Trước diễn biến phức tạp của dịch COVID -19, để bảo đảm tiến độ học tập và tốt nghiệp của sinh viên đại học, học viên cao học và nghiên cứu sinh (sau đây gọi chung là người học) không bị gián đoạn, Bộ GD&ĐT hướng dẫn các đại học, trường đại học, học viện và các viện nghiên cứu có đào tạo tiến sĩ (sau đây gọi chung là cơ sở đào tạo) thực hiện việc đánh giá đồ án, khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp (sau đây gọi chung là bảo vệ tốt nghiệp) theo hình thức trực tuyến trong thời gian dịch COVID -19 năm 2021
Theo đó, thủ trưởng cơ sở đào tạo quyết định cho phép người học bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến trong trường hợp không tổ chức được bảo vệ tốt nghiệp tập trung tại cơ sở đào tạo khi người học đáp ứng đủ các điều kiện bảo vệ đồ án, khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp theo quy định của quy chế đào tạo hiện hành.
Việc tổ chức bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến phải bảo đảm đáp ứng những yêu cầu như: Tuân thủ quy định về tiêu chuẩn, yêu cầu và số lượng thành viên hội đồng đánh giá đồ án, khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp (sau đây gọi chung là hội đồng);
Cơ sở đào tạo xây dựng và ban hành văn bản quy định cụ thể về tổ chức buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến, trong đó nêu rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân liên quan bảo đảm trung thực, khách quan và có chế tài khi xảy ra vi phạm;
Cung cấp đủ thông tin về buổi bảo vệ tốt nghiệp đến các đơn vị, cá nhân có liên quan và công khai trên trang thông tin điện tử của cơ sở đào tạo trong đó nêu rõ: địa điểm, thành phần tham dự và cách thức tham dự buổi bảo vệ trực tuyến.
Được sự đồng thuận của các thành viên hội đồng và người học; các thành viên hội đồng, người học phải được chuẩn bị các kỹ năng cần thiết để sử dụng các thiết bị, phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến trước buổi bảo vệ;
Diễn biến của buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến được cơ sở đào tạo ghi hình, ghi âm đầy đủ và lưu trữ kèm theo hồ sơ của người học;
Biên bản của buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến (bao gồm cả quyết nghị của hội đồng) do thư ký hội đồng chịu trách nhiệm ghi chép và công khai ngay trong buổi bảo vệ tốt nghiệp, sau đó được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ và người học để xác nhận và gửi lại cơ sở đào tạo cùng phiếu đánh giá của từng thành viên hội đồng;
Phần mềm hỗ trợ truyền hình trực tuyến và cơ sở hạ tầng kết nối tổ chức các buổi bảo vệ trực tuyến do cơ sở đào tạo lựa chọn, bảo đảm độ an toàn, tính bảo mật, chất lượng về âm thanh, hình ảnh kết nối tới tất cả các cá nhân tham gia. Khuyến khích các cơ sở đào tạo có điều kiện hỗ trợ địa điểm và kỹ thuật tổ chức bảo vệ trực tuyến cho thành viên hội đồng và người học.
Hướng dẫn tại Công văn này không áp dụng đối với trường hợp những luận án tiến sĩ bảo vệ theo chế độ mật. Căn cứ vào những nội dung nêu trên, Thủ trưởng cơ sở đào tạo xây dựng kế hoạch tổ chức các buổi bảo vệ tốt nghiệp trực tuyến (nếu có), bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm giải trình, quản lý và lưu trữ tài liệu liên quan để phục vụ công tác giám sát, kiểm tra, kiểm định chất lượng giáo dục và thanh tra trong trường hợp có yêu cầu.
