Thông tư này quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học, các trường cao đẳng đào tạo giáo viên.
Thông tư này áp dụng đối với các đại học, học viện, các trường đại học, các trường cao đẳng đào tạo giáo viên và các viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo trình độ tiến sĩ (sau đây gọi chung là cơ sở đào tạo).
Về nguyên tắc chung thiết kế, quản lý, đảm bảo hoạt động hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử, dự thảo thông tư nêu rõ: Việc thiết kế, phát triển thư điện tử và trang thông tin điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Tuân thủ Kiến trúc Chính phủ điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin quy định tại Thông tư 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
Sử dụng tên miền quốc gia Việt Nam “.vn” cấp 2 (tên miền riêng);
Đối với hệ thống thư điện tử, trang thông tin điện tử của cơ sở đào tạo được thiết lập theo một trong các phương thức sau: Tự đầu tư thiết lập hệ thống; Sử dụng hoặc thuê dịch vụ công nghệ thông tin.
Việc quản lý thư điện tử và trang thông tin điện tử tại các cơ sở đào tạo cũng cần đảm bảo các nội dung như: Có quy chế quản lý, vận hành, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử. Trong đó, quy định quy trình xử lý thông tin đi, đến và trách nhiệm các tổ chức, cá nhân liên quan.
Có giải pháp kỹ thuật duy trì hoạt động liên tục, ổn định, an toàn thông tin cho hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử. Có kế hoạch nâng cấp, bảo trì thường xuyên đáp ứng yêu cầu của thực tế và lấy người sử dụng làm trung tâm.
Việc đầu tư xây dựng và bố trí nhân lực quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử do cơ sở đào tạo thực hiện. Kinh phí triển khai hệ thống thư điện tử và trang thông tin điện tử được cân đối trong dự toán chi của cơ sở đào tạo.
