viên. Cụ thể hợp đồng bảo hiểm ngày 2/6/2021 với Công ty Bảo hiểm Bưu điện Thống Nhất có mức phí bảo hiểm là 14.850.000 đồng cho 6 công chứng viên (đúng mức phải là 18 triệu đồng).
Về công tác báo cáo lưu trữ, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng, VPCC Nguyễn Kim Chi mở sổ công chứng hợp đồng giao dịch không đúng theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư ngày 3/2/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Ngoài ra, hai VPCC Lê Văn Dũng và Nguyễn Kim Chi còn thiếu sót trong việc chia sẻ thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng. Cụ thể, VPCC Lê Văn Dũng không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến 5 hồ sơ công chứng trong năm 2021. Còn VPCC Nguyễn Kim Chi không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng 16 hồ sơ công chứng trong năm 2021.
Theo Thanh tra Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh, điểm thiếu sót chung của các văn phòng là một số trường hợp dùng thuật ngữ “lệ phí công chứng” thay vì “phí công chứng”; không thể hiện đối chiếu bản chính, giấy tờ tài liệu hoặc có đóng dấu đã đối chiếu bản chính nhưng không rõ người đối chiếu; quá trình soạn thảo hợp đồng giao dịch bị sai các lỗi chính tả, sai số… chưa đúng với quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật…
Từ những thiếu sót trên, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh đã ban hành 5 quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với VPCC Nguyễn Thị Sáu, VPCC Lê Văn Dũng, VPCC Nguyễn Kim Chi. Ngoài ra, công chứng viên Lê Thị Hai của VPCC Nguyễn Kim Chi còn bị phạt về hành vi thực hiện chứng thực chữ ký ngoài trụ sở nhưng không ghi thời gian (giờ, phút) chứng thực.
Chánh Thanh tra Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh Phan Việt Trung cũng yêu cầu các văn phòng công chứng chấm dứt các hành vi vi phạm, khắc phục các vi phạm thiếu sót đã nêu trong kết luận thanh tra; tăng cường công tác trao đổi nghiệp vụ, kiểm tra kiểm soát hồ sơ công chứng và hoạt động hành nghề công chứng của công chứng viên.
