Ngồi nhấp từng ngụm café, anh Q. chậm rãi kể về quá trình làm việc của mình: “Năm 25 tuổi, tôi bắt đầu công việc tại phòng đào tạo của Thiên An (Tên doanh nghiệp đã được thay đổi vì lý do bảo mật) - một doanh nghiệp bán lẻ tầm trung có trụ sở ở TP.HCM sôi động. Sau 5 năm phấn đấu, đến khi chạm ngưỡng 30, tôi chính thức trở thành giám đốc phụ trách phòng đào tạo của công ty.
Công việc tuy bận rộn vì phải thường xuyên đi công tác để thực hiện các chương trình đào tạo cho các bộ phận trên khắp cả nước, nhưng mọi thứ vẫn khá ổn với tôi, và tôi cũng khá tự mãn khi phòng đào tạo 5 người luôn hoàn thành tốt được khối lượng công việc đồ sộ của một doanh nghiệp bán lẻ.
Nhưng sau một thời gian đảm nhận chức danh Giám đốc đào tạo, tôi dần nhận thấy có vấn đề khi quy mô công ty mở rộng, nhân sự tăng lên và mọi người càng lúc càng bận việc hơn, việc sắp xếp thời gian để đào tạo cho công ty cả 1.000 người, từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng, thu ngân… gần như luôn gặp nhiều bất cập
Dù đã lên kế hoạch tổ chức đào tạo trước cả tháng, cả tuần nhưng đến ngày đó luôn xảy ra tình trạng có người bận việc đột xuất, có người xin nghỉ vì ốm đau, người lại có lịch hẹn với khách hàng….
Việc đào tạo bắt đầu có lỗ hổng, những sơ sót trong công việc xuất hiện với tần suất ngày càng dày đặc; suốt mấy tháng trời những lỗi công việc từ các bộ phận liên tục xảy ra, mặc dù các lỗi này đã có trong kế hoạch đào tạo thế nhưng vì một lý do nào đó có người đã được đào tạo và có người chưa được đào tạo vẫn mắc phải.
Cùng đó là chi phí đào tạo bắt đầu tăng lên vùn vụt khi số lượng nhân viên ra vào liên tục. Sếp Tổng bắt đầu quan tâm đến phòng đào tạo nhiều hơn, tần suất “hỏi thăm” anh em cũng bắt đầu tăng và tỏ vẻ rất không hài lòng dù trước đó phòng tôi là một trong những phòng ban luôn đạt thành tích tốt của công ty.
Từ khách sáo, trao đổi nhẹ nhàng ban đầu, sếp dần thiếu kiên nhẫn và gay gắt hơn. Cuối cùng sếp email cho tôi một “một tối hậu thư” rằng cần nhìn thấy một kế hoạch cải tổ việc đào tạo của công ty trong vòng 1 tháng tới. Nếu không thì tôi phải tự xin nghỉ việc.
Ở tuổi 33, lần đầu tiên tôi nếm trải chông gai lớn nhất trong cuộc đời đi làm. Thật sự lúc đó tôi khá bối rối, lo lắng và hoang mang.
Gần 1 tháng trời, tôi quay cuồng trong các chương trình đào tạo của chính mình để tìm xem vấn đề ở đâu, gặp những người bạn cùng trong giới để xin giải pháp tư vấn.
Khi còn cách thời điểm trả bài cho sếp vài ngày, tôi được một người bạn chia sẻ một số câu chuyện, trong đó tôi lưu tâm những trường hợp như: “Khi tập đoàn Dow Chemical áp dụng e-learning vào đào tạo, tập đoàn đã cắt giảm chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên từ 84 USD xuống chỉ còn 11 USD. Tổng cộng, e-learning đã giúp họ tiết kiệm được 34 triệu USD.
Kể từ năm 2001, BT đã sử dụng e-learning để mang đến 1.700 khóa đào tạo cho nhân viên, tiết kiệm 12 triệu bảng Anh (theo Computing.co.uk, 2005). Nortel thông qua chương trình đào tạo e-learning đã ước tính các khách hàng Bắc Mỹ đã tiết kiệm được 7,7 triệu USD từ năm 2005 – 2006 nhờ thay đổi cách học tập (Bersin, 2007)".
Như tìm thấy ánh sáng cuối đường hầm, tôi lờ mờ nhận ra đâu là con đường sắp tới của mình, tôi ngay lập tức tìm hiểu về e-learning và sau một đêm thức trắng tôi đã vẽ ra được một quy trình đào tạo mới, có thể giải quyết được vấn đề về đào tạo khi nhân sự liên tục thay đổi, vấn đề tối giản chi phí nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình.
Kế hoạch được duyệt và chỉ với 5 thành viên trong phòng đào tạo, chúng tôi đã sản xuất được hơn 20 khóa học e-learning trong vòng 2 tháng và bắt đầu áp dụng hình thức đào tạo online đối với cả công ty gần 1.000 nhân sự.
Kể từ khi ứng dụng đào tạo online vào doanh nghiệp, các bộ phận làm việc trôi chảy và ít xảy ra sự cố hơn, thêm nữa các nhân viên các bộ phận chủ động thời gian tham gia khóa học chứ không còn đổ lỗi cho công tác đào tạo.
Không những thế, tôi đã giúp công ty tiết kiệm được 1 triệu USD chi phí đào tạo trong vòng 5 năm. Các cá nhân và phòng ban trong công ty luôn đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao, quy mô công ty tiếp tục được mở rộng nhưng công việc đào tạo của tôi không còn quá vất vả như ban đầu.
Nói không ngoa rằng, Thiên An vươn lên là một trong những nhà bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam có công rất lớn từ phòng đào tạo của chúng tôi.
Đào tạo online đã thực sự là cuộc cách mạng trong đào tạo và thay đổi cả vị thế của Thiên An trong thị trường bán lẻ cạnh tranh cực kỳ gay gắt hiện nay.
