Việc số hóa không chỉ giảm áp lực lưu trữ hồ sơ giấy mà còn góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu giáo dục đồng bộ, phục vụ chuyển đổi số toàn ngành.
Bước tiến quan trọng
Từ năm học 2023-2024, TPHCM thí điểm triển khai học bạ số cho học sinh lớp 1 tại các trường tiểu học, sử dụng mã định danh cá nhân để quản lý dữ liệu. Mô hình sau đó được mở rộng lên bậc THCS và THPT, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, lưu trữ thông tin học tập của học sinh.
Là người trực tiếp sử dụng hệ thống, cô Nguyễn Thị Thanh Thảo - Trường Tiểu học Thuận Kiều (phường Đông Hưng Thuận) cho biết, học bạ số mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Kết quả học tập và rèn luyện của học sinh được cập nhật trực tiếp trên hệ thống, giúp dữ liệu được lưu trữ tập trung, chính xác, thuận tiện cho việc tra cứu. Giáo viên có thể theo dõi quá trình học tập của từng học sinh một cách liên tục để kịp thời hỗ trợ hoặc động viên các em.
Theo cô Thảo, học bạ số cũng giúp giảm đáng kể khối lượng hồ sơ, sổ sách giấy và hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép thủ công. Các khâu tổng hợp, thống kê, rà soát dữ liệu vào cuối học kỳ hoặc cuối năm học được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Ở góc độ quản lý, bà Phan Thị Thu Hiền - Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Trần Thị Bưởi (phường Phước Long), cho rằng học bạ số đã tạo chuyển biến tích cực trong công tác quản trị nhà trường, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và xây dựng môi trường quản lý hiện đại, minh bạch.
Theo bà Hiền, toàn bộ dữ liệu học sinh hiện được quản lý trên môi trường số, giúp giảm đáng kể hồ sơ hành chính, đồng thời tạo điều kiện để Ban Giám hiệu theo dõi, kiểm tra và giám sát kết quả học tập của học sinh kịp thời, chính xác hơn.
Tương tự, bà Phạm Thúy Hà - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Đặng Trần Côn (phường Vĩnh Hội) thông tin, việc số hóa học bạ giúp các trường không còn phải dành nhiều diện tích lưu trữ hồ sơ giấy, đồng thời hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu. Dữ liệu học tập được lưu trữ tập trung trên hệ thống số, bảo đảm an toàn và thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.
Việc ứng dụng học bạ số kết hợp chữ ký số giúp các thao tác được thực hiện nhanh chóng, chính xác trên môi trường điện tử, giảm áp lực hành chính để giáo viên tập trung cho công tác chuyên môn. Mọi thông tin cập nhật, chỉnh sửa về điểm số và nhận xét đều được lưu vết, qua đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả kiểm tra, giám sát.
Giảm giấy tờ, tăng minh bạch
Bà Phan Thị Thu Hiền nhận định, học bạ số không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành nhà trường mà còn mang lại nhiều tiện ích cho học sinh và phụ huynh. Thông qua các hệ thống quản lý giáo dục, phụ huynh có thể theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của con em một cách nhanh chóng, minh bạch và liên tục. Trong khi đó, học sinh được lưu trữ hồ sơ học tập an toàn, chính xác, thuận lợi khi chuyển trường, chuyển cấp hoặc tham gia các đợt tuyển sinh.
Theo Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Trần Thị Bưởi, việc kết nối, đồng bộ dữ liệu từ nhà trường tới các cơ quan quản lý giáo dục giúp nâng cao hiệu quả công tác thống kê, dự báo và xây dựng chính sách. Đây cũng là nền tảng để hình thành cơ sở dữ liệu giáo dục thống nhất, phục vụ tiến trình chuyển đổi số của ngành.
Đặc biệt, trong các thủ tục như tuyển sinh, chuyển trường hay xác minh kết quả học tập, học bạ số phát huy hiệu quả rõ nét khi thông tin học sinh được khai thác trực tiếp từ cơ sở dữ liệu đã được xác thực. Nhờ đó, giấy tờ được cắt giảm, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn, đồng thời bảo đảm tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu.
Đồng quan điểm, bà Phạm Thúy Hà cho rằng trong bối cảnh TPHCM đẩy mạnh tuyển sinh đầu cấp theo bản đồ số (GIS), học bạ số kết hợp với cơ sở dữ liệu dân cư đã hỗ trợ hiệu quả công tác phân tuyến và xét tuyển học sinh. Đối với nhà trường, quy trình tiếp nhận học sinh chuyển trường cũng được đơn giản hóa khi dữ liệu học tập được chuyển giao trực tiếp trên hệ thống, bảo đảm đầy đủ, chính xác và liên thông.
Việc xác minh kết quả học tập thông qua chữ ký số và mã định danh học sinh giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời hạn chế tình trạng làm giả, chỉnh sửa hoặc sai lệch thông tin học bạ. Điều này không chỉ nâng cao tính minh bạch mà còn tăng độ tin cậy của dữ liệu trong quá trình quản lý và sử dụng.
Học bạ số không chỉ phục vụ công tác quản lý học sinh mà còn trở thành nguồn dữ liệu quan trọng cho việc hoạch định chính sách giáo dục. Thông qua hệ thống dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, cơ quan quản lý có thể nắm bắt tình hình phân bổ, dịch chuyển học sinh giữa các địa bàn và nhận diện những khu vực quá tải. Đây là cơ sở để ngành Giáo dục và thành phố xây dựng trường lớp, phân bổ nguồn lực, điều tiết đội ngũ giáo viên phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả dự báo và đáp ứng tốt hơn nhu cầu học tập của học sinh. - Bà PHẠM THÚY HÀ - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Đặng Trần Côn (Vĩnh Hội, TPHCM)
