Cụ thể, 10 loại hồ sơ quản lý nhà trường tiểu học gồm: Sổ đăng bộ; Sổ phổ cập giáo dục tiểu học; Sổ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh, Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có); Học bạ của học sinh; Sổ kế hoạch công tác và sổ nghị quyết; Sổ quản lí cán bộ, giáo viên, nhân viên; Sổ khen thưởng, kỉ luật; Sổ quản lí tài sản, tài chính, thiết bị dạy học, thư viện; Sổ quản lí các văn bản, công văn; Hồ sơ xét lên lớp, lưu ban; hoàn thành chương trình tiểu học.
Hồ sơ của giáo viên tiểu học có 4 loại: Giáo án (giáo viên lựa chọn viết tay hoặc đánh máy tính); Sổ ghi chép sinh hoạt chuyên môn và dự giờ; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp); Sổ công tác Đội (đối với Tổng phụ trách Đội).
Tổ chuyên môn: Sổ ghi nội dung các cuộc họp chuyên môn.
Cấp THCS và THPT, hồ sơ quản lý của nhà trường có 13 loại: Sổ đăng bộ; Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến; Sổ theo dõi phổ cập giáo dục; Sổ gọi tên và ghi điểm; Sổ ghi đầu bài; Học bạ học sinh; Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ; Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của Hội đồng trường; Hồ sơ thi đua khen thưởng, kỷ luật; Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên; Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến; Sổ quản lý tài sản, tài chính, thiết bị giáo dục, thư viện; Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có).
Đối với tổ chuyên môn: Sổ ghi kế hoạch hoạt động chuyên môn và nội dung các cuộc họp chuyên môn.
Đối với giáo viên THCS, THPT có 4 loại hồ sơ: Giáo án (viết tay hoặc đánh máy tính); Sổ ghi kế hoạch giảng dạy và ghi chép sinh hoạt chuyên môn, dự giờ, thăm lớp; Sổ điểm cá nhân; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
Sở GD&ĐT lưu ý: Đối với các loại hồ sơ: sổ gọi tên ghi điểm (sổ điểm lớn), sổ điểm cá nhân và học bạ học sinh: nếu các đơn vị đã quản lý bằng phần mềm thì không dùng đồng thời hồ sơ viết tay.
Ngoài các loại hồ sơ quy định nêu trên, Sở GD&ĐT yêu cầu các đơn vị không quy định thêm hồ sơ nào khác.
