Thông tư Quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên mới được ban hành đã quy định rõ về mã định danh trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Trong đó, mã định danh là duy nhất, được cấp cho tất cả giáo viên và học sinh.
Mã định danh của mỗi đối tượng được quản lý trên Cơ sở dữ liệu ngành là duy nhất, được hình thành từ lần tạo lập dữ liệu đầu tiên và bất biến (không bị thay đổi hoặc xóa bỏ từ khi mã được sinh ra). Mã định danh phục vụ công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu ngành và các mục đích khác do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.
Mã định danh của sở giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo trên Cơ sở dữ liệu ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo tạo lập. Thông tin mã định danh của sở giáo dục và đào tạo được xác định tại trường dữ liệu “Mã sở”; thông tin mã định danh của phòng giáo dục được xác định tại trường dữ liệu “Mã phòng”.
Mã định danh của cơ sở giáo dục do sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cấp từ lần tạo lập đầu tiên trên Cơ sở dữ liệu ngành về cơ sở giáo dục đó.
Thông tin mã định danh của cơ sở giáo dục được xác định tại trường dữ liệu “Mã trường (học)”, có độ dài 20 ký tự và được hình thành theo quy tắc kết hợp mã tỉnh + mã huyện + mã đơn vị.
Trường hợp có sự sáp nhập hoặc chia, tách cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý quyết định việc sử dụng mã định danh cho đơn vị mới (sử dụng công cụ trên Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành để sáp nhập hoặc chia, tách cơ sở giáo dục kèm theo việc cấp mã định danh).
Trường hợp cơ sở giáo dục không còn hoạt động, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý chỉ thay đổi thông tin trạng thái của cơ sở giáo dục dục (không xóa tên và mã định danh của cơ sở giáo dục trên Cơ sở dữ liệu ngành).
Mỗi giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục có một mã định danh duy nhất, có độ dài 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo.
Trường hợp giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục chuyển công tác, ngừng làm việc, thôi việc, sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử (không xóa hồ sơ và mã định danh của giáo viên, nhân viên, cán bộ quản lý giáo dục trên Cơ sở dữ liệu ngành).
Mỗi học sinh có một mã định danh duy nhất, có độ dài 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo. Trường hợp học sinh nghỉ học, thôi học, chuyển đi, cơ sở giáo dục nơi có học sinh chuyển đi và sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử của học sinh.
Trường hợp tiếp nhận học sinh chuyển đến, cơ sở giáo dục nơi tiếp nhận học sinh chuyển đến và sở giáo dục và đào tạo hoặc phòng giáo dục và đào tạo trực tiếp quản lý cập nhật thông tin hồ sơ điện tử theo mã định danh của học sinh (không xóa hồ sơ và mã định danh của học sinh trên Cơ sở dữ liệu ngành).
