Sáng 10/11, UBND phường Ba Đình (TP Hà Nội) tổ chức hội nghị “Nâng cao hiệu quả quản trị và thực thi nhiệm vụ với dữ liệu số và AI tại phường Ba Đình”. Phòng Kinh tế là cơ quan thường trực tham mưu tổ chức; TS Lê Đức Thuận, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Fermat (FermatTech) trao đổi, hướng dẫn thực hành.
Chuẩn hóa quy trình, dữ liệu trước khi ứng dụng AI
Dự hội nghị có bà Phạm Thị Diễm, Chủ tịch UBND phường, cùng lãnh đạo, đại diện các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể, phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và chuyên viên cốt cán. Phát biểu tại hội nghị, lãnh đạo phường nhấn mạnh tính thiết thực của việc ứng dụng dữ liệu số và AI trong quản trị, yêu cầu học viên tập trung, nghiêm túc để buổi bồi dưỡng đạt hiệu quả.
Chương trình bắt đầu từ kết quả 155 phiếu khảo sát trước tập huấn. Những thông tin về cách sử dụng AI, nơi lưu trữ tài liệu, thói quen trao đổi công việc và nhu cầu bồi dưỡng được đưa vào phân tích, làm cơ sở lựa chọn nội dung thực hành. Câu hỏi xuyên suốt là làm thế nào để kỹ năng công nghệ của từng cán bộ trở thành năng lực làm việc chung của cả cơ quan.
Qua trao đổi về báo cáo tuần và lịch công tác tuần tiếp theo, một vướng mắc được chỉ ra khá rõ: thời gian xử lý kéo dài ngay từ khâu thu thập thông tin của các đơn vị. Dữ liệu được chuyển qua Zalo, hệ thống truyền nhận văn bản rồi lưu trên máy tính cá nhân; người tổng hợp phải liên hệ, đôn đốc và tập hợp từ nhiều nguồn.
Vì vậy, bài toán đặt ra rộng hơn việc nhờ AI viết một bản báo cáo. Quy trình cần xác định ai cung cấp thông tin, dùng biểu mẫu nào, gửi vào đâu và hoàn thành khi nào. Báo cáo tuần và đăng ký lịch tuần sau cần được tổ chức trong cùng một luồng công việc, với trách nhiệm cập nhật và kiểm tra rõ ràng.
Từ tình huống này, giảng viên đề xuất chuẩn hóa biểu mẫu, xây dựng quy trình phối hợp và tổ chức không gian dữ liệu dùng chung có phân quyền. Trên nguồn thông tin được cập nhật thống nhất, AI hỗ trợ tổng hợp, đối chiếu và chuẩn bị nội dung theo mẫu; cán bộ phụ trách tiếp tục kiểm tra trước khi trình lãnh đạo. Đây là hướng xử lý để giảm việc tìm kiếm, nhắc lại và nhập lại dữ liệu.
Một yêu cầu khác được đưa ra ngay trong phần thực hành là lấy các trường thông tin từ hai bảng Excel, ghép thành bộ dữ liệu phục vụ quản lý trường học sau sắp xếp. Với dữ liệu của Trường THCS Ba Đình, đầu ra được tổ chức theo trường chính và hai phân hiệu, lựa chọn những thông tin cần thiết từ các nguồn khác nhau để phục vụ lưu trữ, tra cứu và tổng hợp.
Tình huống cho thấy AI có thể hỗ trợ những thao tác vốn mất nhiều công sức khi làm thủ công. Đồng thời, việc ghép dữ liệu vẫn cần quy tắc đối chiếu rõ ràng, kiểm tra các trường hợp chưa khớp và bảo vệ thông tin cá nhân. Một bảng biểu được tạo nhanh chỉ có giá trị sử dụng khi người phụ trách kiểm chứng được nguồn và nội dung.
Gắn ứng dụng AI với nhiệm vụ của từng đơn vị
Trong phần cập nhật xu hướng, TS Lê Đức Thuận giới thiệu khả năng của AI và minh họa trợ lý AI thực hiện nhiệm vụ. Nội dung được đặt trong mối quan hệ giữa con người, dữ liệu, quy trình, công nghệ và AI. Khi dữ liệu còn phân tán hoặc cách phối hợp chưa thống nhất, việc trang bị thêm công cụ khó tự giải quyết được những vướng mắc trong vận hành.
Các trao đổi tại hội nghị cũng đi vào những câu hỏi thực tế: sử dụng AI ở cấp đơn vị như thế nào, hướng dẫn công cụ theo nhiệm vụ ra sao, quyền truy cập và an toàn thông tin được bảo đảm thế nào. Đại diện khối giáo dục phản ánh hạn mức của công cụ miễn phí có thể làm gián đoạn công việc, đồng thời bày tỏ nhu cầu được hỗ trợ điều kiện sử dụng phù hợp.
Phản hồi sau buổi học tiếp tục cho thấy nhu cầu đào tạo gắn với nghiệp vụ và hướng dẫn trên hồ sơ thật. Học viên đề nghị tăng thời gian thao tác, hỗ trợ tổ chức dữ liệu dùng chung, kiểm chứng kết quả AI và ứng dụng vào quản trị nhà trường. Những ý kiến này là đầu vào để xây dựng nội dung bồi dưỡng tiếp theo, thay vì áp dụng một chương trình giống nhau cho mọi vị trí.
Hướng triển khai được gợi mở là lựa chọn quy trình ưu tiên của từng đơn vị, chuẩn hóa dữ liệu, xem xét trang bị AI có bản quyền phù hợp và tổ chức bồi dưỡng theo nhóm nhiệm vụ. Với trường học sau sắp xếp, nội dung cần gắn với quản trị nhiều cơ sở, thống nhất thông tin và phối hợp giữa các bộ phận.
Từ những công việc quen thuộc, hội nghị đặt ra một thước đo cụ thể cho chuyển đổi số ở cơ sở: báo cáo có bớt khâu nhập lại, thông tin có được tìm thấy đúng lúc, trách nhiệm phối hợp có rõ hơn hay không. Những thay đổi ấy mới là cơ sở để đánh giá giá trị của AI trong hoạt động của chính quyền và chất lượng phục vụ người dân.
