Dữ liệu số nâng hiệu quả quản trị nhà trường

Khi dữ liệu được phân tích đúng và kịp thời, nhà trường có thể nhận diện những vấn đề trong dạy học, theo dõi sát quá trình phát triển của học sinh và điều chỉnh hoạt động quản trị dựa trên bằng chứng thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.

Không chỉ “có dữ liệu” mà phải biết “đọc dữ liệu”

Nhiều năm qua, các trường học từng bước hình thành hệ thống dữ liệu phục vụ quản lý. Hồ sơ học sinh, điểm số, điểm chuyên cần, quá trình rèn luyện, thông tin đội ngũ, kế hoạch chuyên môn… ngày càng được số hóa. Tuy nhiên, theo ông Phùng Kim Phú - Hiệu trưởng Trường THPT Hoàng Diệu (TP Cần Thơ), vấn đề hiện nay không còn nằm ở chuyện nhà trường có dữ liệu hay không mà ở khả năng khai thác dữ liệu để phục vụ quản trị.

Trường THPT Hoàng Diệu hiện sử dụng 3 hệ sinh thái để thu thập dữ liệu học sinh. Qua các hệ thống này, hồ sơ số của học sinh được cập nhật từ thông tin cá nhân đến quá trình học tập, rèn luyện, kết quả kiểm tra, đánh giá, chuyên cần...

Đối với cán bộ, giáo viên, ngoài các hệ thống trên, nhà trường sử dụng thêm phần mềm quản trị dữ liệu đội ngũ. Hệ thống này được kết nối với cơ sở dữ liệu của ngành Giáo dục, ngành Nội vụ và thành phố, qua đó tạo nguồn dữ liệu tương đối đầy đủ phục vụ quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, ông Phùng Kim Phú cho rằng việc thu thập dữ liệu chỉ là bước đầu. “Trường nào cũng có dữ liệu, nhưng khi cấp trên yêu cầu báo cáo thì mới mở dữ liệu lên làm báo cáo. Chúng ta chưa tương tác trên cơ sở dữ liệu đang có để phân tích”. Theo ông, quản trị bằng dữ liệu phải đi xa hơn việc lưu trữ hay tổng hợp số liệu. Dữ liệu phải được phân tích để tìm ra những bất thường, điểm nghẽn và từ đó giúp người quản lý đưa ra quyết định hoặc can thiệp kịp thời.

Chẳng hạn, sau vài tuần học, nhà trường đã có dữ liệu điểm của học sinh qua các bài kiểm tra thường xuyên. Nếu chỉ dừng ở việc thống kê tỷ lệ học sinh đạt, chưa đạt thì giá trị quản trị của dữ liệu còn hạn chế.

Ngược lại, nếu phân tích sâu, nhà trường có thể phát hiện một lớp có tỷ lệ học sinh dưới trung bình cao bất thường; một lớp khác có kết quả cao vượt trội; hoặc cùng một đề kiểm tra nhưng mức độ hoàn thành giữa các lớp có sự chênh lệch lớn…

“Từ những dữ liệu đó, trường có thể tổ chức họp, thông tin lại cho giáo viên, tổ chuyên môn để có sự điều chỉnh kịp thời. Đó mới là vai trò của dữ liệu - giúp cán bộ, giáo viên phân tích, can thiệp và xử lý hiệu quả”, ông Phú nói.

Theo ông Phú, khi dữ liệu trở thành căn cứ cho các quyết định, quản trị nhà trường sẽ từng bước chuyển từ dựa nhiều vào nhận định, kinh nghiệm cá nhân sang dựa trên bằng chứng. Đây cũng là bước chuyển quan trọng của quản trị nhà trường trong môi trường số: Số hóa không phải là đích đến, dữ liệu không phải để chất đầy các báo cáo; giá trị cuối cùng phải nằm ở những quyết định tốt hơn cho người học và chất lượng giáo dục.

Tại Trường THPT chuyên Vị Thanh (TP Cần Thơ), dữ liệu đang được khai thác theo hướng này. Thầy Lưu Văn Lập - Phó Hiệu trưởng nhà trường, cho biết trường sử dụng nguồn dữ liệu từ học sinh, phụ huynh và giáo viên, đồng thời thực hiện chuẩn hóa, làm sạch và cập nhật dữ liệu thường xuyên. Nhà trường sử dụng hệ thống quản lý chung của Bộ GD&ĐT và đồng bộ với hệ thống VnEdu. Việc kết nối, liên thông dữ liệu giúp thuận lợi hơn trong quản trị và cập nhật thông tin.

Theo thầy Lập, thông qua kết quả học tập được cập nhật định kỳ theo tháng, giữa kỳ và cuối kỳ, giáo viên chủ nhiệm có thể nhận diện sự tiến bộ hoặc khó khăn của từng học sinh. Từ đó, giáo viên chủ nhiệm có thể tư vấn, hỗ trợ hoặc phối hợp với tổ tư vấn học sinh, nhà trường để tìm giải pháp phù hợp.

Dữ liệu cũng được sử dụng trong quản lý đội ngũ. Kết quả giảng dạy và việc thực hiện nhiệm vụ của giáo viên là một trong những căn cứ để nhà trường phân công chuyên môn định kỳ và xây dựng kế hoạch năm học. Thầy Lập đánh giá, quản trị bằng dữ liệu giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng độ chính xác và tạo điều kiện để phân tích dữ liệu khoa học hơn.

