Chuyển đổi số trong quản lý học sinh, sinh viên trường nghề

Hạn chế của phương thức quản lý truyền thống

Trường Cao đẳng Việt - Đức Nghệ An Là một trong những cơ sở giáo dục nghề nghiệp trọng điểm khu vực Bắc Trung Bộ, hiện đang đào tạo học sinh, sinh viên ở nhiều trình độ và ngành nghề như Công nghệ ô tô, Hàn, Điện – Điện tử, Công nghệ thông tin, Kỹ thuật máy lạnh và điều hòa không khí...

Đặc thù của đào tạo nghề không chỉ đòi hỏi người học nắm vững kiến thức chuyên môn mà còn phải hình thành tác phong công nghiệp, ý thức kỷ luật lao động và tuân thủ nghiêm các quy định an toàn trong thực hành, sản xuất. Vì vậy, công tác quản lý HSSV luôn được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của nhà trường.

Tuy nhiên, theo ông Cao Anh Tuấn – Phó Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Việt Đức Nghệ An, cùng với sự gia tăng quy mô đào tạo, phương thức quản lý HSSV truyền thống đang bộc lộ nhiều bất cập.

Kết quả khảo sát do ông Cao Anh Tuấn thực hiện từ tháng 12/2025 đến tháng 1/2026 với 150 cán bộ quản lý, giảng viên và 850 HSSV phản ánh khá rõ thực trạng này. Có tới 45% cán bộ, giảng viên cho rằng dữ liệu HSSV giữa các phòng, khoa còn rời rạc, thiếu liên thông; chỉ 20% đánh giá dữ liệu được quản lý đồng bộ và hiện đại. Việc tổng hợp thông tin về học tập, rèn luyện, khen thưởng hay kỷ luật của người học vẫn phải thực hiện thủ công qua nhiều khâu, vừa mất thời gian vừa tiềm ẩn nguy cơ sai sót.

Một hạn chế khác là sự kết nối giữa nhà trường và phụ huynh chưa thực sự hiệu quả. Theo khảo sát, 46% ý kiến nhận định các kênh tương tác trực tuyến còn yếu hoặc lạc hậu, trong khi chỉ 15,5% đánh giá ở mức tốt. Hiện nay, việc trao đổi thông tin về chuyên cần, kết quả học tập hay vi phạm nội quy chủ yếu thông qua điện thoại hoặc các nhóm Zalo, khiến việc theo dõi quá trình học tập của HSSV thiếu tính thường xuyên và hệ thống.

Ở lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ người học, mức độ hài lòng đối với các thủ tục hành chính trực tuyến cũng chưa cao. Chỉ 25% HSSV hài lòng với quy trình xin nghỉ học, xác nhận giấy tờ trực tuyến, trong khi 35% bày tỏ không hài lòng. Điều này cho thấy nhu cầu số hóa các quy trình hành chính trong nhà trường đang trở nên cấp thiết.

Đáng chú ý, khảo sát còn phản ánh những thách thức mới trong công tác quản lý HSSV. Có 12,5% sinh viên thường xuyên vi phạm nội quy, 34% vi phạm ở mức thỉnh thoảng và 73% từng bị phân tán bởi điện thoại thông minh trong quá trình học tập. Những con số này cho thấy công nghệ vừa tạo ra thách thức, vừa mở ra cơ hội nếu được khai thác đúng hướng trong quản lý và tổ chức đào tạo.

Chuyển đổi số – giải pháp tất yếu nâng cao hiệu quả quản lý HSSV

Theo ông Cao Anh Tuấn, chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với công tác quản lý HSSV trong các cơ sở giáo dục nghề nghiệp.

Giải pháp trọng tâm là xây dựng hệ thống quản lý HSSV tập trung trên nền tảng số, tích hợp toàn bộ dữ liệu người học từ khi nhập học đến khi tốt nghiệp trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hồ sơ cá nhân, kết quả học tập, rèn luyện, học bổng, chế độ chính sách, khen thưởng và kỷ luật được cập nhật theo thời gian thực, giúp các đơn vị trong nhà trường khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác và đồng bộ.

Trên nền tảng đó, nhà trường có thể phát triển cổng thông tin dành cho phụ huynh, cho phép theo dõi kết quả học tập, chuyên cần, rèn luyện và các thông báo quan trọng của nhà trường thông qua tài khoản cá nhân. Đây được xem là giải pháp hiệu quả nhằm tăng cường sự phối hợp giữa gia đình và nhà trường trong quản lý, giáo dục HSSV.

Một giải pháp khác là triển khai điểm danh thông minh bằng mã QR hoặc công nghệ nhận diện khuôn mặt. Khi HSSV điểm danh qua ứng dụng trên điện thoại tại lớp học hoặc xưởng thực hành, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lên hệ thống quản lý. Trường hợp nghỉ học không lý do hoặc vượt quá số buổi quy định, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh. Giải pháp này vừa tiết kiệm thời gian, vừa hạn chế tình trạng điểm danh hộ, đồng thời nâng cao tính kỷ luật trong môi trường đào tạo nghề.

Song song với đó, việc số hóa quy trình đánh giá điểm rèn luyện cũng được đánh giá là bước đi cần thiết. Thay vì sử dụng nhiều biểu mẫu giấy và trải qua nhiều cấp xét duyệt như trước đây, toàn bộ quy trình từ tự đánh giá của HSSV, xét duyệt của lớp, giáo viên chủ nhiệm đến hội đồng nhà trường đều được thực hiện trực tuyến. Điều này không chỉ giảm khối lượng công việc hành chính mà còn nâng cao tính minh bạch, công khai và khách quan trong đánh giá người học.

Để triển khai thành công chuyển đổi số trong quản lý HSSV, các trường cao đẳng nghề cần chú trọng bồi dưỡng năng lực số cho đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên chủ nhiệm và giảng viên.

Bên cạnh đó, giáo dục HSSV trong thời đại số không chỉ dừng ở việc trang bị kỹ năng nghề nghiệp mà còn cần hình thành năng lực sử dụng công nghệ an toàn, hiệu quả, ứng xử văn minh trên môi trường mạng và tuân thủ các quy định của pháp luật về không gian mạng.