Theo quy chế này, mỗi công chức, viên chức sẽ được cấp 1 tài khoản để sử dụng và khai thác dữ liệu trên phần mềm quản lý học sinh (QLHS). Mỗi phụ huynh học sinh sẽ được cấp 1 tài khoản có mật khẩu và tên đăng nhập được tạo chính là mã học sinh trên phần mềm QLHS. Việc phân quyền sử dụng cho mỗi loại tài khoản phụ thuộc vào trị trí chức năng, nhiệm vụ của người dùng. Thông tin tài khoản được bảo quản theo chế độ mật.
Phụ huynh học sinh dùng tài khoản được cấp để xem thông tin học sinh bất cứ lúc nào, khi đăng nhập vào máy chủ công khai phần mềm QLHS. Có thể sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS, Zalo, App ... để nhận thông tin học sinh khi có sự thỏa thuận tự nguyện của phụ huynh học sinh với bên cung cấp dịch vụ.
Đối với những phụ huynh học sinh chưa có điều kiện để xem thông tin học sinh qua trang thông tin điện tử hoặc ứng dụng thì nhà trường in sổ liên lạc điện tử từ Phần mềm QLHS để chuyển cho phụ huynh theo quy định. Nhà trường thực hiện quản lý bản in sổ liên lạc điện tử như sổ liên lạc giấy thông thường
Với học bạ điện tử, phụ huynh học sinh dùng tài khoản được cấp để xem thông tin học sinh bất cứ lúc nào, khi đăng nhập vào máy chủ công khai phần mềm QLHS. Thông tin học sinh thuộc quyền riêng tư, chỉ cấp có thẩm quyền mới có quyền truy cập học bạ điện tử
Quy chế ghi rõ, nghiêm cấm các hành vi: Tạo, phát tán virus vào trong phần mềm QLHS; dùng các hình thức tấn công mạng để làm hỏng, tê liệt sự vận hành của phần mềm QLHS; trộm cắp, gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái tài khoản người khác; sao chép, dữ liệu của học sinh, phụ huynh để cung cấp cho các cá nhân, tổ chức không có thẩm quyền hoặc chưa được sự cho phép của cấp có thẩm quyền trên Phần mềm QLHS với bất kỳ lý do gì; chia sẻ thông tin tài khoản đăng nhập Phần mềm QLHS cho người khác;
Nhờ người khác thực hiện thay nhiệm vụ của mình trong quá trình tham gia sử dụng phần mềm QLHS (trong trường hợp đi công tác phải có giấy ủy quyền sử dụng thay); tự ý xóa, sửa điểm học sinh vào sổ điểm điện tử sau thời hạn quy định của nhà trường.
Việc sử dụng Phần mềm QLHS trong đơn vị là một trong những tiêu chí để đánh giá, xếp loại ứng dụng công nghệ thông tin và công tác cải cách hành chính hàng năm, làm cơ sở để xem xét công tác thi đua - khen thưởng hàng năm của từng đơn vị.