Từ dữ liệu đến hành động hiệu quả

Ở Trường Tiểu học, THCS và THPT Song Ngữ DNC (DNC School - thuộc Trường Đại học Nam Cần Thơ), dữ liệu số đang được đưa vào cả quản trị hành chính, chuyên môn và theo dõi quá trình rèn luyện của học sinh.

Cô Trần Việt Thi - Phó Hiệu trưởng DNC School, cho biết nhà trường sử dụng hệ thống My Office dùng chung với Trường Đại học Nam Cần Thơ để quản trị nhiều hoạt động như đề xuất nhân sự, chấm công, nghỉ phép, công văn đến, công văn đi và văn bản nội bộ. Trong hoạt động chuyên môn, Google Classroom được sử dụng để giáo viên nộp kế hoạch bài giảng, báo cáo và các sản phẩm chuyên môn trực tuyến.

Theo cô Trần Việt Thi, một trong những lợi ích rõ nhất là giảm in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy và hạn chế thất lạc thông tin. Khi cần kiểm tra một kế hoạch chuyên môn hay thông tin nghỉ phép, cán bộ quản lý có thể truy xuất trực tiếp trên hệ thống thay vì phải tìm kiếm trong hồ sơ.

Với học sinh, nhà trường sử dụng nền tảng số để lưu trữ tài liệu, dự án, sản phẩm học tập; đồng thời triển khai điểm danh thông minh. Khi học sinh vào trường, dữ liệu được cập nhật trực tuyến, giúp nhà trường theo dõi tình trạng đi trễ, nghỉ học…

Không chỉ chuyên cần, quá trình tham gia hoạt động phong trào, sản phẩm và những thông tin liên quan đến quá trình rèn luyện của học sinh cũng được lưu trữ. Nhờ đó, đến cuối học kỳ, việc đánh giá thi đua, rèn luyện, khen thưởng có thêm căn cứ cụ thể.

Cô Trần Việt Thi cho rằng, dữ liệu giúp hạn chế tình trạng đánh giá học sinh theo cảm tính. Trước đây, khi không có dữ liệu được lưu trữ xuyên suốt, nhận xét cuối kỳ đôi khi có thể chung chung hoặc phụ thuộc vào cách nhìn của từng giáo viên.

Khi có dữ liệu về cả quá trình, việc đánh giá sẽ minh bạch và có cơ sở hơn. Tuy nhiên, theo cô Thi, để hệ thống phát huy hiệu quả, yếu tố con người rất quan trọng. Nếu giáo viên xem việc cập nhật dữ liệu là gánh nặng thì hệ thống khó có được dữ liệu đầy đủ, chính xác.

Đây cũng là một trong những vấn đề được ông Phùng Kim Phú - Hiệu trưởng Trường THPT Hoàng Diệu (TP Cần Thơ) lưu ý khi nói về chuyển đổi số trong giáo dục. Theo ông, nhận thức về số hóa, chuyển đổi số và quản trị trong môi trường số ở một bộ phận cán bộ quản lý, giáo viên còn chưa rõ.

“Cuối cùng, mục tiêu không phải là số hóa hay chuyển đổi số mà là học sinh phát triển tốt hơn, chất lượng giáo dục được nâng cao”, ông Phú nhấn mạnh. Muốn vậy, nhà trường phải phân tích dữ liệu học sinh để phát hiện vấn đề và can thiệp kịp thời; đồng thời phân tích dữ liệu về hoạt động giáo dục để nhận diện những điểm nghẽn trong quản trị, từ đó có quyết định điều chỉnh.

Một số hệ thống hiện nay đã bắt đầu phát triển các công cụ phân tích, trực quan hóa dữ liệu để người quản lý có thể theo dõi những biến động quan trọng gần như theo thời gian thực.

Đây cũng chính là yêu cầu đặt ra cho chuyển đổi số giáo dục trong năm học mới. Một hệ sinh thái giáo dục số hiệu quả không thể chỉ được đo bằng số lượng phần mềm, tỷ lệ hồ sơ điện tử hay lượng dữ liệu được lưu trữ, mà phải được đo bằng khả năng dữ liệu giúp nhà trường giải quyết vấn đề nhanh hơn, chính xác hơn và giảm những công việc hành chính không cần thiết.

Để đạt được điều đó, dữ liệu cần được chuẩn hóa, làm sạch, liên thông và bảo đảm an toàn; các hệ thống phải hạn chế việc giáo viên nhập đi nhập lại cùng một thông tin; đồng thời cần có công cụ phân tích đủ trực quan để cán bộ quản lý có thể đọc và sử dụng dữ liệu trong công việc hằng ngày. Quan trọng hơn, đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý phải thay đổi cách tiếp cận từ “có dữ liệu để báo cáo” sang “dùng dữ liệu để hành động”.

Khi một con số bất thường được phát hiện và dẫn tới cuộc trao đổi chuyên môn; khi dữ liệu chuyên cần giúp giáo viên kịp thời hỗ trợ một học sinh; khi kết quả công việc của đội ngũ trở thành căn cứ cho phân công, điều chỉnh nhiệm vụ; khi những thông tin đó giúp lãnh đạo nhà trường đưa ra quyết định nhanh và đúng hơn - lúc ấy dữ liệu mới thực sự trở thành “la bàn” quản trị.

Khi dữ liệu giúp nhà trường dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm, tổng hợp, làm báo cáo để dành nhiều thời gian hơn cho dạy học, hỗ trợ học sinh và nâng cao chất lượng giáo dục, khi ấy chuyển đổi số mới đi đúng vào bản chất của nó.